【保存版】明日から使えるメール返信のコツ②｜やんわり断る返信編｜会社員AI初心者🔰向け

AIで少しラクになる会社員メモ #03

☕この記事は、1〜2分くらいで読めます。

みなさん、お疲れさまです。
今日も帰宅途中、カフェで休憩中☕のカナミンです。

私は昨年、
社内AI推進メルマガを半年間編集していました。

その経験をもとに、
AI初心者🔰でも試しやすい実務活用を、
少しずつ書いています。

🔷前回の話はこちら👇

■ やんわり断る返信

仕事をしていると、

「できれば対応してほしい」
「今回だけお願いできませんか？」

そんな依頼を受けることがあります。

でも、
ルール上できない。
スケジュール的に難しい。

そんな時もありますよね。

断る必要があるのに、
言い方で悩んでしまう。

そんな時私は、

まずAIに、

・依頼内容

・対応できない理由

・相手との関係性

・やわらかめ

を箇条書きで渡します。

すると、
断る文章をゼロから考えなくて済むので、
気持ちが少しラクになります。

たとえば、こんな感じ。

ここで大事なのは、

「断ること」ではなく、

相手への配慮と、

事実を分けて考えること。

AIは、
その整理を手伝ってくれる感覚です。

🦉メモルポイント

断るメールで悩んだ時は、

✔ 相手との関係性

✔ 対応できない理由

✔ どのくらいやわらかく伝えたいか

を先に整理してみましょう。

⚠ AIを仕事で使うときに、私が気をつけていること

・社内のAI利用ルールに従うこと
・個人情報や機密情報は入力しないこと
・AIの出力をそのまま使わず、
　最後は必ず確認すること
・断る理由や条件に誤りがないか確認すること

🌱今日の一歩

断るメールで悩んだ時は、まず「なぜ対応できないのか」を箇条書きで整理してみる。

🦉 次回は、「上司への報告メール」を整理してみます。(毎週、水曜日更新予定)

📚 このシリーズは、
マガジン「AIで少しラクになる会社員メモ」に
少しずつまとめていきます。

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