6-3　「テンプレート」で仕事の質を安定させる

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この連載の全体像と、読み進め方をまとめています。

毎回ゼロから考えるのは時間の無駄

▶1-1で、「1回目も10回目も同じ時間がかかっていませんか？」と問いかけました。
6-1では、テンプレート化がミスを防ぐ仕組みになるとお伝えしました。

ここでは、テンプレートのもう一つの、そしてもっと大きな価値についてお話しします。

「品質の安定」です。

色々な業務でテンプレートは有効ですが、
たとえば、わかりやすく、あなたが議事録を書くとします。
テンプレートがなければ、毎回「何を書けばいいんだっけ」から始まります。
ある日は参加者を書き忘れる。
ある日はネクストアクションが抜ける。
書く内容も順番も、そのときの気分で変わる。

これでは、上司から見ると「この人の議事録、当たり外れがあるな」となります。

テンプレートがあれば、何も考えなくても同じ項目が毎回揃います。
「参加者」「議題」「決定事項」「ネクストアクション」
——型が決まっているから、漏れが起きない。
10回やっても20回やっても、同じクオリティが出る。

4-4でお伝えした「予測できる人」を思い出してください。
上司が安心して仕事を任せられるのは、「毎回安定した品質を出せる人」です。
テンプレートは、あなたの品質を安定させる最も手軽な仕組みなのです。

しかも、テンプレートには隠れたメリットがあります。
「考えなくていい部分」を減らすことで、「考えるべき部分」に集中できるということです。
議事録のフォーマットに悩む時間がゼロになれば、その分、会議の内容を深く聞くことに集中できる。
型に使うエネルギーを減らした分、中身に使えるエネルギーが増えるのです。

議事録・報告書・企画書のテンプレート例

▶では、具体的にどんなテンプレートを作ればいいのか。
仕事で使用頻度が高い3つの型をお伝えします。