社員に「集中してほしい」を伝えるということ

「業務を整理したいんですが、社員がなかなか動いてくれなくて」

業務改善の話をしていると、
必ずと言っていいほど、この壁にぶつかります。

経営者が「無駄を減らそう」と考えて動き出しても、
現場の社員はいまひとつ乗ってこない。

むしろ、少し警戒しているようにさえ見える。
そんな場面です。

実はこれ、以前いただいた読者の方からのコメントがきっかけで、
あらためて考えたテーマでもあります。

「社員にも同じ意識を持ってもらうには、どう伝えればいいのか」
という問いをいただきました。

とても本質的な問いだと感じたので、
何回かに分けて、丁寧に書いていきたいと思っています。

この記事を書いたのは、
業務改善が「方法の問題」ではなく、
「伝え方の問題」で止まってしまうことが、あまりにも多いからです。

読み終えたときには、
社員への伝え方を、少し違う角度から考えられるようになっているはずです。

なぜ社員は乗ってこないのか

まず、社員の側の気持ちを想像してみたいと思います。

ある日、経営者から「無駄な業務を減らそう」と言われたとします。

このとき、社員の頭に浮かぶのは、多くの場合、こういう感覚です。

「自分の仕事が無駄だと言われている気がする」
「効率化されて、仕事が増えるのではないか」
「今までのやり方を否定されている」

つまり、「減らす」という言葉は、伝える側の意図とは関係なく、
受け取る側にはネガティブに響きやすいのです。

これは、社員が後ろ向きだからではありません。

人は誰でも、自分がやってきたことを否定されると感じたとき、
自然と守りに入ります。
ごく当たり前の反応なのです。

伝え方を一つ変えるだけで、受け取られ方が変わる

では、どう伝えればいいのでしょうか。

私が現場でおすすめしているのは、
「減らしてください」ではなく、
「ここに集中してほしい」という形で伝えることです。

同じことを言っているようで、
受け取る側の印象はまったく違います。

「減らす」は、今やっていることを否定する言葉に聞こえます。

一方で「集中してほしい」は、期待を伝える言葉として届きます。

「この業務に、もっと時間を使ってほしい」
「あなたにはここで力を発揮してほしい」

こういう形で伝えると、
社員は「自分に何が期待されているのか」を受け取ることができます。

そして、その期待に応えるために、
自然と他の業務を効率化しようという発想が生まれてきます。

大切なのは、順番です

ここで一つ、押さえておきたいことがあります。

それは、「集中してほしいこと」を先に伝える、という順番です。

多くの場合、経営者は「まず無駄を洗い出そう」から始めてしまいます。

しかし、この順番だと、
社員にとっては「粗探しをされている」という印象になりがちです。

そうではなく、

「うちの会社にとって、一番大切な仕事はこれだと思っている」
「だから、そこに時間を使えるようにしたい」

と、目指す方向を先に伝える。

そのうえで、「そのために、今の業務を一緒に見直したい」と続ける。

この順番にするだけで、
同じ取り組みが、まったく違う意味を持ち始めます。

業種別に見る、伝え方の実際

整体院の例です。

ある整体院では、
経営者が事務作業の効率化を進めようとしていましたが、
スタッフの反応が鈍い状態でした。

そこで伝え方を変え、
「お客さん一人ひとりと向き合う時間を、もっと増やしたい。そのために、事務の負担を一緒に減らしたい」
と、目指す姿を先に共有しました。

すると、スタッフの側から
「この作業は減らせるかもしれません」
という提案が出てくるようになりました。

工務店の例も見てみましょう。
あるリフォーム会社では、現場の職人に対して
「報告書の作成を簡略化しよう」
と伝えたところ、
「手を抜けと言われている」
と受け取られてしまいました。

そこで、
「現場での施工と、お客さんへの説明に、しっかり時間を使ってほしい。報告書はその邪魔にならない形にしたい」
と伝え直したところ、
職人側から書式の改善案が出てくるようになったのです。

どちらの例も、やろうとしていることは変わっていません。
変えたのは、伝える順番と言葉だけです。

今日から試せること、一つだけ

難しいことはしなくていい。
今日のアクションは、これだけにしてください。

社員の方に一番集中してほしい仕事は何かを、一つだけ書き出してみる

それが言葉にできれば、伝え方は自然と変わり始めます。

【編集後記】

業務改善というと、どうしても手法や仕組みの話になりがちです。
でも実際に現場を止めているのは、たいてい「伝わっていない」という一点です。
正しいことを言っているのに動いてもらえないとき、内容ではなく、伝え方を疑ってみる。
それだけで、進み方が変わることがあります。
このテーマは、まだ書き足りない部分があります。
次は、「言ったのに伝わらない」がなぜ起きるのか、その構造をもう少し掘り下げてお届けする予定です。

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