半年以上の不在に備えて、仕事を「渡す・仕組み化する・残す」に分けた方法

前の記事で、「自分でやった方が早い」と思って続けていた仕事を人に任せた話を書きました。まだ読まれていない方は、こちらもあわせて読んでいただけると嬉しいです。

一つの仕事を手放したことで、週5～10時間ほどの時間が生まれました。

ただ、本当に難しかったのはそこからでした。

一つの作業を人に任せるだけなら、それほど難しくありません。

問題は、自分が長期間いなくても仕事が回る状態をどうつくるかでした。

私は、半年以上にわたって仕事から大きく離れる予定があります。その間も限られた時間だけ仕事に関わる予定ですが、これまでと同じように働くことはできません。

そのため、不在になることが分かった段階から、自分が担当している仕事を整理し始めました。

最初は「引き継ぎをすればいい」とだけ考えていました。

でも、実際に業務を並べてみると、それほど単純ではありません。

自分が担当している仕事には、

• そのまま他の人へ渡せる仕事

• 仕組みを変えれば渡せる仕事

• 簡単には渡せない仕事

が混ざっていました。

そこで、すべてを誰かに引き継ぐことをやめました。

代わりに、

「渡す」
「仕組み化する」
「自分に残す」

という3つに分けて考えることにしました。

１．業務を「作業」と「判断」に分けてみる

私が所属する製造業の会社では、仕入れや在庫の管理、先々の計画を立てる仕事、業務を支える仕組みづくりなど、複数の部署にまたがる業務の責任者を任されています。そのため、「自分の仕事」を一言で説明するのは簡単ではありません。

最初にやったのは、Excelで自分の業務一覧表を作ることでした。
まず、自分が普段何をしているのかを並べます。
そのとき意識したのが、実際の仕事で使っているExcelやWordなどの管理単位です。

「このExcelを使う仕事はここまで」
「ここからは別の資料を使う」
「この処理が終わった後に判断が発生する」
といった、実際の仕事の切れ目を意識して業務を分けました。

業務名だけで整理すると、一つの仕事が大きすぎることがあります。
実際に使っているファイルや管理方法を基準にすると、「ここまでは作業」「ここからは判断」といった境界が見えやすくなりました。

そして、洗い出した仕事について、

• 必要な時間

• 属人度

• 重要度

• 他にできる人がいるか

を確認しました。
ここまでやると、「自分の仕事」だと思っていたものの中にも、自分でなければならない部分と、そうではない部分が混在していることが見えてきました。

「全部引き継ぐ」をやめた

長期間仕事から離れると考えると、「自分の仕事を全部誰かに引き継がなければ」と思いがちです。私も最初は、そのイメージを持っていました。でも、業務を分解していくうちに、それは現実的ではないと感じました。

たとえば、私が担当している仕事の中には、

• 複数の要素を組み合わせて計算する仕事

• 状況を見て意思決定する仕事

• 先々を予測しながら複数のプランを用意する仕事

などがあります。
先々の取引や仕入れ状況の変化に合わせて、複数部署の計画を修正することもあります。こうした仕事は、手順を書けばそのまま他の人ができるとは限りません。

一方で、その仕事の周辺には、

情報を集める。
データを入力する。
決まった形式に変換する。
結果を所定の場所へ反映する。

といった定型的な作業もあります。こちらは、方法さえ整理できれば他の人へ渡せる可能性があります。

そこで、

ようにしました。
「この仕事は自分にしかできない」と思っていたものでも、分解すると、そのすべてを自分がやる必要はない場合があります。

「　ここから、実際にどう仕分けしたか　」

ここまでの内容だけなら、「業務を洗い出して、分解して、他の人に任せる」という話です。おそらくAIに聞いても、似たような答えは返ってくると思います。
私自身、今なら一般論として説明できます。でも、実際にやってみて難しかったのは、その先でした。

何を基準に、手放す順番を決めるのか。
「自分にしかできない」と思っている仕事の、どこまでを切り離せるのか。マニュアルを作っても伝わらなかったとき、何を直すのか。

ここからは、私が実際に半年以上の不在に向けて行った方法を、時間軸とともに書いていきます。うまくいったことだけではなく、実際にやってみて考えが変わった部分も含めます。