【Excel幹事術②】グループ名を入れるだけで、自動で「番号」が振られる仕組み

前回の記事では、歓迎会の名簿を「テーブル機能」で整理し、欠席者を非表示にしました。

次はいよいよグループ分けです。

名簿のグループ欄に「A・B・C」と打っていけば、それぞれのグループ内での「番号（1, 2, 3…）」が自動で振られるようにしたいですよね。

今回は、COUNTIF関数のちょっと驚くような使い方を紹介します。

「自分より上の行に、同じグループが何人いるか」を数える

例えば、2人目の吉田参事は「Bグループ」です。Bは初めて出てくるので「1」と表示させたい。

これは、「1人目から2人目までの範囲内で、Bの人数を数える」と考えます。

続いて、3人目の田中主幹は「Cグループ」です。1人目から3人目の範囲内で、Cの人数を数えるので、

同じく4人目の伊藤主査（Aグループ）なら、

確かに数は出ます。しかし、Excelの基本は「1つ作ったら後はコピペ」です。

これでは、毎回範囲を手打ちしなければなりません。

ここでも「$（絶対参照）」が活躍する

3つの数式を並べてみましょう。

• =COUNTIF(E2:E3, E3)

• =COUNTIF(E2:E4, E4)

• =COUNTIF(E2:E5, E5)

よく見ると、スタート地点である「E2」だけが固定されていて、ゴール地点と検索条件は、行が進むごとに変わっていますね。

ならば、E2だけを「絶対参照（固定）」すればいいのです。

最初のセルの数式を、F4キーを使って以下のように変更します。

これを全体にコピペすれば、完成です。

「ABC…」とグループを入力するだけで、瞬時に「1, 2, 3…」と連番が振られるようになりました。

「たかがCOUNTIF関数」ですが、相対参照と絶対参照を使いこなすと、こんな使い方もできるのです。