AI議事録は要約で終わらせない。足りない内容まで見える形へ

AIで議事録を作ると、文章はきれいにまとまります。

会議の文字起こしを入れて、

「議事録を作ってください」

と頼む。

すると、長い会話が短くなり、話題ごとに整理され、読みやすい形で返ってきます。

これはこれで、かなり助かります。

一から議事録を書くことを考えると、AIに下書きを作ってもらえるのは本当に便利です。

ただ、あとから仕事で使おうとすると、

「これ、何を確認したんだっけ？」

「何が決まったんだっけ？」

「誰が何をする話だったんだっけ？」

となることがあります。

文章としては、きれい。

でも、仕事で使うには少し足りない。

AI議事録で気をつけたいのは、ここだと思っています。

AI議事録は、きれいにまとまる

AIに議事録を頼むと、だいたい次のような形で返ってきます。

• 会議の概要

• 主な議題

• 話し合われた内容

• 今後の対応

• 決定事項らしきもの

パッと見ると、とても整っています。

会議の流れもわかる。
文章も読みやすい。
余計な言い間違いや脱線も、うまく整理してくれる。

ここまでは、かなり便利です。

特に、長い会議や、発言があちこちに飛ぶ会議では、AIの要約は助かります。

ただ、仕事で使う議事録として見ると、少し気になることがあります。

それは、AIがきれいにまとめることで、逆に会議の中身が見えにくくなることがある、という点です。

きれいな要約だけだと、足りないことがある

会議の中では、いろいろな種類の話が出ます。

たとえば、

• 進捗を確認した話

• 状況を共有した話

• 何かを決めた話

• まだ決まっていない話

• 次回までに確認する話

• 誰かが対応する話

これらは、似ているようで意味が違います。

「確認したこと」と「決まったこと」は違います。

「共有したこと」と「誰かが対応すること」も違います。

「今後確認すること」と「すでに決まったこと」も違います。

でも、AIにただ「議事録を作って」と頼むと、これらが一つの文章として、きれいにまとまってしまうことがあります。

たとえば、こんな感じです。

読めます。

文章としては、そこまで悪くありません。

でも、あとから仕事で使おうとすると、少し迷います。

Aシステムについて、何を確認したのか。
B部署とは、何を共有したのか。
C機能は、何か決まったのか。
それとも、まだ決まっていないのか。
次回確認するために、誰かが何かを準備する必要があるのか。

ここが見えにくいんですよね。

AIは、話をまとめすぎることがある

AIは、長い文章を読みやすくするのが得意です。

だから、会議の文字起こしを入れると、読みやすい議事録に整えてくれます。

ただ、その「読みやすさ」が、実務では少し困ることがあります。

会議の中では、本来こう分かれていたとします。

• Aの進捗を確認した

• Bの課題を共有した

• Cについては方針を決めた

• Dについては次回までに確認することになった

でも、AIが要約すると、こうなることがあります。

かなりすっきりしています。

でも、すっきりした分、何がどうなったのかがぼやけます。

何を確認したのか。
何を共有したのか。
何が決まったのか。
何がまだ残っているのか。

ここが混ざると、議事録を読んだ人が判断しづらくなります。

AIが悪いという話ではありません。

こちらが「要約して」と頼めば、AIはちゃんと要約してくれます。

ただ、仕事で使う議事録では、短くすることよりも、分けて残すことが大事な場面があります。

議事録は、短ければいいわけではない

議事録は、長すぎても読まれません。

だから、短く整理することは大事です。

ただ、短くすることだけを優先すると、必要な情報まで薄くなることがあります。

会議で確認したこと。
共有したこと。
決まったこと。
まだ決まっていないこと。
次回までに確認すること。
誰かが対応すること。

ここは、できれば分けて残した方がいいです。

なぜなら、あとから議事録を読む人は、きれいな文章を読みたいだけではないからです。

「何が確認されたのか」を知りたい人もいます。

「何が決まったのか」を見たい人もいます。

「自分に関係するToDoがあるか」を確認したい人もいます。

「次回までに何を準備するのか」を見たい人もいます。

だから、AI議事録は、要約で終わらせない方がいい。

会議の中身を、あとから見える形に分けておく。

ここが、仕事で使うときにはかなり大事です。

AIには「あとから使える形に分けて」と頼む

AIに議事録を頼むときは、ただ

「議事録を作ってください」

だけではなく、次のように頼むと使いやすくなります。

会議内容を、あとから仕事で使いやすいように、以下の項目に分けて整理してください。

・確認事項
・共有事項
・決定事項
・未決事項
・ToDo
・担当者
・期限
・次回確認事項

話題を勝手にまとめすぎず、会議で扱われた内容の違いがわかるようにしてください。
不明な点は推測せず、「要確認」としてください。

この一言を入れるだけで、AIの出力はかなり変わります。

AIにきれいな文章を作ってもらうというより、会議の中身を分けてもらう。

この感覚です。

分けると、何が足りないかも見えやすい

項目ごとに分けると、議事録が読みやすくなるだけではありません。

足りない内容も見えやすくなります。

たとえば、ToDoはあるのに担当者がない。
担当者はあるのに期限がない。
決定事項のように書かれているけれど、実は未決に近い。
次回確認事項があるのに、誰が準備するのかが書かれていない。

