T23_ChatGPT×Wordテンプレート活用で整形時間85%削減

ChatGPTで生成した文章を、Wordテンプレートを活用して整形しやすい形式で出力して、作業効率を85%向上させる3ステップを詳しく解説。平均20分→3分の時間短縮で、企画書作成やレポート作成の効率化に貢献します。

【3ステップで解決】
Wordテンプレート×ChatGPTでドキュメント整形しやすく出力して効率化

ChatGPTと対話しながら企画書を作成。「よし、おおよそ完成！」と喜んだのも束の間。Wordで最終仕上げをしようとChatGPTに「Word形式で出力」と指示すると、

「またこれか……」

思わず、先日も呟いてしまいました。

私は、日常生活のさまざまなことを徹底的に「フォーマット化」しています。

スーツは黒に統一。ワイシャツは白。データ保存先も用途別にフォルダを細かく設定など。これらは迷う時間をゼロにするための私なりのルールです。でも、そんな私にも解決できていないストレスがあります。
それは、「ChatGPTが作った文章をアウトプットしてWordで整える作業」です。

ChatGPTと共創すると、アイデアや企画そのものは素晴らしいものができます。ここまでは、楽しんで快適な仕事ができます。
しかし、アウトプットのためにWord形式で出力すると、微妙なスタイル設定でのWord文書が出力される…

読みやすい見た目にするため、毎回細かい調整が必要になりストレスを感じてました。

「これ、本当に面倒くさい……」

みなさんも、こんな経験されてませんか？

「お気に入りスタイル」で快適に出力

しかし、o3、o4モデルの登場で私はふと考えました。

「この新しいモデルなら、自分が普段使っているお気に入りのWordスタイルで、ChatGPTの文章を出力できるのでは？」

そして、試行錯誤の末に、ついに見つけたのです。

【結論】ChatGPTの文章を美しく出力する方法

それは、「あらかじめ準備したお気に入りのスタイルが設定されたWord文書を使って、ChatGPTの文章を美しく出力する方法」です。
この方法により、文章量によりますが、整形時間「平均20分→3分へ 85%削減」くらいは簡単にできます。
なぜなら、Wordスタイル機能を利用しやすい形で出力できるからです。

紹介するプロンプトを使えば、無料ユーザーの方でも大丈夫です。
ChatGPT（Web版／アプリ）の無料プランでも、バックエンドでは o4‑mini が稼働しているため、同様の出力が可能です。

方法は簡単３ステップ

１．Wordのテンプレートを事前に作成
生成AIとテンプレートの相性は抜群です。ちょっと面倒でも、「スタイル」を活用したテンプレートを作っておくことがこの後の人生を楽にします。
今回紹介の方法では、ファイル名を「フォーマット.docx」とします。
実際に使用したファイルと、作成のため参考になるYouTube動画のリンクを最後に貼っておきます。

コツは、このテンプレートファイルの中に文書を入力しておくことです。
文書が何も入力されていないと、ChatGPTへ添付できません。

２．ChatGPTで文書を生成したあと、Word形式で出力

３．ダウンロードファイルと、ファーマットをスレッドへ添付して下記のプロンプトを入力して送信

出力されたファイルをダウンロードして開いてみると、「フォーマット.docx」のスタイルが適用されています。

あとは、Wordのスタイルの機能等を使ってポチポチ文書整形します。
これだけで、驚くほど簡単に美しい文書が完成します。

ブログの最後に、プロンプト全文を掲載しておきます。
Wordのスタイルを使用したことがない方のために、10分以内でスタイルの良さを実感できるYouTube動画リンクも載せておきます。

整形時間85%削減！クリエイティブに集中できる

私はこの方法を取り入れて以来、文書整形のための無駄な時間が劇的に減りました。そのおかげで、企画のアイデアを考えたり、内容を深掘りしたりすることに集中できるようになり、とても快適でうれしいです。

きっとあなたも、同じ悩みを抱えているのではないでしょうか？

ChatGPTで素早くアイデアが出せるようになった今、「整形作業」という余計な手間でそのメリットを半減させてしまうのはもったいないですよね。
ぜひ、この方法を一度試してみてください。
あなたの文書作成が、驚くほど快適になりますよ！

次はパワポでも応用を！

前回の記事で、Copilotを活用した爆速パワポスライド術を紹介しました。今回の知見を活かせば、ChatGPTから直接パワポ出力する際にも、整形しやすいデータとして扱えそうです。

Word同様、パワポでもスライドマスターを活用して理想的なスライドを迅速に作れる可能性があります。
この手法が完成したら、また紹介しますね。
この記事が「やってみたい！」と思えるきっかけになれば嬉しいです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
シンパクト和でした。

使用したWordファイル

使用したプロンプト全文

上記で紹介したように、２つのファイルを添付して下記のプロンプトを入れて送信すればオッケーです。

＜プロンプト例＞
Wordデータの文章を
「フォーマット.docx」のスタイル形式にして、Word形式で出力
- 元文章を「フォーマット.docx」のスタイル形式を使用して、読みやすく整える。
- 元文章の見出しに番号等がある場合は消す。
- 表は表形式で挿入すること。
＜プロンプト例＞

ChatGPTの有料版を使用している方は、「プロジェクト」へプロントとフォーマットマイルを仕込んでおくと楽です。

スタイルの使い方を学べるYouTube動画

Word 見出しに自動的に番号が付くようにする方法
金子晃之 さんの解説動画リンク

https://youtu.be/D261m7Ad9Ec?si=x9GWfuuDt7Qao4Jn