運営5チーム化の進化と主宰が「でしゃばる」ハメになったリアルな裏側【ノンプロキャンプおすそ分け08】
こんにちは！タカハシノリアキです。
シリーズ「ノンプロキャンプおすそ分け」では、7月4日に開催されたイベント「ノンプロキャンプ2026」の成果や熱量だけでなく、企画や運営の舞台裏、思考のプロセスまで包み隠さず共有し、日常の仕事やコミュニティづくりに活かせる実践的な知恵をお届けしています。
前回は、セッションの座長と登壇者を決めていったプロセスと起死回生のLT大会についてお伝えしました。
今回は、イベントの企画がほぼ固まった後に取り組んだ「運営チームの組成と準備」についてお話しします。
昨年の反省を生かして導入した「5チーム化」の成果と、その裏側で直面した現場巻き込みの壁、そして主宰である僕自身が前面に出て何役も兼任せざるを得なくなったリアルな舞台裏をお届けします。
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昨年の反省から生まれた「運営チーム5分割」とドキュメント資産の成果
ノンプロキャンプ2026の開催が決まり、ペルソナやテーマ、セッション企画が固まった後も、イベントを成功させるためには大規模な準備作業が必要です。
初開催だった前年の2025年は、どのようなタスクがあるのか手探り状態だったため、チーム分けやタスク分担があいまいでした。その結果、チーム間での情報共有に齟齬が生じたり、こぼれ落ちたタスクを特定のメンバーが拾うことで負荷が一部に偏ってしまう課題がありました。
今年は2回目の開催ということもあり、昨年の反省をしっかり反映させました。
運営体制を、以下の5つの専門チームに明確に分割しました。
Adminチーム ― 全体管理を担う司令塔
Marketingチーム ― 広報・集客を推進
Sessionチーム ― セッション内容を企画・設計
Operationチーム ― 当日の会場設営・運営・ビデオ撮影を担う
Contentsチーム ― パンフレット・グッズ・キャラクターデザインを制作
企画の方向性が見えてきた段階で各チームのリーダーを決定し、昨年の発生タスクや詳細なドキュメント資産を活用しながら、チームごとに自律して進めるスタイルを導入しました。
この取り組みにより、指揮系統と割り振られたタスクが非常に明確になり、チーム内のコミュニケーションは劇的にスムーズになりました。前年のマニュアルやドキュメントが残っていたおかげで、既知のタスクを確実に消化していく点においては、非常にうまく回っていたと感じています。
一方で、情報や業務が整理されすぎた結果、Slack上のやり取りや賑わいが少し静かに感じられたという、思わぬ変化もありました。
混乱はよくないですが、一方で、「動いている感」とか活性しているようすがSlack上ではあまり見えなかったというマイナス面ももしかしたらあったかも知れません。
作業処理はスムーズでも立ちはだかった「現場への人巻き込み」の壁
ドキュメント化された既知のタスクを消化する仕組みは整ったものの、今年直面した最大の課題は現場への人の巻き込みでした。
特に厳しかったのが、当日の会場設営やビデオ撮影など、現場で多くの人員を必要とするOperationチームです。事前に役割が明確になっていたにもかかわらず、直前になっても必要なスタッフがなかなか集まらず、苦しい状況が続きました。
ここは一部のメンバーが根気よく声がけをしてくださって、なんとかギリギリ間に合った…という状況でした。
また、当日直接動く部隊ではないMarketingチームやContentsチームにおいても、準備段階で手を貸してくれるメンバーが増えれば助かる場面が多くありましたが、人を十分に巻き込むことができず、最終的には最小限のメンバーで業務を回さざるを得なくなりました。
その結果、引き受けてくれたチームリーダーたちに非常に高い負荷がかかってしまうという大きな反省が残りました。
リーダー空席と主宰が何役も兼任して「でしゃばる」ことになった裏舞台
さらに状況を厳しくさせたのが、Operationチームのリーダーが最後まで決まらなかったことです。最終的に、主宰である僕自身がOperationチームのリーダーを引き受けることになりました。
僕はもともと全体管理を行うAdminチームのリーダーも担当していました。それに加え、セッション枠の調整がつかなかったことで、1枠の単独登壇を受け持つことになり、オープニングやクロージングの進行、さらには他の方のピンチヒッターとして別セッションにも登壇することになりました。
結果として、イベントを無事に成立させるために主宰が何役も引き受け、前面にでしゃばりまくってしまう形になってしまったのです。
主宰なのだから当然だと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、僕の胸中には複雑な思いがありました。
年に一度しかないノンプロキャンプのような機会は、メンバーが多様な役割を体験し、大きな学びや貢献感を得られる貴重な場です。それを主宰である僕がいくつも占有してしまったことに対して、本当にもったいないという悔しさを感じていました。
また、既存のタスク処理と現場対応で手一杯になってしまい、主宰として本来注力すべき新しい挑戦やマーケティングの施策に力を注ぐ余裕がなくなってしまったことも大きな歯がゆさでした。
イベント開催の達成と仲間への深い感謝
いろいろと大変な面もありましたが、ノンプロキャンプ2026という大きなイベントを無事に開催・成立させることができたことは、本当に素晴らしいことです。
もうしんどいなと思っていましたが、当日に会場で皆さんが楽しそうに交流し、いきいきと学んでいる姿を目にしたとき、「本当にやってよかった！」と心から確信することができ、そんなしんどさは一気に吹き飛んでしまいました。
しかし、僕ひとりの力では到底この規模のイベントを形にすることはできませんでした。中心となって引っ張ってくれたリーダーのみなさんはもちろん、当日に手を貸して支えてくださった参加者の皆さんの存在があったからこそ、最高のイベントを作り上げることができました。この場を借りて心から感謝いたします。
この経験や生まれた絆こそが僕たちの宝物であり、課題も含めて次に活かしていくプロセス全体が、コミュニティにとっての真の学びになると考えています。
まとめ
昨年の反省をもとに運営を5つの専門チームに分割し、詳細なドキュメント資産を活用したことで、タスクの消化や連携自体は非常にスムーズに進化させることができました。
一方で、今回気づいたのは、「仕組みの進化」と「人の巻き込み」はまったく別の課題だということです。タスクはドキュメントに落とせますが、「一緒にやりたい」という気持ちは、声かけの文化や関係性の積み重ねからしか生まれません。次に取り組むべきは「どう盛り上げるか」の設計なのかもしれないと感じています。
支えてくれた仲間への感謝とともに、この気づきを次回の成長へと繋げていきます。
次回は、イベントの企画から運営に散りばめられた「メンバーを巻き込んでいく仕掛け」について振り返ります。
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