属人化を減らしたくて作ったのに、管理するのは私だけだった

チームで使う情報は、これまでEvernoteにためてきました。

自分で使う分には便利です。

ただ、チームからは、

「使い慣れていないと分かりづらい」

と言われました。

そこで、みんなが見慣れているスプレッドシートを入口にして、必要な情報やURLを少しずつつなげています。

誰かに聞かなくても、まずスプレッドシートを見れば確認できる。

そんな場所にしたいと思って始めました。

まだ全部の情報はつながっていないけど、毎日使うものや、今月使うものから追加しています。

ここまでは、少しずつ進んでいます。

ただ、作っていく中で、別の「めんどくさい」が出てきました。

情報を追加しているのは、私だけだった

新しい情報を見つけたら、私がスプレッドシートに追加する。

内容が変わったら、私が修正する。

リンクが古くなっていないか気になったら、私が確認する。

気づけば、情報を追加・修正しているのは、ほとんど私だけでした。

チームが見る場所にはなってきたけど、チームで更新する場所にはなっていません。

最初は、自分が分かるところから追加すればよいと思っていました。

実際、そのほうが早いんです。

どの情報を載せるのか考えて、内容を短くまとめて、URLを貼る。

誰かに説明して入力してもらうより、自分でやったほうが早い。

でも、情報が増えてくると、確認する場所も増えてきます。

新しい情報を追加するだけではありません。

古くなった内容の修正や、使わなくなったリンクの確認も必要になります。

便利にするために作った場所なのに、私の管理作業が少しずつ増えていました。

属人化を減らすつもりだったのに

もともとは、情報がそれぞれのメモやファイルに分かれている状態を変えたいと思っていました。

担当者しか知らない。

休んだら確認できない。

似た作業が出ると、また最初から調べる。

そういう状態を減らすために、チームで確認できる入口を作りました。

情報の入口は、一つにまとまりつつあります。

ただ、その入口に何を載せるのか。

どの情報を新しくするのか。

古い情報を、いつ修正するのか。

その判断が私に集まっています。

私が知らない情報は、ポータルにも載りません。

内容が変わっていても、私が気づかなければ古いままです。

これでは、情報の属人化を減らしたというより、ポータルの管理を私に集めただけかもしれません。

属人化をなくそうとして、別の場所に属人化を作っていた。

そこは、作り始めたときには考えていませんでした。

作った人が、ずっと管理するのか

ポータルを作ったのは私です。

だから、最初は自分で管理するのも仕方がないと思っています。

でも、この先もずっと私だけが追加や修正を続けるとなると、少し違います。

担当した人のほうが、新しい情報や変更点に早く気づきます。

実際に使った人だから分かることもあります。

それを私が一度聞いて、内容を確認して、また入力する。

この流れでは、結局私を通さないと情報が増えません。

ただ、いきなり全員に、

「これからは自分で更新してください」

と言っても難しいと思います。

何を追加すればよいのか分からない。

間違えて消したら困る。

入力すること自体が、新しい仕事に見えるかもしれません。

私も、細かいルールを作って管理したいわけではありません。

それを始めると、ルールを管理する仕事まで増えそうです（笑）

まずは、気づいた人が情報を一つ追加する。

古い内容を見つけたら、一つ修正する。

それが難しければ、変更があったことだけでも知らせてもらう。

そのくらいから試してみたいと思っています。

まだ、全員で更新できる形にはなっていないけど、私だけが管理し続ける場所にもしたくありません。

自分が管理するポータルから、チームが少しずつ手を加えるポータルへ。

どこまでなら無理なく続けられるのか、使いながら見ていこうと思います。