こういう抜けが見えます。

AIの出力は、最後に人間が確認する必要があります。

これは変わりません。

ただ、項目ごとに分かれていれば、確認もしやすくなります。

文章の中に埋もれているToDoを探すより、

「ToDo」
「担当者」
「期限」
「要確認」

として並んでいた方が、見落としにくいです。

Before / Afterで見る

少し具体的に見てみます。

Before：きれいだけど、あとから迷う議事録

この文章だけを見ると、会議で何かを話したことはわかります。

でも、仕事で使うには少し足りません。

何を確認したのか。
何を共有したのか。
何が決まったのか。
何が未決なのか。
次回までに誰が何をするのか。

そこが見えにくいからです。

After：足りない内容まで見える形

この形なら、あとから見返したときに理解しやすくなります。

すべてが完璧に決まっていなくても大丈夫です。

むしろ、決まっていないことは「未決事項」や「要確認」として残しておいた方が安全です。

AIに無理やり埋めさせるのではなく、足りない部分を見えるようにしておく。

ここが大事です。

最後は、人間が確認する

AIで議事録を作ると、かなり楽になります。

ただし、最後は人間が確認した方がいいです。

特に、次のところは見た方がいいです。

• 確認事項と決定事項が混ざっていないか

• 共有しただけの内容が、決定事項になっていないか

• 未決事項が抜けていないか

• ToDoに担当者があるか

• 期限が推測で書かれていないか

• AIが勝手に話をつなげていないか

• 不明点が「要確認」として残っているか

AIは、文章を整えるのが得意です。

でも、会議の空気や責任関係まで完全に判断できるわけではありません。

「これは正式に決まった話なのか」
「これは共有しただけなのか」
「この内容は、まだ確認が必要なのか」

こういう判断は、会議に出ていた人間の方がわかります。

なので、AIに任せきるというより、

くらいがちょうどいいと思います。

まずは、この一言だけでも変えてみる

AIで議事録を作ると、きれいにまとまります。

でも、要約で終わらせると、仕事で使うには少し足りないことがあります。

そんなときは、まずこの一言を足してみてください。

いきなり完璧なプロンプトを作らなくても大丈夫です。

まずは、

「要約して」ではなく、
「分けて整理して」

と頼む。

ここからで十分です。

もう少し安定して作りたい人へ

今回の記事では、AI議事録を要約で終わらせず、足りない内容まで見える形にする考え方を書きました。

ただ、毎回その場で、

「確認事項も分けて」
「共有事項も出して」
「決定事項と未決事項を分けて」
「ToDoと担当者と期限も整理して」
「不明なところは勝手に補わないで」

と細かく頼むのは、少し面倒です。

そこで、会議の文字起こしを入れたときに、最初から仕事で使いやすい形に整理してもらうためのプロンプトを別記事にまとめました。

議事録をAIで作っているけれど、あとから確認し直すことが多い方には、かなり使いやすいと思います。

関連記事まとめ

生成AIを仕事で使うときは、議事録だけでなく、進捗確認、指示出し、資料作成にも使えます。

ただ、どの場面でも共通しているのは、AIに丸投げするのではなく、仕事で使える形に整えてもらうことです。

これまで書いてきた生成AIの仕事活用記事は、こちらにまとめています。

議事録づくりに限らず、生成AIを仕事の中で少しずつ使っていきたい方は、必要なところから読んでみてください。

最後に

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。

AI議事録は、うまく使えばかなり助かります。

ただ、全部をAIに任せるというより、AIに整理してもらって、人間が確認する。

そのくらいの距離感が、仕事ではちょうどいいと思っています。

この記事が少しでも、

「次の議事録で試してみよう」

と思うきっかけになったらうれしいです。

もし参考になったら、スキを押してもらえると励みになります。

また、今後も

• 生成AIを仕事でどう使うか

• AIに何をどう頼むと使いやすくなるか

• 議事録、進捗確認、指示出し、資料作成でどう活かすか

といったテーマで書いていきます。

興味があれば、フォローして次の記事も読んでもらえるとうれしいです。

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