AIさん、どれが最新版ですか？

Q. 最新版はどれでしょう。

• 作業標準書_最新版

• 作業標準書_最新版_修正版2

• 作業標準書_最終最新版_20260605

• 作業標準書_これを使う（本当）

分かりませんね。

だから全部開きました。全部少しずつ違いました。どうなってんの？

みんな最新版って名乗ってる

どうも。どこかのJTCで、生成AI業務推進室長をやっています。名前だけ聞くと、最新技術を使って会社の情報を華麗に整理していそうですが、実際には共有フォルダを開いて、古い資料の日付を一つずつ確認しています。

会社の資料というのは不思議なもので、なかなか死にません。新しい資料ができても古い資料は残り、内容が変わっても元の版は消えず、誰かが念のためコピーを作ると、それも立派な一資料として共有フォルダで生き始めます。植物なら少し間引いた方が元気に育つのでしょうが、会社の資料は誰も間引きません。そのうち共有フォルダは、ちょっとした森になります。

半年ぶりにフォルダを開くと、

• 作業標準書

• 作業標準書改訂版

• 作業標準書改訂版2

• 最終版

• 最終最新版

が横一列に並んでいます。誰が産んだ。

人類はまだ資料の自然繁殖を正式には確認していないはずですが、共有フォルダでは日常的に起きています。しかも困るのは、みんな自分こそが正本だと思い込んでいることです。

「最新版です」「いや、私の方が新しいです」「こちらには“本当”と書いてあります」。資料が全員しゃべる。こちらは一人です。

怖いですね。夜中に動く人形より、昼間に使われる古い標準書が普通に仕事してる方がホラーですよ。

今回は、AIに最新版を当ててもらう話ではありません。半年後にまた探さなくて済むよう、新しい情報を既存資料へ戻す頼み方の話です。

資料は中身でも増殖する

もっとも、ファイルが増えるだけなら、まだ探せば済みます。本当に面倒なのは、一つの資料の中でも同じ増殖が始まることです。

運用が変わる。注意事項が増える。新しい失敗事例が見つかる。そのたびに既存の説明を書き換えるのは少し怖い。

そこで、資料の末尾へ「追加事項」を作ります。

次の人は、その下へ「補足」を作る。さらに次の人は「2026年改訂内容」を足す。どれも必要な情報ですし、その時点では、元の文章を壊さない一番安全な方法だったのでしょう。

ただ、数年たつと、本文を読んで、追加事項を読んで、補足を読んで、最後に改訂履歴まで確認しないと、現在の運用が分からない資料になります。

最新版ではあります。

そこで私はひらめきました。生成AIなら、末尾へ増えた情報を、本来あるべき説明へ戻してくれるんじゃない？

資料を読み、新しい内容を反映し、重複を整理して、分かりやすい最新版にする。生成AI業務推進室長という肩書きを名乗っている以上、いつまでもファイルの日付を見比べているわけにもいきません。

もちろん、会社の資料をそのまま外部サービスへ入れる話ではありません。会社で認められた環境を使い、固有名詞や社外秘の扱いは社内ルールに従う。その前提で、既存資料と新しく加えたい知見を渡し、こう頼みました。

「この資料に新しい内容を反映し、分かりやすくまとめてください。」

AIさんが建ててくれたのは、立派な離れでした

返ってきた資料は、とてもきれいでした。元の文章は残っている。新しい内容も漏れなく入っている。見出しも整っています。

そして一番最後に、立派な章が増えていました。

お前もか。

新しい内容を既存の説明へ組み込んでほしかったのに、AIは資料の末尾へ、きれいな離れを一棟建ててくれました。本館はそのままです。雨風はしのげますし、工事も早い。ただ、次に必要な情報を探す人は、本館と離れを往復することになります。

AIは早くもJTCの空気を吸いすぎたようです。入社初日から「既存部分への影響を避けるため、末尾に追記しました」と報告している。順応が早い。早すぎる。

ただ、少し落ち着いて考えると、AIだけを責めることもできません。私が頼んだのは「新しい内容を反映して、分かりやすくまとめてください」です。

既存のどこへ組み込むのか。古い説明は消してよいのか。重複部分は統合するのか。章立てそのものを見直してよいのか。その肝心なところは、何も伝えていませんでした。

それならAIも、元の資料を壊さず、最後へ追加するのが一番安全です。

そして、この安全なやり方には、ものすごく見覚えがありました。

だって、私たちもずっと、同じことをしてきていませんか？

「まとめて」では、まとまらない

私たちが追記を選んできた理由も、AIとだいたい同じです。

既存の資料を書き換えるのは怖い。昔から残っている説明には、今の自分が知らない事情があるかもしれない。消したあとで、「そこ、必要だったんですけど」と言われるかもしれない。それなら元の文章は触らず、最後へ新しい内容を足す方が安全です。

一回の改訂だけを見れば、かなり合理的です。

ただし、その安全策が十回続くと、資料の中に離れが十棟建ちます。本館、別館、新館、仮設事務所、倉庫。もはや資料ではなく、ちょっとした温泉旅館です。初めて来た人には大浴場の場所が分かりません。

