院長先生、2025-2026　年末年始の自由研究にいかが？🔟「電話関連①　クリニックの留守電」

【院長先生へ】年末年始、留守電の設定だけのためにクリニックへ戻りますか？「IVR」導入のススメ

「当院のWEBサイトやGoogle検索の下の方に休診日が書いてあるのに、見ずに電話をかけてこられる」 クリニック経営において、これは避けられない日常です。多くの患者さんは、検索して一番上に出た電話番号をタップするだけだからです。

さて、年末年始やお盆休み。先生はご実家に帰省中だとします。ふと、「留守電のメッセージ、休診案内に切り替えたっけ？」と不安になることはありませんか？

従来の電話機（例えばPanasonic製）だと、設定変更にはこれだけの作業が必要です。

＜従来の留守電設定：クリニックに行かないとできない作業＞【機能/決定】を押して【＃】【１】【４】【７】
【機能/決定】を押す
録音番号を選択（【１】または【２】）
受話器を取って【機能/決定】
「ピー」音の後、20秒以内で自分の声を録音
【停止】を押して終了


もし設定を忘れていたら、あるいは急な休診が決まったら。そのために帰省をキャンセルして、わざわざクリニックまで行って、受話器に向かって声を吹き込みますか？ 「いえいえ、行く必要はありません」と言えるのが、今回おすすめする**IVR（自動音声応答システム）**です。

■そもそもIVRとは？ 英語の「Interactive Voice Response」の略ですが、難しく考える必要はありません。中学生でもわかるように言うなら、**「電話番をしてくれるロボット受付」**です。 宅配便の再配達で「◯◯の方は1番を押してください」という音声を聞いたことがありませんか？あれがIVRです。これをクリニックにも導入できるのです。

■当院が導入している「IVRy（アイブリー）」の凄さ 私が使っている「IVRy」というサービスは、従来の電話機とは決定的に違う点があります。それは、**「どこにいても、パソコンやスマホのWEB画面から設定できる」**ことです。

例えば、急な休診案内も、WEB画面でテキスト（文字）を入力するだけ。 それをAIが「音声」に変換して、電話口の患者さんに読み上げてくれます。 「本日は。。休診とさせて。。いただきます」 このように、あえて変な場所に「。」を入れると、AIが良い「間」を取って喋ってくれる、といったコツはありますが、自分の声を吹き込む必要すらありません。

■まとめ ・従来の電話機：設定のために現地へ行く必要がある（物理的制約） ・IVR（IVRy）：ハワイにいても実家にいても、スマホ一つで設定完了

スタッフや先生自身の貴重な休日を、「電話の設定」だけのために犠牲にするのはもう終わりにしませんか？ クリニックの電話も、そろそろスマートに進化させる時期かもしれません。