[EXCEL] データの手入力で限りなく間違いを減らす方法

【まとめ】
手入力を間違えないためには
・データを２回入力して突合する。
・できれば、２回目は他の人に入力してもらう
・通常の数値なら、
=１回目入力セル＝２回目入力セル
と入れて、TRUEなら同一、FALSEなら間違い、となる。

【説明】
エクセルにデータを手入力する機会は、結構あります。
手書きの申請書の内容を打ち込むとか。

パソコン上にデータとして存在していないものをデータにするには、基本、手入力です（ＯＣＲは別にして）。
それで苦労している人も多いでしょう。

手入力には誤入力が付きものです。
これを「絶対」に無くすことは不可能です。

ただ、限りなく「絶対」に近づける方法はあります。
＊入力データを複数の数式で検算する方法はさておき。

以下は私の思いつきではなく、大昔、「電算」系（今ならＩＴ系）の企業にデータ入力業務（キーパンチ）を委託していた立場からの知識です。
要は「プロ」はこうしてミスを防いでいる、ということです。

①　同じデータを２回入力する
データを間違うのは、データ入力を１回しか行わないからです。
同じデータを２回入力し、２回とも同じデータで入力間違いをする確率はかなり低いといえます。
ただし、同一人物が２回入力するよりは、２人が１回ずつ入力する方が入力ミスは減ります。
同じ人が２回入力すると、その人の「クセ」で同じミスが生じる恐れがありますから。
例えば、「１」と「７」を見間違えやすいとか。
同じ人なら、同じ数字を２回見て同じ誤解（１を７と間違えるなど）をする可能性は当然あります。
でも、２人が同じ数字を見て同じ誤解をする可能性は低いでしょう。
もし２人とも同じ誤解をするとしたら、それは誤解ではなく、それが正解といえます。
例えば、１人が「１」と、もう１人が「７」と捉えれば、それは「１」か「７」のどちらか、でしょうけれど、２人とも「１」と捉えれば、それは「１」である、といえます（絶対にではありませんが）。

なので、理想は２人が１回ずつ入力し、そのデータを突合すべきです。

データの重要性次第では、自分以外の誰かに２回目の入力を頼む、というのが理想ですが、実際は中々難しいでしょう。

それが出来ない場合は、自分で２回打つしかありません。
できれば、１回目の後、一息入れてから。
トイレに行くか、コーヒーでも飲むか。
リラックスしたうえで、もう一回。
（その際、１回目のデータは見えないようにしておきます。見えるとそれに引っ張られちゃいますから）

そのうえで、機械的に突合します。

単純な数値なら
=１回目の入力セル=２回目の入力セル
と入れて、TRUEなら同一、FALSEなら誤り、と判定できます。
データの内容によってはEXACT等より厳密に差異を比べる関数を使います。
参考記事：2つのセルが同じか確認する方法　Ctrl＋￥　EXACT関数

②（非推奨）数字１つを２キーで入れる
これはプロ向け、というか、専用機がないと難しい。
プロのデータ入力者（キーパンチャー）は、１つの数字を入力するのに、キーを２つ押すそうです。そういう装置があるようです。

たとえば、「１」なら「あ  ⇒ い」と入力する、とか。
ある意味、「か」と入力するのに「K ⇒ A」と入力するみたいな感じでしょうか。

ただし、「か」の場合は、間違って「K⇒E」と押しても「け」と入力されてしまいます。
プロの場合は、そうはならに仕組みになっているようです。
具体的な装置は見ていませんし、今は違うのかもしれません。

これを通常業務で応用するのは難しいでしょう。
単語登録で「あい」⇒「１」、「かき」⇒「２」・・・という手もありますけど、現実的ではないでしょう。

というわけで、データ精度の重要性次第とも言えますが、必要なら①の「二度打ち」をしましょう。
パソコン上に既にあるデータを「二度打ち」するのは無駄ですが、まだパソコン上にないデータを入力する際は、誤入力防止策として、「二度打ち」は有効です。

知っちゃえばなんだ、という単純な方法ですし、手間はかかりますけどね。

なお、その上でも、入力した数値を元データと突合することは重要です。
「読み上げ」という方法もありますが、それはまた別途。