【保存版】明日から使えるメール返信のコツ①｜進捗確認メール編｜会社員AI初心者🔰向け

AIで少しラクになる会社員メモ #02

☕この記事は、1〜2分くらいで読めます。

みなさん、お疲れさまです。
今日も帰宅途中、カフェで休憩中☕のカナミンです。

私は昨年、
社内AI推進メルマガを半年間編集していました。

その経験をもとに、
AI初心者🔰でも試しやすい実務活用を、
少しずつ書いています。


🔷前回の話はこちら👇

■ 進捗確認メールへの返信

「その後どうなっていますか？」

「確認状況を教えてください」

こういうメールって、
急かされている感じがして、ちょっと焦りますよね。

特に、
まだ確認中のとき。

そんなとき私は、

まずAIに、

・現在確認中

・まだ回答確定していない

・相手を不安にさせたくない

・やわらかめ

みたいに、状況を箇条書きで渡します。

すると、
ゼロから文章を考えなくて済むので、
かなりラクになります。

たとえば、こんな感じに、
メールの下書きが出てきました。

ここで大事なのは、

“うまい文章”を書くことより、
「今どういう状態か」を
整理すること。

AIは、
その整理を手伝ってくれる感覚です。

🦉メモルポイント

メール返信で止まりやすい時は、
「文章」ではなく、
先に“状況”を箇条書きにすると整理しやすくなります。

✔ 今どういう状態？
✔ 相手はどんな気持ち？
✔ どんなトーンで返したい？

⚠ AIを仕事で使うときに、私が気をつけていること

・社内のAI利用ルールに従うこと

・個人情報や機密情報は入力しないこと

・AIの出力をそのまま使わず、最後は必ず確認すること

・メール送信前に、宛名や敬語を見直すこと

🌱今日の一歩

メール返信で止まった時、
まずは「今の状況」を箇条書きで整理してみる。

🦉 次回は、「やんわり断るメール返信」を整理してみます。(毎週、水曜日更新予定)

📚 このシリーズは、
マガジン「AIで少しラクになる会社員メモ」に
少しずつまとめていきます。

#AI初心者
#ChatGPT
#仕事術
#業務効率化
#AI活用
#会社員
#生成AI
#メール返信
#AIとのつきあい方