そして、私がAIへ頼んだ「分かりやすくまとめてください」という言葉も、かなり曖昧でした。

私の頭の中では、

• 新しい内容を既存の説明へ組み込む

• 古くなった記述を直す

• 重複を一つにする

• 矛盾する記述を整理する

• 全体を最初から読めば、現在のルールが分かる状態にする

という意味でした。

ずいぶん入っている。

それを全部、「まとめて」の四文字に詰めて渡していました。そりゃあAIさんも困るでしょう。

そう、「追加する」と「統合する」は、別の仕事だったんです。

追加するだけなら、新しい内容を末尾へ置けば終わります。統合するなら、既存資料のどこへ入れるのか、何を残すのか、何を直すのか、何と矛盾するのかまで見なければいけません。

そこで、AIへの頼み方を変えました。

ただし、いきなり全文を書き直してもらうのは少し怖い。AIに追記させるのも怖いですが、今度は張り切って本館を全解体されても困ります。

まずは、改訂稿ではなく、統合の設計図を出してもらいます。

AIさんを、増築業者から編集者へ

まずは、次のプロンプトを使っています。

目的は、新しい情報を末尾の「追加事項」「補足」「参考」として追記することではありません。既存の章立て、分類、説明の流れを確認し、本来入るべき箇所へ組み込むことです。

次の順番で整理してください。

1. 既存資料の章構成と、それぞれの章の役割を整理する

2. 新しい情報を組み込むべき章・項目を示す

3. 既存資料との重複、矛盾、古くなる記述、用語の揺れを列挙する

4. 削除または修正が必要な箇所と、その理由を示す

5. 新しい情報と矛盾しない既存の記述は残す

6. 判断に必要な情報が不足している場合は、推測で埋めず「要確認」とする

7. 改訂後の章構成案を示す

この段階では、まだ全文を書き直さず、統合方針と要確認事項だけを出力してください。

【既存資料】
ここに現在の資料を貼り付ける

【新しく反映したい情報】
ここに追加したい内容を貼り付ける

長いですね。

「AIに質問するときは簡潔に」と言われることもありますが、会社の資料改訂は、こちらの都合が簡潔ではありません。簡潔な一言で全部察してもらおうとした結果、離れが建ちました。ここは諦めて、必要な条件を書きます。

ポイントは、最初から改訂稿を作らせないことです。

まず、どこへ入れるつもりなのかを見ます。消そうとしている記述はないか、別の章と矛盾しないか、AIが勝手に判断しているところはないか。設計図の段階なら、人間も比較的落ち着いて確認できます。

完成した四十ページの資料を受け取ってから「なんか違う」と言い始めるより、ずっと楽ですよ。経験があるからわかるんです。つらかった。

統合方針を確認して問題がなければ、次にこう頼みます。

これでようやく、AIさんが増築業者から編集者になります。

ただ、もちろん、このプロンプトを貼れば、自動的に正しい最新版が完成するわけではありません。そんな便利な話なら、共有フォルダに「これを使う（本当）」は生まれていません。

ちゃんと最後は人間が見ましょう。特に次の場所です。

• 現在の運用と食い違っていないか

• 必要な古い記述まで消していないか

• 同じ言葉を別の意味で使っていないか

• 表、図、番号、別資料への参照がずれていないか

• AIが「要確認」とした箇所を、誰が判断するのか

• 本当にこの資料を正本としてよいのか

特に怖いのは、古い文章が消えて、見た目がきれいになったときです。追記された資料は読みにくいので疑えますが、統合された資料は読みやすい。読みやすいものは正しそうに見えます。

議事録のときもそうでした。

AIの出力は、身なりがいい。

だから、最後は内容を知っている人が読む必要があります。文章のうまさを見るのではなく、仕事がこの内容で動くかを見る。判断するのは、まだ人間の仕事です。

資料は増やすより、育てる方が難しい

今回分かったのは、AIが追記を好むというより、追記で済む頼み方を私がしていた、ということでした。

「新しい情報を追加して」と頼めば、AIは追加します。「分かりやすくまとめて」と頼めば、元の文章を壊さない範囲できれいに整えます。どちらも間違いではありません。

ただ、業務資料で欲しかったのは、追加でも清書でもありませんでした。

新しい知識を、本来あるべき場所へ戻すことでした。

どこへ入れるのか。何を残すのか。何を直すのか。何と矛盾するのか。そこまで考えて、ようやく資料は少し育ちます。

生成AIは、文章を一から書かせるときだけの道具ではありません。散らばった情報を比べ、重複や矛盾を見つけ、既存の体系へ戻す共同編集者として使うと、かなり頼りになります。

ただし、油断するとすぐ離れを建てます。仕事は早いし、工事もきれいなので、なおさら止めにくい。

だから最近は、AIさんへ最初にこう伝えています。

「追加事項はいりません。本館へ入れてください。」

半年後の私が、共有フォルダの森でまた遭難しませんように。

ここまでの推進室
前回は、新人教育資料を作る前に、教える側の頭の中をAIに仕分けてもらいました。
「初日に必要」
「あとでいい」
「社内用語」
「私の思い出」
私の思い出だけ、ずいぶん在庫がありました。

初めて読んでくださった方には、こちらがおすすめです。
AIに議事録を書かせたら、未決事項が決定事項の席に座っていた話です。

面白かったら、Xでもそっとシェアしてもらえるとうれしいです。推進室長も、こちらでたまにぼやいています。