建設業の協力会社管理をkintoneで効率化する方法｜人工・出来高管理を自社に合わせて作る
「協力会社の人工や出来高をちゃんと管理したいんですが、いいツールがなくて」
建設会社からの相談で、これは最も多い内容の一つです。現場の肌感覚として、中小建設業で業務効率化のニーズが最も高い領域が、この協力会社管理・外注管理です。
なのに、ここにぴったり合うITツールがほとんど存在しない。これが実情です。
協力会社管理が「どの会社もバラバラ」な理由
施工管理系のパッケージツールや汎用の外注管理ツールを調べてみると、自社の業務フローと合わないというケースが多くあります。
その理由は、建設業における協力会社との関係が、会社ごとにまったく異なるからです。
元請けとして全体を統括する企業、一次請けとして元請けから仕事を受ける企業、孫請けとして現場に人を出す企業、そしてこれらが案件ごとに混在している企業——同じ「建設会社」でも、管理すべき情報の構造がまったく違います。
だから既製ツールが合わない。自社の立場や案件の性質に応じた管理の仕組みが必要なのに、パッケージ製品はその柔軟性を持ちにくい。
現場でよく聞く相談：人工と出来高をどう管理するか
弊社への問い合わせで特に多いのが、次の二つです。
人工管理：誰がいつ何人現場に入ったかを記録・集計したい。協力会社ごと、工事案件ごとに人工数を把握して、支払計算に使いたい。
出来高管理：工事の進捗に応じた出来高を協力会社別・案件別に管理したい。請求前の確認作業を効率化したい。
どちらも、協力会社名・工事案件・日付・金額が絡み合う情報です。これをExcelで管理しようとすると、入力が重複したり、集計ミスが起きたりと、担当者の負荷が高くなりがちです。
kintoneで解決できる理由：「自社に合わせて作れる」柔軟性
kintoneが協力会社管理に向いている最大の理由は、自社の業務フローに合わせてアプリを設計できることです。
元請け専業の会社には元請け向けの管理項目を、一次請けが中心の会社には一次請け向けの構成を、混在している会社にはその複雑さに対応した設計を——それぞれに合わせて作ることができます。
既製ツールは「平均的な建設会社」を想定して作られています。kintoneは「あなたの会社」に合わせて作ります。ここが根本的な違いです。
アプリ構成と項目一例
協力会社管理をkintoneで構築する場合、以下の4アプリ構成が基本になります。
① 協力会社マスタ
② 工事案件マスタ
③ 人工管理アプリ（日々の入力）
④ 出来高・請求管理アプリ
運用のポイント
アプリ間はルックアップで連携させることで、会社名や案件名の入力ミスや重複をなくせます。協力会社マスタに登録された情報を人工管理アプリから引っ張ることで、入力は最小限に、集計は自動化に近づけることができます。
また、プラグイン等の連携機能を使えば、協力会社別・月別・案件別の人工数や支払額を、ダッシュボードでリアルタイムに確認することができます。月末の締め作業がExcelの突き合わせではなく、画面を見るだけで完結するようになります。
アプリ間のデータ連携にはkrewDataがおすすめ
複数アプリにまたがるデータを本格的に集計・連携させたい場合は、krewDataの導入をおすすめしています。
krewDataはkintoneのプラグインで、複数アプリのデータをノーコードで結合・集計・加工できるツールです。人工管理アプリの日々の入力データを、出来高・請求管理アプリに自動で集計して反映させる、といったことがプログラムなしで実現できます。
たとえば次のような使い方が可能です。
人工管理アプリの月次合計を、出来高・請求管理アプリに自動転記する
協力会社別・案件別の支払累計を、別の集計アプリにまとめて可視化する
複数案件の人工データを横断的に集計して、外注費の月次レポートを自動生成する
kintone標準のルックアップや集計機能だけでは、アプリをまたいだ複雑な集計に限界が出てきます。その壁を超えるのがkrewDataです。協力会社管理のような、複数アプリが連動する業務設計では、特に効果を発揮します。
この構成はあくまで一例です。元請け専業の会社と一次請けが混在する会社では、必要なフィールドや画面の設計が変わります。自社の業務フローに合わせた設計が、kintoneの本来の使い方です。
あなたの会社の協力会社管理は、今どんな方法で行っていますか？
kintoneの導入・設計についてご相談がある方は、お気軽にお問い合わせください。
📩 お問い合わせ → https://e-ras.com/contact/
