【福祉施設の管理職】「記憶」よりも「記録」がマストな理由３つ

こんばんは、さくらです。

福祉施設にて管理職、もしくはサビ児管として勤務していると、毎日が多忙でどうしても「記録」ではなくて「記録」に頼りがちになってしまう日々もあるはず。

私は福祉施設職員として２０年勤務して、様々な場面・状況を見てきたから声を大にして言いたい事があります。それは・・・

「記憶」じゃない、「記録」がマストです。

✅️「記憶」には自信があるから大丈夫！
✅️なんとなく覚えていれば、乗り切れる
✅️ただでさえ忙しいのに、要求もされていない「記録」なんて
　 付けている暇はない！

もし、そう思っていたら、それは危険信号です。

そんなあなたに、「記憶」じゃない、「記録」する事がマストな理由３つを書きます。

①起こった出来事を「整理」する力が身に付く

昨日の記事でも書きましたが、

福祉施設の管理職、もしくはサビ児管として働いていると、どうしても「事務作業」の比率が高くなります。

その業務として、報告書やら会議の議事録作成などの「ライティングスキル」が地味に求められる仕事がありますが、

現場を統括する立場とすると、日々、様々な事が起こります。

それは、利用者対応であったり、家族対応であったり、職員間のトラブル対応であったり、他事業所との連絡であったり。

「よし、今日はこの仕事するぞ！」と決めていても、一本の電話や現場のトラブルで自分が予定・想定していた一日の業務が全て吹っ飛ぶ、なんて事もザラにあります。

その全てを「記憶」じゃなくて「記録」に残す習慣を身に付ける事が大事です。

手帳に手書きで残している人も居ますが、私は管理職になってからかれこれ５年以上、その日起こった出来事を全てパソコンのUSBで「記録」として残しています。

「いつ、誰が、どのようにして、何があった」など、特に「時間・人」を最初に意識して記録して、やり取りした内容を更に簡潔に記録しています。

大事なのは、その「記録」は上司に報告する書類でもなんでもなく、あくまで「自分のための記録」という割り切った思いを持つ事です。

なので、正確性や精度は気にする必要はありません。

起こった事実・出来事を時系列に沿って記録していくだけです。

多少誤字脱字があったところで、誰も確認しないので、気にする必要は無いのです。

その習慣を身に付ける事で得られるスキルは、

事実を端的に、簡潔にまとめる事が出来るスキルです。

「要点をまとめる」

このスキルを手っ取り早く身に付けるには、日々起こる出来事を自分の記録として端的にまとめて残す、という習慣を身に付ける事です。

そのスキルが身に付けば、突破的に起こった出来事を、すぐに書面に起こして上司に提出する事が出来るようになります。

②過去に対応・対処した案件にスピーディに答えられる、それによって得られる「信頼」

私達は、確かに「毎日」忙しいです。目の前の業務や対応に対処する事で精一杯な人が大多数でしょう。

そんな中でも、よくある事が、

数年前に連絡・問い合わせに来た人から再度連絡が入る

これは、「個人」であったり「事業所」であったり、ケースは様々です。例えば数年前に、自分がその事業所に居なかったとしても、問い合わせ案件は事業所として「記録」に残しておくべきでしょう。

そして、その問い合わせがあった際、自分が当時対応した張本人だった場合、こちらが思っている程相手は忘れているわけではありません。

自慢じゃありませんが、私は人の名前・顔を覚える事が超苦手です。

忘れっぽいし、１年前のやりとりですら、ぼんやりと事案が覚えていても、誰と何を話したのか、細かな事までは覚えてないです。

だから「記憶」だけじゃ足りないのです。
「記録」が大事なのです。

「記録」さえしっかり取っていれば、今、問い合わせている内容に対応する事がスムーズになります。そして何より得られる事が、

相手からの信頼

福祉業界だけに言えた話ではありませんが、「信頼」あってこそ、成り立つ業務です。

管理職やサビ児管であれば、なおさら必要な事は、相手から、他事業所から「信頼」を得る行動を地味に積み重ねる事です。

たかが記録、されど記録

もしパソコンでデータで残す事により負担に感じるのであれば、手帳に、「いつ、誰から何の要件で連絡あったのか、そのとき自分は何を答えたのか」

これだけを簡潔に単語で書き残しておくだけでも違います。これだけなら秒で終わる作業です。

もし、「記録」している事が習慣化していないなら、まずは小さな事から始めてみましょう‼️

ズバリ「訴訟」対策

ここ近年、世の中が変わってきました。

コロナ禍とか物価高だけではなく、福祉業界としては、法制度が変わったり、報酬改定も変わっています。

それと同時に、なにかあると「訴訟問題」に発展するケースもグッと増えています。

利用者や家族、関係者だけではありません。

一緒に働いている職員からも、訴えられる時代です。まさに・・・

昨日の味方は今日の敵

悲しいけれど、そんな現実がある事もまた事実なのです。福祉施設で働いているんだから、みんな良い人に決まってる、そんな思い込みで管理職・サビ児管として働くのは、超危険です。

私も２０年の経験の中で、私自身が訴訟された事はありませんが、私の後輩が「訴訟問題寸前」という所まで発展してしまった、という経験があります。

当時上司だった私は、対応にあたりましたが、当然何人もの人から「事情聴取」されます。それは、自身の施設だけじゃなく、法人の上層部、弁護士、労基署の職員、ありとああらゆる方面からの「専門家」から聴取されます。

そのとき、必ず言われる事、それが

いつ、どこで、誰が、何をして、誰が対応した

その事実のみです。

ぶっちゃけ言って、その時私がどう考え、どう思ったのか、などという「感情」はほとんど聞かれません。

なので、「記録」さえしっかり取っていけば、どんな人からどんな質問が来ようとも堂々と対応出来ますし、「記録」を「証拠」として提出したケースもありました。

管理職になって５年以上、小さな事から大きな事まで。

利用者からのクレームから、職員同士の喧嘩の仲裁まで。

「意味あるのか？」と思う事でもコツコツと淡々と記録し続けていた事で、自分の身を守る事が出来ています。

「自分には訴訟なんて関係ない」と思っている人ほど、ある日突然とんでもない事に巻き込まれたりします。

「記録」する事の一番大事な役割は、「自分を守る事」なのです。

さいごに・・・

今日は、記録する事の必要性を３つ書かせて頂きました。

あくまで「管理職・サビ児管」視点で書いていますが、福祉施設で勤務するにあたり、どんな立場であっても、その立場にとって大事なことが「記録」です。

現場の支援員であれば「ケース記録」を付ける事がとても大事です。
日々の利用者の様子や状況を一番近くで見て、接しているのは現場職員であり、現場職員はその様子をしっかり「ケース記録」に残す事が最重要業務です。

自分の立場にとって、なんの記録を付ける事が大事なのか。

そこをしっかり考えて、今日から「記録」付けてみてください‼️

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