［Excel］メールアドレスのリストから、送信先一覧を簡単に作る方法

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先日の「[EXCEL] データを繋ぐ記号と関数（＆、CONCATENATE、CONCAT、TEXTJOINの使い分け）」で説明した「TEXTJOIN関数」の実践例です。

Excelの連絡先一覧（メールアドレスあり）から、メールソフトの宛名に入れる送信先一覧を簡単に作る方法です。

【まとめ】
１　エクセルで、メールアドレス一覧があることが前提
２　以下の計算式を作る。
=TEXTJOIN(“;”,TRUE,アドレスの範囲を指定）
３　合体したアドレスを、メールソフトの宛名に張り付ける。
＊TO、CC、BCC別にアドレスをまとめる方法は【説明】参照。

【説明】
メールソフトのアドレス帳には登録していないけれど（登録するほどではないけれど）、一気にメールを送りたい場合に使える方法です。

１　エクセルでアドレス一覧があることが前提

相手方の所属や住所や電話番号、担当者名とともに、メールアドレスも含めて一覧化されている場合が多いと思います。
CSV方式などにして、メールソフトのアドレス帳に移管（インポート）するのも一つの手ですが、送信頻度が少ない場合、そこまでするのも面倒です。
Excel表の方が管理（メンテ）しやすいというメリットもあります。
（「お役所」の担当者はよく変わりますから、毎年修正が必要になります。）

担当者会議等を行う場合は、出席報告とともにアドレスももらうと、後の連絡やＵＲＬ配布などが楽です。

参照
[EXCEL]　出席者名簿には番号を付ける　～実践編 小ネタ～　表の枠外に連絡先も入れておく（報告時に入れてもらう）

リストさえあれば、メールの宛先を一気に作ることができます。
一覧表から、アドレスを一つ一つ、メールソフトの宛先欄にコピーしている姿を見かけたことがありますが、かなり手間だし、間違えも起きます。

なお、メールソフトによっては、Excelなどのメールアドレスを直接ベタ貼りしても、送信先として認識される場合もあるので、この操作が必須というわけではありません。
やらずに済めば、それが一番です。
まずは、ダメ元でそこから試してみるのがいいと思います。

メールソフトは、複数アドレスに送る場合、アドレスとアドレスの間を特定の記号で区切ります。
多くの場合は「；」ではないでしょうか？（あるいは「, 」）

というわけで、一覧表のメールアドレスを「；」で区切りつつ、合体させます。

２ 計算式 =TEXTJOIN(“;”,TRUE,アドレスの範囲を指定）

やり方は簡単です。
上の計算式を、どこかに入れるだけ。
TEXTJOIN関数は、文字通りテキストを合体させる関数です。

=TEXTJOIN(“;”,TRUE,アドレスの範囲を指定）
の意味は、
「指定した範囲の文字（アドレス）を「；」を間に入れて合体させる」です。
＊「TRUE」は「空欄セルは無視する」という意味になります。
これが「FALSE」だと空欄セルも合体させてしまいますので、要注意です（空欄なので、実際は「 ;; 」と「;」が続きます）。

「TRUE」は省略可能ですが、その場合、
=TEXTJOIN(“;”,,アドレスの範囲を指定）と、「,」が２つ続くことに注意です。わかりづらいので、TRUE は入れておいた方がいいでしょう。
＊TEXTJOINは、Office2019から使える模様です。

３　合体したアドレスを、メールソフトの宛名に張り付ける。

こうして合体したアドレスを、メールソフトの宛先欄に張り付ければ完了です。

今回の場合、以下のとおり合体できました。

【おまけ】
メールアドレス一覧のうち、「いくつかのアドレスにだけ送りたい」「いくつかのアドレスにはTOで、それ以外はCCかBCCで送りたい」という場合があるかもしれません。

そんな時は・・・

①一覧のどこかに「宛先」欄を作る
②「宛先」欄に　TO、CC,BCCと入れる。（送らない相手は空欄）
③シートのどこかに（別シート可）に、TO、CC、BCCと縦に入れ、その横に以下の計算式を入れる。
=TEXTJOIN(";",TRUE,IF(「宛先」欄の範囲=③で作ったTO/CC/BCCのセル、$B13,メールアドレスの範囲,""))　＊B13がToの場合
これを、CC、BCC欄にコピーします。
＊「宛先」欄の範囲は、絶対参照（＄付き）にしておきます。相対参照（＄なし）だと範囲がずれます。
できれば、列のみで指定（例　C:C　）すればコピーしても「範囲ずれ」は起こりません。

これで、TO/CC/BCC別に送るべきアドレスのまとまりが出来ます。

今回の場合、以下の通りとなります。

なお、最後の「””」は、条件に合わないアドレスは空欄にする、つまり、「TRUE」により、無視するために必要です。

計算式の対象セルがどうなっているか、「書式のトレース」機能を使って「見える化」してみました。

Alt → M（数式） → P（参照元のトレース）で、どのセルを対象としているか、数式だけより、分りやすいと思います。
トレースは、（Alt → M → A → A 又は 上書き保存で、消えます。）

以上、参考になれば幸いです。