頑張って説明したのに伝わらない…を解決する「２分メソッド」
1. こんなことありませんか？
報告・提案・交渉などの場面で。
頑張って数十ページに及ぶ資料作って一生懸命説明した。漏れなくMECEに報告したはず。これで依頼には答えているはず。
…なのに。
渋い顔をされたり、「わからない」と言われたり、「で、何が言いたいの？」とたしなめられたりしたことはありませんか？
今日は、これを改善するための、私が職場でオススメしているテクニックを紹介します。私自身、日常的に活用していますが、効果は絶大です。（そもそも論点がずれていない限り）怒られることはほぼないし、話も早く進みます。逆にやらなかったときはグダグダになることも多いです。
1.1. 相手に伝わらない原因
多くの場合、相手に伝わらない原因は相手が目的とポイント（要点）をつかめなかったことです。そして、その根本原因はあなた自身がポイントをつかめていないからなんです。目的とポイントを押さえられればスムーズにコミュニケーションを進めることができます。
1.2. 目的とポイント
まず、目的を明確化します。あなたがしようとしている報告・提案・交渉の目的です。
目的は「相手に行動してもらうこと」です。どんな場面であれ、ほぼ確実にこれです。「承認してもらう」「判断してもらう」「選んでもらう」「誰かに調整してもらう」「支援してもらう」など。ここはよく考えてみてください。ここがズレるとすべてが狂います。相手が何を望んでいて、それを踏まえてあなたはどういう結末を望んでいるのか。目的の設定方法は奥が深いので今回の議論の対象外にしますが、よく考えてみてください。
そして、この目的を達成するためには「判断材料を提供する」ことと「相手の判断・行動を後押しする」ことが必要になります。その２点を簡潔にまとめたものが「ポイント」です。
そのポイントをつかむテクニックが『２分メソッド』です。
2. そこで『２分メソッド』！
『２分メソッド』とは、「２分で説明するとしたら」という仮定で簡潔にまとめることで自らポイントを理解することができるフレームワークです。
2.1. 前半の１分：判断材料（事実＋見解）の提供
背景、事実、データなどです。自身の見解を添えて伝えます。チェリーピッキング（都合のよいデータだけを使用すること）は推奨しませんが、見解は多少主観的でも構いません。
例えば商談決裁なら、対象顧客、顧客概要、提供価値、利益など。
事実や数字の羅列にならないよう、判断材料となる見解をつける。
記憶に残るような数字やワード、グラフを用意できるとなおよい。
2.2. 後半の２分：相手の行動の後押し
判断材料を提供したら、相手に判断・行動してもらうための後押しをします。相手に何を望むかと相手が頷く理由を自身の思いとともに明確に伝えます。
例えば商談審査なら、「承認してください」ではなくて、自社にどのようなメリットがあるかなど承認判断がどれだけ有用かを説明する。
自身の思いに加え、相手が頷く理由、あとで責められない理由を付与する。
２分に入った情報は「主題」、入らなかったのは「枝葉の情報」です。つまり削除してもよいものです。前半の１分は「判断材料（事実＋見解）の提供」、後半の１分は「相手の行動の後押し」として整理します。頭の中で考えてみてもいいし、テキストで整理したい場合は箇条書きでそれぞれ200～250文字程度で書き出してみてもいいと思います。
じっくり考えると悩み続けてしまっていつまでも２分に収まらないので、短時間で一気にやることがポイントです。会議直前に「ごめん、今日ﾀﾋぬほど忙しいから２分で説明して」と言われたと想定して、緊張感をもって一気に思考を駆け巡らせるのがおすすめです。スマホのアラームなどを使って時間を決めて取り組むのもおすすめです。
なお、報告・提案・交渉を検討する初期段階からやってもいいのですが、情報が少ない段階で進めるのは難しいので、７～８割の準備ができたタイミングで実行すると効果的です。
3. 『２分メソッド』の後に
『２分メソッド』でポイントが整理出来たら、資料構成などを見直します。
例えば、冒頭にポイントを列挙したスライドを１枚差し込むだけで劇的に改善します（いやまじで）。判断材料となる背景やデータのポイントとお願いしたい行動を明確に書くことで、相手にポイントがはっきり伝わります。そのポイントを改めて眺めてから残りの資料を見返すと、ポイントから外れた情報が見つかるかもしれません。その場合は情報やスライドを削除するか、付録（Appendix）に移動させるとすっきりします。また、削除するには至らずとも、冒頭にポイントを伝えておけば、相手は必要な情報だけをピックアップしやすくなります。
いかがでしょうか。仕事で20分を超えるような説明や数十ページに及ぶ資料の説明をする機会がある場合、このメソッドの活用をオススメします。劇的に話が前に進みやすくなります。
読んでくださり、どうもありがとうございました。ではまた！
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