A15_“仕事”が減ると、心に余白が生まれる。教員業務を“作業”化したら、チームに起きた変化

「どうして、あんなに忙しかったんだろう？」

ある日ふと、手帳をめくりながら思った。

当時の私は、毎日が「タスクの波」に飲み込まれていた。
あれもこれも “やらなきゃ” で、気づけば心も体もいっぱいいっぱい。

でも、今は違う。
同じように忙しい時期なのに、不思議と呼吸に余裕がある。
なぜだろう。
答えは、「“仕事”を“作業”に変える」という小さな工夫の積み重ねにあった。

◆「仕事」と「作業」って、何が違う？

私が考える“仕事”とは：

“作業”とは：

本来、“作業”で済むはずの校務が、マニュアルがなかったり、やり方が属人化していたりすることで、“仕事”としての負荷がのしかかっている──。

そんな状況に、私自身も何度も悩まされてきた。

◆“作業化”する3つのアクション

① タスク管理表で「見える化」

まず着手したのが、１年間の業務の “見える化”。
タスク管理表に落とし込み、誰がいつ何をするかを一覧にして、チームで共有した。

すると──

という気づきがメンバー同士で自然と生まれた。
進捗も共有しやすく、声をかけるタイミングもつかみやすい。

もちろん、導入直後は戸惑いもあった。
けれど「やってみた」からこそ、
「じゃあ、どう改善できる？」という対話が始まった。

② データとマニュアルを “ひな形化”

次に取り組んだのは、業務データの整理。
フォルダ名やファイル名、紙ファイルの背表紙の命名ルールまで統一した。

Teams の OneNote へマニュアルを作り、
「自分が次に担当しても迷わない」状態を目指した。

整理が得意な人も苦手な人も、ひな形に沿えば一定の水準で対応できる。
結果的に、メンバー全体の “作業力” が底上げされた。

③ 定例会議資料に「仕組み」をのせる

そして決め手となったのが、定例職員会議資料への “情報のせ” だった。

「これは会議に載せなくてもいいよね？」という内容も、必要なら迷わず追加。

すると、担当外の職員も「こんな業務があるのか」と知ることができ、
次年度以降も定例職員会議のたびに、見返すことでスムーズに思い出せるようになった。

◆主任として大切にしていること

振り返れば、最も大事だったのは、
「タイミングよく伝えること」と「巻き込むこと」だった。

• 業務が始まる “前” に伝える

• 「なぜこの仕組みが必要なのか」を一緒に考える

• “整理が得意な人” だけが疲弊しないよう、仕組みを整える

これを実行するだけで、メンバーの表情にも少しずつ余裕が生まれていった。

◆そして今——

私は今でも「全部完璧！」とは思っていません。
だけど、かつて感じていた「なんでこんなに大変なんだろう？」という疑問には、
少しずつ自分なりの答えを出せるようになりました。

✅まとめ：小さな “作業化” が、大きなチームの余白を生む

• “仕事” と “作業” へ分けて考える

• タスク管理表、データ整理、会議資料活用の３つを活用して “仕組み化”

• 属人化を防ぐことで、誰がやっても大丈夫な環境に

これは「特別な誰か」だけが実現できるものではなく、
どの学校・どのチームでも始められる“小さな一歩” だと思います。

「やってみようかな」——
そう思えたその時が、変化の始まりです。

教員の仕事に、ほんの少しでも “余白” が生まれるように。
これからも現場の工夫を、言葉にして届けていきたい。

シンパクト和でした。
最後まで読んでいただき、本当にありがとうございます！