②2｜“空いた時間”を、どう活かすか？設計と仕掛けの話（中小企業診断士の実務シリーズ）

――手が空いた瞬間、また「作業」が押し寄せる前に

前回は、効率化によって「空いたはずの時間」がなぜ忙しさに変わってしまったのか、B社の事例からご紹介しました。

今回は、その次のステップ。
「空いた時間をどう活かすか？」を考え、行動に移していったプロセスをお届けします。

空いた時間が、静かに埋まっていく

業務の外注化や自動化で、実際に作業時間は減っている。
でも、その変化が“余裕”として感じられない。

B社では、ヒアリングを通じて、空いた時間に「成果の出づらい作業」が流れ込んでいることが明らかになっていました。

例えば…

• 急な依頼への対応

• 不明瞭な相談に付き合う時間

• 誰かの“手が止まっている作業”の巻き取り

など、本来「余裕があるからこそできる前向きな仕事」ではなく、“トラブルや穴埋めの吸収源”として時間が使われていたのです。

「使い方の設計」がなければ、時間は流れに飲まれる

これはB社に限らず、多くの職場で見られる現象です。

時間が空いた人に、自然と仕事が寄ってくる。
だから、「改善して楽になったはず」なのに、誰もそう感じていない。

私がB社で伝えたのは、こんな問いかけでした。

答えは人それぞれでしたが、多くの方が口にしたのが、
「育成に回したい」「やり方を整理したい」「放置している●●を手入れしたい」
といった、“本当はやりたいと思っていたこと”だったのです。

その時間、育成に投資しませんか？

そこで次に取り組んだのが、「余った時間の活用先の“明文化”」でした。

具体的には、

• 週に1回、1時間の「育成タイム」をつくる

• 業務改善案をメモにして貼り出すボードを設置

• 「今月やる“仕組み化テーマ”」を一つ決めて取り組む

といった具合に、“余白”をただの余白にしない仕組みを作ったのです。

ポイントは、トップダウンで決めるのではなく、現場メンバーと一緒に使い道を決めること。
「せっかく空いた時間を、どうしたら未来に繋がるか？」という対話が、チームに新しい空気を生みました。

「時間が空いた」ことに気づく仕掛けも必要

また、B社では「自分が効率化で時間が空いた」と気づいていないメンバーも多かったため、以下のような仕掛けも取り入れました。

• 業務削減のビフォー／アフターを一覧で掲示

• 「〇〇をやらなくてよくなったリスト」を壁に貼り出す

• 1週間の中で“前よりラクになったこと”を言葉にする雑談タイム

こうすることで、「あ、自分たちはちゃんと変化してるんだ」と感じる人が増え、改善の好循環が生まれ始めたのです。

次回は、“誰かが時間を使いすぎている構造”の話

ここまでの取り組みで、「空いた時間をどう使うか」は少しずつ整い始めたB社ですが、もう一つ大きな壁がありました。

それは、「特定の人に、仕事が集中し続けていた」という構造です。

• なぜその人ばかりが忙しいのか？

• チームで分担できるはずの業務が、なぜ属人化してしまうのか？

次回（8/22）は、「業務分担と見えない負担の偏り」に切り込みます。

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本日も貴重なお時間をいただきありがとうございました✨
連載をスタートさせ、一か月が経ちました👏

個人業務の改善にフォーカスした事例①は累計330以上のスキ❤️をいただき、とても嬉しく感じております🙇‍♂️

一話読切スタイルで書いていますが、序章、事例①と読み進めていただけることで、
より分かりやすく楽しんでいただけると思いますので、こちらから他の記事も覗いていただけると幸いです😄

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次回も、支援のリアルな現場から、等身大でお届けします！

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