自分には便利なEvernoteが、チームには分かりづらかった

仕事で使う情報は、これまでEvernoteにためてきました。

過去の資料や仕事の手順、そのときに判断したこと。

あとから必要になるかもしれない情報も、できるだけ残しています。

Evernoteを長く使っているので、自分にとっては使いやすい場所です。

ノートを自由に作り、関係する情報をリンクでつなげられます。

大元になるノートがあり、そこから年ごとの情報へ進み、必要な参考資料を確認する。

関連する情報があれば、さらにリンクをつないでおく。

一つのノートを見つければ、そこから過去の経緯や関連資料までたどれます。

保存場所や検索するときの言葉も、なんとなく覚えています。

きれいに整理できているというより、自分が長く使ってきたから分かる部分もあります。

チームから「分かりづらい」と言われた

自分が便利に使っているEvernoteを、チームでも共有できないかと考えました。

過去の資料や仕事の手順が残っているので、同じ情報を何度も説明する必要が減ると思ったからです。

しかし、実際に共有してみると、

「Evernoteは、使い慣れていないと分かりづらい」

と言われました。

最初は、情報を残してリンクもつないでいるので、たどれば分かると思っていました。

ただ、それはEvernoteを長く使っている私の感覚だったんです。

どこから見ればよいのか。

何と検索すればよいのか。

最初に、どのノートを開けばよいのか。

自分には当たり前になっていることでも、初めて使う人には分かりません。

情報がないわけではありません。

むしろ、かなりの情報があります。

それでも、必要な人が必要な情報へたどり着けなければ、チームで使える状態にはなっていませんでした。

便利だった自由さが、迷う原因になっていた

Evernoteは、情報の残し方を自由に決められます。

ノートブックを作る。

タグを付ける。

ノート同士をリンクでつなげる。

自分の仕事に合わせて、管理方法を変えられます。

私にとっては、この自由さが便利でした。

決まった形に合わせなくても、そのとき必要だと思った情報を残せます。

あとから関連情報が増えたら、リンクを追加することもできます。

ただ、チームで使う場合、この自由さが迷う原因にもなります。

使う人によって、探し始める場所が違います。

検索する言葉も違います。

同じ言葉で検索しても、結果が多く出てきます。

私自身も検索結果が多いときは、上から順番にノートを開いて確認しています。

一つ見つければ、そこから大元の情報や年ごとの資料へたどれます。

しかし、その最初の一つを探すところに時間がかかります。

自分なりの使い方を作れることと、誰でも同じように使えることは別だったんです。

自分にとって便利だった自由さが、チームにとっては分かりづらさになっていました。

見慣れているスプレッドシートを入口にした

そこで、チームが最初に見る入口を、スプレッドシートにしました。

チームは普段からExcelを使っています。

スプレッドシートもExcelに近いため、画面を見たときに大きな違和感がありません。

縦と横に情報が並び、どこに何があるのかを視覚的に確認できます。

新しいツールの使い方を、一から覚えてもらう必要も少なくなります。

スプレッドシートのほうが、Evernoteより優れているという話ではありません。

Evernoteをやめるわけでもありません。

これまでためてきた情報を、すべてスプレッドシートへ移すわけでもありません。

過去の資料や詳しい経緯は、これまでどおりEvernoteに残します。

スプレッドシートには、チームが最初に確認する入口を置く。

詳しい情報が必要になったら、そこからEvernoteへ進む。

役割を分けることにしました。

Evernoteは長く使っているので、今でも便利だと感じています。

ただ、自分にとって使いやすいツールが、チームにも使いやすいとは限りません。

チームで使うなら、機能の多さより、見慣れていることも大事なのかもしれません。

Evernoteは、これまでどおり使う。

チームの入口には、スプレッドシートを置く。

今のチームでは、この分け方が合っています。