会社で一番再現性がないのは、実は社長
中小企業の社長と話していると、こんな悩みをよく聞きます。
「うちは人が育たない」「何度教えても同じことを聞かれる」「任せられる人がいない」
現場に入って業務フローを見直してみると、原因は社員の能力不足ではないことがほとんどです。
会社で一番属人化していて、一番再現性がないのは、だいたい社長自身なのです。
なぜ社長の仕事は再現できないのか
社長は会社を何年も、あるいは何十年もやってきています。
営業もしてきた。
採用もした。
クレーム対応もした。
経理もやった。
資金繰りも経験した。
数えきれないほどの失敗と成功を積み重ねています。だから、何か問題が起きたときの判断が圧倒的に速い。
でも、その「なぜそう判断したのか」という理由を、本人もうまく説明できません。
「なんとなく嫌な予感がした」
「経験上、これは違うと思う」
「感覚でわかる」
これこそが、一番危険な状態です。本人の判断は、おそらく正しい。でも、そのプロセスはブラックボックス化していて、誰も再現できないのです。
社員から見ると、社長はどう見えているか
社長は昨日と言っていることが違うように見えることがあります。
でも社長の頭の中では、
・市場の変化
・キャッシュフローの状況
・顧客との会話から得た一次情報
・過去の失敗体験
・他社の成功事例
これらすべての変数を無意識のうちに計算し、総合的に判断しています。
しかし、社員にはその前提となる情報がありません。だから、表面的な指示だけを受け取って「昨日と言ってること違いません？」となってしまうのです。
バックオフィス支援の現場でよく見る光景
私たちがバックオフィス支援に入り、業務フローを整理しようとするとき、必ずこんなやり取りが発生します。
業務フローを書き出し、
「ここの判断基準はどうなっていますか？」と聞く。
すると社長は、
「いや、その時によるかな。」
と言います。
さらに深掘りして聞いていくと、実は・売上の進捗・その顧客とのこれまでの関係性・今月の利益の見込み・担当メンバーの疲労度や状況などを、瞬時に総合的に見て判断していることがわかります。
つまり、ルールがないのではなく、社長の頭の中にしかないのです。
本当に再現すべきものは「行動」ではない
だから、単に作業手順を羅列したマニュアルを書くことが目的ではありません。社長の表面的な「行動」を真似してもらうことでもありません。
本当に言語化し、共有すべきなのは、
社長の判断基準
優先順位何を見ているか（どの情報を取りに行っているか）
です。
ここまで言語化して落とし込めるようになると、社員は社長と同じ情報を持ち、同じような判断に近づけるようになります。
社長の頭の中を、会社の資産に変える
私はパラレルCOOとして何社ものバックオフィスに入っていますが、仕組み化が進んでいて成長している会社ほど、社長の判断基準が明確に言語化されています。
逆に、社長が優秀すぎる会社ほど、その優秀さゆえにすべてを抱え込み、結果として社長自身が会社のボトルネックになっていることが少なくありません。
業務改善とは、Excelのフォーマットをきれいに整えることでも、最新のAIツールを導入することでもありません。
社長の頭の中にある暗黙知を、会社の資産に変えること。
これが本当の業務改善だと思っています。会社は、個人の頑張りではなく「仕組み」で成長します。
でも、その仕組みを作るための最初の一歩は、
「社長しか知らないこと」を減らすことです。
EngineersHubで積み上げた仕組みを、あなたの会社にそのまま持ち込みます。
どこから手をつければいいかわからなくても大丈夫です。「うちはこんな状況で」と話してもらえれば、何をどう整理すればいいか一緒に考えます。
まずはお気軽にご相談ください。
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EngineersHub株式会社でパラレルCOOとして動いています。バックオフィス全般の仕組み化・効率化・代行をしています。
🙌Udemyにて無料でAIを活用したバックオフィスの効率化やフリーランスバックオフィス人材の為のコンテンツを公開しています。
😊COO石川の自己紹介
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