催促メールの書き方はAIにお任せ｜角が立たない例文を5分で作る方法【ChatGPT・Claude】
KenKenです。前回の自己紹介、読んでくれた方はありがとうございます！早速、本題いきます。
古物業の経理をやってると、数字の仕事だけじゃなくて「文章を考える仕事」が地味に多いんですよね。買取してくれたお客様へのお礼、委託販売の売上のご連絡、支払いが遅れてる取引先へのやんわりした催促…。
一個一個は短いんですよ。でも、催促メールなんて特に、「強すぎたら角が立つし、弱すぎたら伝わらないし…」って考え出すと、平気で20分くらい溶けていく。しかもこの時間、日報に「メールの言い回しに悩んでました」なんて書けないじゃないですか。地味にしんどいやつです。
今回は、その
「文章を考える仕事」
をClaudeに手伝ってもらったら、めっちゃラクになった話をします。
今回ラクにする作業
今回のテーマは、お客様・取引先へのメールの下書きです。
古物業の経理だと、こんな場面ですね。
・買取してくれたお客様へのお礼・入金のご連絡
・委託販売で商品が売れたときの売上報告
・支払期日を過ぎた取引先への、やわらかめの催促
・「本人確認書類の控えをもう一度…」みたいな、ちょっと言いづらいお願い
どれも「ゼロから書くと悩むけど、型が決まってれば早い」タイプ。ここがClaudeの得意分野でした。
Claudeを使う前：過去メール探しからのコピペ地獄
前の僕のやり方はこうでした。
まず過去の似たメールを探してコピペ。日付・金額・お名前を書き換えて、言い回しを整えて…。見つからなかったら、ネットで「催促 メール 例文」って検索して、それっぽいのを継ぎ接ぎ。
これがまあ時間かかる。しかも拾ってきた例文って、古物業の実務に合ってることはまずないんで、結局あちこち直すハメになるんですよね。
Claudeを使ったらどうなったか
やり方はシンプルです。「どんな状況で、誰に、何を伝えたいか」をそのまま話しかけるだけ。
たとえば「支払期日を10日過ぎてる取引先に、やわらかく催促したい」って伝えると、角の立たない下書きを一瞬で出してくれます。あとはそれを読んで、金額や日付を実際の情報に直すだけ。
コツは、完成品を作らせようとしないこと。あくまで「たたき台」を作ってもらう感覚です。白紙から書くより、直すほうが100倍ラク。これだけで気持ちがめちゃくちゃ軽くなりました。
実際に使えるプロンプト例
Claudeへの指示（プロンプト）は、かしこまらなくて大丈夫。状況を箇条書きで渡すのがコツです。
例1：やわらかい催促メール
取引先への支払いのお願いメールの下書きをお願いします。
・相手：〇〇商店の佐藤様
・状況：◯月◯日が支払期日だったが、10日ほど入金がまだ
・伝えたいこと：入金確認のお願い、行き違いだったら申し訳ない旨
・トーン：強く催促しすぎず、丁寧でやわらかく
ビジネスメールとして自然な文面にしてください。
例2：買取のお礼＋入金連絡
買取のお礼メールの下書きをお願いします。
・相手：お品物を買取させていただいた個人のお客様
・内容：買取のお礼、買取金額（◯円）を◯月◯日にお振込予定であること
・トーン：丁寧で、あたたかみのある感じ例3：出てきた文面を直したいとき
今の催促メール、ちょっと他人行儀に感じます。
もう少しやわらかい言い方のパターンを3つ出してください。こんなふうに、出てきた文章に会話でどんどん注文できるのがClaudeのいいところ。「もっと短く」「もっと丁寧に」も一言でやってくれます。
出てきた文章、そのまま送るのはNG
ここ、いちばん大事です。Claudeが出した文章は、必ず自分の目で確認してから送ってください。
チェックするのはこの3つ。
まず事実。金額・振込日・支払期日・お名前・品名は、Claudeが自然な流れで“それっぽい数字”を勝手に埋めてくることがあります。経理の文章はここが命なので、自分の帳簿と必ず突き合わせる。
次に言い回し。自社の定番の表現や、その取引先との普段のお付き合いのニュアンスは、AIには分かりません。ここは人間の出番。
最後に温度感。催促がキツすぎないか、お礼が事務的すぎないか。一回声に出して読むと、違和感に気づきやすいです。
使うときの注意点
気をつけたいポイントが3つあります。
一つめは、お客様の情報の扱い。古物業だと本人確認書類とか買取品の情報とか、外に出したくない情報を扱いますよね。これをそのまま打ち込むのは避けて、お名前は「A様」、品名は「お品物」に置き換えて相談するのがおすすめです。会社にルールがあれば、それを最優先で。
二つめは、AIは間違えるってこと。もっともらしく書いてても、内容が正しいとは限りません。特に金額・日付・固有名詞は、疑ってかかるくらいでちょうどいいです。
三つめは、丸投げしすぎないこと。最終的に文章の責任を持つのは自分です。Claudeは「気の利くアシスタント」であって、自分の代わりじゃない。ここは忘れないようにしてます。
実際に使って感じたメリット
いちばんデカかったのは、「書き出すまでのしんどさ」が消えたことです。
白紙とにらめっこする時間がなくなって、「たたき台を直す」作業に変わっただけで、気持ちがめちゃくちゃ軽くなりました。特に催促メールは毎回いちばん憂鬱だったんですけど、案を出してもらってから直す形にしたら、ずいぶん気楽になりましたね。
おまけで、文章の引き出しが増えたのも良かったです。いつも同じ言い回しになりがちだったのが、何パターンか出してもらえるので、表現の幅が広がった感覚があります。
まとめ
Claudeでのメール下書き、ポイントはこの3つ。
1. 完成品じゃなく「たたき台」を作らせる
2. 状況を箇条書きで伝えるだけでOK
3. 金額・日付・お名前は必ず自分で確認する
特別なスキルはいりません。いつも気が重いメール1通を、試しにClaudeに相談してみるところから始めてみてください。「お、これラクかも」って思えたら、そこからが本番です。
最後まで読んでくれてありがとうございました！まずは明日の「ちょっと気が重い1通」から、気軽に試してみてください。次回も、現場で使えるネタを書いていきます。それではまた！▼あわせて読みたい
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