会社で行う仕事に属人性は必要ない～担当者個人の意識変革を～

先日、珍しく仕事の進め方に関する記事を執筆しました。
私が、営業職兼事務職として仕事に取り組む中で、属人化のせいで、部署全体のパフォーマンスが悪いために、改善策を考えております。

ホワイトカラーであれ、ブルーカラーであれ、労働者が行う仕事に属人性は必要ありません。あるとしても、会社に所属する美容師や料理人やクリエイターでしょうか。
総合職・事務職は、仕事の進め方を理解すれば誰でもこなせます。
営業職・販売職も、同じです。売上を拡大できるかは個人の力量に依りますが、問い合わせに対して最低限の対応はできるようになります。

属人化する理由は、構造的な要因と担当者個人の要因、この2種類に分けられます。ここ10年ほどは、タスク共有ツールが浸透しており、導入しているのであれば、後者の要因が強いと考えられます。担当者の仕事への捉え方に問題があります。

具体的には
①　仕事を共有する仕組みを活用できていない。
②　担当者が仕事を言語化しない。
③　担当者が仕事を言語化できない。　

①について、共有ツールが導入されたとしても、担当者が使用したがらない。ツールをルール通り使用しない。という結果、必要な情報をスムーズに共有できなくなります。

②について、担当者が仕事をオープンにしたがらない。仕事は全部自分1人で責任を持って取り組む。要らない使命感を持っていたりします。

③について、担当者が仕事を目に見える形に残せない。言語化する能力を持っていない。言語化を意識して、日々の仕事に取り組めていない。
また、目や身体で覚えるタイプだと、文字にして残す方法が思い浮かばない場合もあります。

①～③全てに当てはまる問題点は、組織として仕事を進めているという認識が足りないことです。
自分だけで進めている訳ではなく、他の社員も携わっていることを腹落ちしてもらう必要があります。

改善策として
①について、ツールを導入&正しく使う目的を、つまり仕事を共有する目的を理解させます。
導入コストを伝えて、組織の本気度を感じさせるのも良いでしょう。

②について、仕事を言語化する時間が無かったり、あるいは仕事は自分1人で完遂させるものと考えていたり、言語化して共有するインセンティブを持ち合わせていません。
無理矢理でも、仕事を言語化する時間を設けてあげる。また、仕事の属人化は責任感や使命感を一切もたらさないことを理解させます。

③について、仕事を言語化する意思はあるものの、仕事の進め方やフローを文字に出来ないのです。実は個々のタスクを行う目的や他のタスクとのつながりを理解できていない可能性もあります。理解していても、感覚的にこなしているだけで、言語化に至らない場合もあります。
とにかく、簡単な内容でも良いから言語化させて、何度もブラッシュアップして、他社にも理解できるように仕事を文字で残してもらうことが大切です。

まとめると、会社で行う仕事ですから、
そこに属人性は存在しないですし、誰でもこなせることが前提です。職人技ではありませんから、仕事の進め方が目に見える形として存在していることは当たり前。
強い言葉を投げると、属人化している状況では組織人として問題があると言っても過言ではありません。