Uuden arkistointilain voimaantulo on saanut aikaan erikoisen tilanteen kunnissa.
Tänä kesänä voimaantullut laki ei lisää kuntien velvoitteita, mutta siitä huolimatta työmäärä arkistoinnissa voi monissa kunnissa kasvaa.
Syynä on se, että käytännössä kuntien täytyy organisoida uudelleen tapansa arkistoida.
Kuntien pitää pystyä määrittelemään, mikä on kansallisesti merkittävää aineistoa ja tehdä siitä tarvittaessa esitys Kansallisarkistolle. Asia ei ole uusi, mutta uudessa laissa säädetään ensimmäistä kertaa lakitasolla, millä perusteilla viranomaisen asiakirjojen arkistollinen arvo määritetään.
Tavoitteena on, että Suomessa julkishallinnon tietoaineistot olisi arkistoitu yhteneväisesti. Silloin kansalaiset, tutkijat ja organisaatiot voisivat hyödyntää aineistoja tehokkaasti.
Pitkällä aikavälillä tämän on tarkoitus tuoda säästöjä.
Ongelmana on, että monissa kunnissa arkistot eivät ole ajan tasalla ja digitointi on kesken.
Lisää työvoimaa arkistointiin
Noin 9 000 asukkaan Keuruu Keski-Suomessa on digitoinut arkistomateriaalejaan vuodesta 2020 lähtien. Valtaosa arkistosta on edelleen digitoimatta.
Keuruun kaupungin konsernipalvelujohtaja Päivi Vauhkosen mukaan arkistoinnin ja tiedonhallinnan saaminen lain edellyttämälle tasolle vie noin 2–3 vuotta.
– Työmäärää varten pitää palkata vähintään yksi osa-aikainen työntekijä. Kustannukset ovat arviolta yhteensä noin 100 000–300 000 euroa, mukaan lukien tietojärjestelmät, hän sanoo.
Vauhkosen mukaan arkistoinnin kasvavat kustannukset ovat pois muiden palveluiden tuottamisesta, ellei valtio osoita niihin erillisiä määrärahoja.
Pitkällä aikavälillä arkistoinnin yhtenäistäminen toisi kaupungille säästöjä, mutta tämä voi Vauhkosen mukaan viedä pitkään.
– Kunnat tarvitsevat riittävän pitkän siirtymäajan arkistojen ajantasaistamiseksi, mikä voisi olla esimerkiksi viisi vuotta, hän arvioi.
Kunnat ovat pihistäneet arkistoinnista
Erityisasiantuntija Heli Hänninen Kuntaliitosta kertoo, että kuntiin on syntynyt arkistointivelkaa, koska digitointia on tehty monin paikoin liian pienillä resursseilla.
– On ajateltu, että digitalisaatio korvaisi tietotyöläisen, mutta näin se ei ole, hän sanoo.
Digitaalisen aineiston arkistointi vaatii kunnissa Hännisen mukaan ajattelu- ja toimintatapojen muuttamista. Tämän vuoksi kunnissa tarvitaan lisää arkistointialan ja tiedonhallinnan osaamista.
Hännisen mukaan kuntien kannattaa lisätä resursseja tiedonhallintaan myös siksi, että ne voivat hyödyntää tekoälyä. Tekoälyn käyttö vaatii, että tieto on digitaalisessa muodossa.
Hännisen mukaan kunnat tarvitsevat apua lain toimeenpanemisessa. Kunnat toivovat ohjausta asiassa Kansallisarkistolta.
Myös Kansallisarkisto hakee suuntaviivoja siihen, miten uutta arkistointilakia toimeenpannaan. Se on pyytänyt kunnilta lausuntoja asiasta 19. lokakuuta mennessä.
Kuntaliitolla ei ole tarkkaa arviota kustannuksista, joita arkistointivelvoitteiden tarkentuminen kunnissa aiheuttaa.
Erityisasiantuntija Heli Hänninen huomauttaa, että kuntien tehtävien lisääntyminen on usein veteen piirretty viiva.
– Kuntaliitto on nostanut esille, että velvollisuus sovittaa yhteen kansallisia tietovarantoja kaatuu helposti kunnille, hän sanoo.
Huomio tiedon syntyyn
Digitaalisen arkistoinnin ohjauksen yksikönpäällikkö Olli Savo Kansallisarkistosta huomauttaa, ettei uusi laki lisää kuntien velvoitteita.
Esimerkiksi uuteen lakiin kirjatut tarkennukset arkistoitavien aineistojen määrittelystä ovat olleet olemassa jo aiemmin.
– Tietojen arkistollisen arvon määrittelyn kriteerit olivat olemassa, vaikka niitä ei ollut kirjattu lakiin, hän sanoo.
Savon mukaan julkishallinnon toimintatapojen pitää arkistoinnissa vastata digitaalista maailmaa.
– Arkistoinnin suunnittelu pitää aloittaa jo silloin, kun sähköisiä tietoaineistoja alkaa syntyä. Muuten on vaarana, että tietoja tuhoutuu tahattomasti, hän sanoo.
