AIに文章を書かせるだけではもったいない

無料で使えるNotebookLMで「自分の資料をAI化」する方法

「生成AIを使ってみたけれど、毎回同じような質問をしている」

「仕事の資料やマニュアルを、もっと簡単に整理できないだろうか」

そんな人におすすめしたいのが、GoogleのAIツール「NotebookLM」です。

NotebookLMは、PDF、Webページ、YouTube、音声ファイル、Googleドキュメントなどを読み込ませ、その資料をもとに質問や要約ができるAIです。

一般的なAIが「幅広い知識をもとに回答するツール」だとすれば、NotebookLMは「自分が渡した資料を整理してくれるアシスタント」と考えると分かりやすいでしょう。

今回は、無料でできる基本的な使い方を紹介します。

この記事でできるようになること

この記事を読むと、NotebookLMを使って次のようなことができるようになります。

• 長い資料の要点を整理する

• 複数の資料を比較する

• マニュアルから質問に答えてもらう

• 資料をチェックリストに変える

• 研修資料を学習しやすい形にする

前回の記事では、AIに質問する方法や、文章作成・要約・添削などの基本的な使い方を紹介しました。

今回は、その一歩先です。

AIに毎回質問するのではなく、資料そのものをAIに読み込ませてみます。

NotebookLMの基本的な使い方

まずはNotebookLMにアクセスし、新しいノートブックを作成します。

その後、AIに読ませたい資料を追加します。

例えば、次のような資料です。

• PDFのマニュアル

• 研修資料

• 会議資料

• Webページ

• YouTube動画

• 自分で作成したメモ

• Googleドキュメント

資料を追加したら、その資料について質問できます。

例えば、次のように入力します。

資料をもとに回答するため、最初から内容を説明するよりも、具体的な質問をしやすくなります。

活用例1：長いマニュアルを整理する

職場のマニュアルは、必要な情報が書かれていても、すべて読むには時間がかかります。

NotebookLMに読み込ませて、次のように質問してみます。

すると、長い文章の中から必要な情報だけを整理できます。

ただし、AIの回答をそのまま正式なマニュアルとして使うのは危険です。

重要な内容は、必ず元の資料に戻って確認しましょう。

活用例2：複数の資料を比較する

制度資料や社内資料など、似たような資料を比較したいときにも役立ちます。

例えば、2つの資料を読み込ませて、次のように質問します。

人が一つずつ読み比べると時間がかかりますが、AIに整理を任せることで、確認すべき部分が見つけやすくなります。

AIに結論を任せるのではなく、「比較表を作る補助」として使うのがポイントです。

活用例3：資料からチェックリストを作る

研修や業務の準備では、チェックリストがあると便利です。

資料を読み込ませて、次のように依頼します。

また、次のような指定もできます。

これだけでも、資料を読むだけで終わらず、実際の行動に変換できます。

AIに資料を読ませるときの注意点

便利なNotebookLMですが、入力する情報には注意が必要です。

特に、次のような情報はそのまま入力しないようにしましょう。

• 氏名

• 住所

• 電話番号

• 生年月日

• 顧客情報

• 利用者情報

• 社内機密

• 個人が特定できる記録

介護や医療に関する情報は、特に慎重な取り扱いが必要です。

実際に使う場合は、個人が特定されないように情報を置き換えたり、個人情報を含まない資料から始めたりすることが大切です。

まずは、研修資料、一般公開されている制度資料、社内の共通マニュアルなどから試してみるとよいでしょう。

ここまでのまとめ

NotebookLMを使うと、資料を次のように変換できます。

• 長い資料を要点に変える

• 複数資料を比較表に変える

• マニュアルをチェックリストに変える

• 研修資料を質問形式に変える

• 会議資料を確認事項に変える

ここまでなら、無料で試すことができます。

ただ、実際に使い始めると、次のような壁にぶつかります。

• どんな資料を読み込ませればよいのか分からない

• 質問しても回答が浅い

• 欲しい形式で出力されない

• 資料のどこを根拠にした回答か確認しにくい

• 職場で安全に使うためのルールが分からない

• 作ったチェックリストを実務で使える形に整えられない

NotebookLMは、資料を入れれば自動的に完璧な答えを出してくれるツールではありません。

重要なのは、「資料の準備」「質問の順番」「出力形式の指定」「人による確認」です。

ここから先は、実際の業務で使うための具体的な型が必要になります。