今さら知ったEtsyの便利機能「自動返答」｜スターセラー対策にも有効

どうも、244です。いまさら知ったEtsyの機能があります。メッセージの自動返答機能です。そんな機能があったのか、と。

営業時間外や数日間別のことで忙しいときなどで、しばらく返信ができないときに設定すると便利です。よく仕事のメールで在籍していないときに自動で送るものがあると思いますが、あれに近いイメージです。

今回は、この機能の概要と設定方法をご紹介します。便利ですので、ぜひ設定してみてください。

自動返答の設定について

Etsyにログインしたら、左のメニューから「メッセージ」をクリックします。

ここをクリックすると右側の画面が切り替わり、過去のお客さんとのやりとりが一覧で表示されます。この画面の右上をご覧ください。

なんと、「自動返答」と書かれたボタンがあるではないですか。いつ現れたのか。今まで気づかなかった…

２種類の設定が可能

「自動返答」ボタンをクリックすると、２つの表示が現れます。

それぞれの設定を見ていきましょう。

臨時自動返信

まず上の「臨時自動返信」機能から。これは、最大で５日間席を外す場合に便利な機能です。

これはあくまで「席を外す」ということですから、この期間中に注文の受付や発送作業なども可能の"営業中"状態でありながらもメーセージへの返信ができない、という状況で活用できます。

もしショップの営業自体を臨時で休止したい場合は「おやすみモード」を活用くださいね。

では、「臨時自動返信」の設定です。クリックすると下記画面がポップアップします。

まず、上部のトグルをクリックして「有効」にします。

そうしたら、下の「自動返信メッセージ」内に文章を入力します。設定期間中にメッセージを送られたお客さんに返信する内容です。

次に「自動返信条件」を設定します。これは「どれくらいの期間席を外すのか」という期間ですね。

これで右下の「保存」をクリックすれば設定完了です！

これで、例えば「今日は丸１日返信できそうにない」などというときに、自動でお客さんに返信できるようになります。

週間自動返信の管理

２つ目の設定は「週間自動返信」です。

これは、営業時間外に自動返信してくれるものです。例えば、平日の深夜や週末など、「この時間帯は日常的に迅速に返信ができない」というときに活用できます。

クリックすると、下記画面がポップアップします。

ここでも同じく上部のトグルを「有効」にしたうえで設定を開始します。

自動返信メッセージ内容を入力するのは同様ですが、ここでは自動返信を有効にする曜日と時間帯の設定が可能です。

注意点としては、上記で設定する時間帯というのは「通常の営業時間」なので、ここでは「この時間帯は対応できる」というものを設定してください。

例えば、19時〜翌日８時は対応ができないのならば、設定で営業時間を「午前8:00から午後7:00」にしておくイメージです。

曜日はクリックして追加や除外ができます。追加した曜日ごとの時間帯は、下部でそれぞれ設定します。

設定が完了したら「保存」をクリックすればOKです。

複数のメッセージ送信時でも返答は初回のみ

この自動返答機能ですが、例えば、お客さんが同じ日に複数回のメッセージを送られたとしても、そのたびに自動返答があるわけではなく、１回のみです。

考えてみると、たしかに例えばお客さんが３回メッセージを送って、その度に自動返答されたら、さすがに「わかっとるわ」としつこい感じが出そうなので、あくまで「初回のみ」ということでしょう。

この設定の重要性について

この自動返答機能は、こうやって書いていくと「まあちょっと便利だな」くらいにとどまる印象もあるのですが、いやいや、この機能、スターセラーの認定を目指すうえでも重要です。

というのも、スターセラーになる条件に「お客さんからの最初のメッセージに24時間以内に返信すること」というのがあるのです。

そして、この自動返答での送信というのは、ここにしっかりカウントされるとのことです。

ぼくは現在「週間自動返信」のみ設定しています。平日だと、例えば深夜の寝ている時間帯の返信はできないとしても、それで24時間が経過することは少ないとは思います。ですので、ここは必須かどうかはセラーそれぞれかと。

ただ、問い合わせをくれたお客さんに最初の一報だけでもすぐに送れる設定にしておくことは、安心感にもつながるかと思います。

そして、例えば１日や２日など別のことでかなり忙しくなりそうなときは、「臨時自動返信」を設定しておく意義はかなり大きいかと。

ここで設定をしておけば、どれだけ忙しくてもとりあえずの返信はすぐにできるので、スターセラーの条件である「お客さんからの最初のメッセージに24時間以内に返信すること」には影響しません。

ただ、ここで自動返答機能を設定しておらず、めちゃくちゃ忙しくて返信が24時間経過してしまった場合、スターセラー認定をのがしてしまいます。

もちろん、スターセラーの条件は他にもいくつかあるので、これだけで認定はされませんが、今回の機能を活用することで「他はクリアしたのにメッセージが遅れた…」というので逃す可能性はゼロにできます。

最後に

今回は、Etsyショップの「自動返答」機能をご紹介しました。ここを設定しておくことで、サポートの強化にもつながりますし、スターセラー認定の可能性を少し上げる部分もあるので、とりあえず「週間自動返信」を設定しておくといいかと思います。

「臨時自動返信」については、今後長期で席をはずすときなどにぜひ活用してみてください〜

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ではでは〜

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