未来の誰かのための入力は、今の担当者にはめんどくさい

チームで情報を確認できるように、スプレッドシートで共有ポータルを作りました。

私は、必要な情報を見つけたら追加する。

内容が変わっていたら修正する。

参考になりそうなURLがあれば、それも残す。

少しずつ情報は増えています。

ただ、増えているのは、ほとんど私が追加した情報です。

チームから新しい情報が入ったり、古い内容が修正されたりすることは、あまりありません。

最初は、入力方法が分からないのかなと思いました。

でも、チームの仕事の進め方を見ていると、それだけではなさそうでした。

それぞれが、自分のメモやファイルを使って仕事を進めています。

今の担当者は、共有しなくても困っていない

自分で調べた内容は、自分のメモに残っている。

必要なファイルの場所も、自分では分かっている。

今回の仕事を終わらせるだけなら、それで困りません。

仕事が終わったあとに、同じ内容を共有ポータルへ入力する。

担当した人から見ると、作業が一つ増えたように感じると思います。

入力した直後に、自分の仕事が楽になるわけでもありません。

今回の仕事は、もう終わっています。

それなら、

「自分のメモに残っているから大丈夫」

となるのも分かります。

情報共有が必要だと伝えても、今の担当者が困っていなければ、その必要性は感じにくい。

入力しない人の意識というより、今の仕事の流れでは、共有するメリットが見えにくいのかもしれません。

入力した人より、次に担当する人が助かる

共有した情報が役立つのは、次に似た仕事が出たときです。

前回と同じ人が担当するとは限りません。

別の人が担当することもあります。

そのときに、

「前回は、どの資料を確認したのか」

「参考にしたURLはどれか」

「ファイルは、どこに保存されているのか」

が残っていれば、最初から調べ直さずに済みます。

ただ、その情報を入力するのは、今の担当者です。

助かるのは、次に仕事をする人。

入力する人と、その情報を使う人が違うんですよね。

今の担当者にとっては、仕事が終わったあとに増える一手間。

次の担当者にとっては、検索する時間を減らせる情報。

この時間差があるから、情報共有は進みにくいのかもしれません。

「共有してください」と言うだけでは、動きにくい理由が少し分かってきました。

どこまで残してもらうか

だからといって、仕事の詳しい経緯を全部書いてもらうのも違うと思っています。

入力する項目が増えるほど、残す作業がめんどくさくなります。

私自身も、細かく残そうとすると、記録することに時間を使ってしまいます（笑）

まずは、次の人が同じことを調べ直さずに済む情報を一つだけ。

参考にしたURL。

ファイルの保存場所。

以前と変わったところ。

そのくらいでも、何も残っていない状態とは違います。

未来の誰かと言っても、次に助かるのは自分かもしれません。

数カ月後に同じ仕事をするとき、自分のメモを探し回らずに済むこともあります。

まだ、どの程度なら無理なく続けられるのかは分かりません。

最初から詳しい記録を求めるのではなく、一つだけ残すところから試してみる。

今のチームには、そのくらいが合っている気がします。