できないと部下に慕われない！仕事を指示/依頼する時の3つのテクニック
こんな人に是非読んでほしい
仕事を指示/依頼するのが苦手で、
丸投げをしてしまうことが多い方やってほしい仕事を
上手に言語化するのが苦手な方部下から「無茶ぶりが多い」と
言われている/言われていないか不安な方
この記事では、仕事を指示・依頼する際に
心がけるべき3つのポイントを整理します。
この記事を読めば、
今後、部下や同僚（時には上司）に
仕事を指示/依頼した際に、
仕事の受け手の動き出しが変わります。
これまでよりもずっとスムーズに、
仕事に取り掛かってくれるようになります。
ポイント①
1人の人間が処理できる粒度まで
タスク・成果（アウトプット）を
分解して指示/依頼する
当たり前かと思われるかもしれませんが
意外とこれができていない方が多いです。
例えば、ある業務の責任者が、部下の担当者に、
「〇〇の業務プロセスを改善してくれ」
といった指示をしたとしましょう。
しかし、こんな指示をされても、受け手は
何から手を付ければいいかわかりませんし、
最終的にどんな成果を生み出せばいいのか、
もわかりません。
これは、指示したタスクや
求めている成果（アウトプット）の
"粒度"が大きすぎるからです。
最終的には、業務プロセスの改善という
大きな成果を実現したいのだとしても、
指示を出す側のあなたは、
まず最初に、タスクを細かく分解し、
求めるアウトプットの粒度も、
1人の人間が処理して生み出せるレベルに
変換しなくてはいけません。
（業務プロセス改善という大きなアウトプットを
1人の人間に指示するのがおかしいですよね？）
この例で言えば、「業務プロセス改善」は、
現行業務の洗い出し・整理
現行業務上の問題点の整理
問題解決の方針検討
改善後の業務プロセスの策定
改善効果の測定
･･･
といったタスク（ステップ）に
分解することができます。
その上で、例えば２のタスクについて、
「現行業務上の問題点について
一覧で整理した資料を作る」という、
1人の人間が生み出せる粒度のアウトプットに変換
できれば、ようやく仕事を指示/依頼する準備が
整ったことになります。
具体的には、例えば、
「〇〇の業務プロセスを改善したい。
現行業務を整理した資料がここにある。
これを参考に、現行常務上の問題点を整理して
資料にまとめて、私に提出してほしい。」
といった指示/依頼を行えば、受け手は
スムーズに取り掛かることができるでしょう。
ポイント②
指示/依頼した仕事を行うための
インプットが揃っているかを確認する
タスクや成果（アウトプット）の"粒度"が適切で、
明確だったとしても、指示/依頼の受け手が、
何もできず動けなくなってしまうことがあります。
それは、指示/依頼を実行するための、
インプットが揃っていないときです。
先ほどの例で言うと、
「現行業務上の問題点について
一覧で整理した資料を作る」ためには、
現行業務が整理された資料や、
業務担当者の問題意識、
これまで生じたトラブルの記録
などの情報がないと、作業できません。
こうしたインプットが無いと、
受け手は、想像して、あるいは自分の知識だけで
整理するしかないので、出来上がった資料は
偏った/適切ではないものになってしまいます。
必ず、指示を出す前に、
インプットが揃っていること、もしくは、
こんな経路を辿ればインプットが手に入る、
ということまで確認した上で、
指示をするようにしましょう。
そうしないと、
指示の受け手が想像で作った資料が出てきたり、
受け手が何をすればいいかわからず、
期日までに仕事が終わらなかったりして、
最終的に尻拭いをすることになるのは自分です。
「インプットとして何が必要か？」は
指示の受け手が考えるべき、
と思った方もいるかもしれませんが、
それは指示の出し手の怠慢です。
仮に、そこも受け手に考えさせたい、
ということならば、
それ自体を独立したタスクとして
指示／依頼しましょう。
つまり、
「現行業務上の問題点を整理するために、
必要になるであろう情報・資料を洗い出して
揃えてくれ。もしわからなければ、
担当の〇〇さんにヒアリングをするように。」
といった指示/依頼をすべきなのです。
ちなみに、この後半部分、
「〇〇さんにヒアリング」というのは、
情報・資料を洗い出して揃えるためのインプット、
という構造になっています。
ポイント③
気が引けたとしても、
担当者と期日は明確にする
ポイント③は、読んで字の如くですが、
特にミーティングの中で仕事を分担する時に、
実践できていないケースがよくあります。
こんなケースに遭遇したことはないでしょうか。
あるプロジェクトのミーティングで
「次回のプレゼンまでに、
〇〇の市場動向について調査して、
プレゼン資料に盛り込もう。
〇〇の担当チームが、準備するようにしよう。」
という方針が決まりました。
ところが、プレゼン前日に関係者が集まってみると
担当チームの誰も、資料を準備していなかった、、
こうした仕事のポテンヒットが起きる原因は、
チームなど複数人に対して、
仕事を割り振っているからです。
特に、日本人は、
ビジネスにおいても和を貴ぶ傾向にあるので、
特定の1人に仕事を押し付ける、
というような形を嫌います。
結果として、複数人（チームなど）に向けて
仕事を割り振る/依頼する、
ということをしがちなのです。
しかし、この場合、
仕事の責任者が決まっているようで
実は決まっていません。
チームの各人が他にも多くの仕事を抱えていると、
お互いにお見合いし合って
（誰かがやってくれるのを待って）
結果として誰もやらなかった、
といったケースもよく生じてしまいます。
チーム内で、改めてミーティングをして、
1人1人に仕事を割り振り直せば、
こうしたお見合い・ポテンヒットは防げますが、
1つの仕事について、
何度もミーティングをするのも非効率です。
タスクが決まったミーティングのその場で、
「誰が」いつまでにやるか、という点まで
しっかりと決め切ることを意識しましょう。
最後に
繰り返しですが、ポイント①～③を踏まえれば、
仕事を受けた側の動き出しが必ず変わります。
これまでよりもずっとスムーズに、
仕事に取り掛かってくれるようになります。
是非、実践してみてください。
ちなみに･･･
ポイント①②と深く関係するのが、
仕事とはどんな要素で成り立っているのか、
という「仕事の基本構造」です。
こちらの記事も是非参考にしてください。
