Googleスプレッドシートで週案作成を効率化！時間割と週案を二つのファイルを連携させる劇的効果！

【追記】2023年3月に、最新版の記事を公開し、データも配布しています。興味のある方は、下のリンクから最新版の記事をご覧ください。

【以下、記事が続きます】

現在自分が働いている学校のように、生徒数が多い学校はそれに比例して教員の数も多く、どの先生が何時間目にどのクラスの授業を行うのか管理するのが大変です。特に、教科ごとで教師が変わる中学校や高校ではそれが顕著です。

時間割の管理がうまくいかないと、授業の時間になっても教室に教科担任がいなかったり、生徒が持ち物を忘れてしまったりと、学習に支障をきたしてしまうこともあります。

そんな問題を解決しつつ時間割管理と合わせて週案の作成を行ってしまうことによって業務の効率化が可能になる方法を共有します！

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

（１）課題

まずは現状の課題について、勤務校で説明に使ったスライドを使って整理しておきたいと思います。

各学校で基本となる時間割を組んで運用していると思いますが、出張などで時間割を変更する必要が生じる場合があります。その場合、各教科担任と交渉の上、クラス担任に報告し、それを週案に反映させなくてはいけません。

また、週案を作成する際には行事による時数の変更なども関わってくるため、様々な資料を参照しながら作成を進めなければならず、大変時間のかかる作業となってしまっています。

また中学校では学年単位で固まって動くこともあるため、各学年がどのように時間割変更しているか他学年から見ることが難しく、時間割変更をお願いしようと思ったら、先に別の教師の時間割変更が行われており、改めて考えなくてはならないなどの問題もありました。

これらの問題を解決するために、学校で１つの時間割ファイルをドライブ上で共有して管理し、時間割ファイルから自動で週案が作成される仕組みを構築することを目指しました。

これにより、各教師は時間割ファイルから作成された週案を見て授業計画を立て、反省を記入するだけになります。

（２）実際の管理方法

実際のファイルの連携や各教師の役割分担は以下の表の通りです。

上の図のように、学校全体の時間割がまとまったスプレッドシートファイルがあり、そこから教師別の週案ファイルが作成されます。元となるスプレッドシートは全職員に公開されていますが、編集できるのは教務と学年主任のみとなります。

また、生徒はここから各クラスの時間割の最新版を閲覧することが可能になるため、時間割変更の伝達に関するミスを減らすことや、欠席者が翌日の時間割を把握することが可能になります。

時間割シートから週案シートへのデータの流れは以下の通りです。各週ごとにシートを参照しながら、必要なデータを参照する仕組みになっています。

週案ファイルは、使用する教師が自分の名前を入れることで、元の時間割ファイルから指定の教師の時間割を読み込むように設定がされています。

学期間には、新しい「○○中学校時間割」ファイルを作成し、週案の参照元を変更してやるだけでOKです。

上のような一覧ファイルから、

上のような週案ファイルに内容が自動で入力されます。週案の形は各地域によって異なると思うので、今回は例としての画像を示していますが、実際は地域に合わせた形で表示することで、週案の作成が短縮できます。

学校全体で行うことで、教師の人数分の仕事短縮になるため、大きな業務削減・効率化を達成することができます！

（３）まとめ

今回の時間割管理の方法で時間割に関するミスを減少させ、週案の作成の効率化による業務削減と、欠席者への時間割連絡業務の削減を達成することができました。

スプレッドシートの内容を参照するだけの簡単な方法ですが、ドライブ上に置いてあるファイルを使うことで、

などのメリットを有効に使うことができます。

ご自分の学校で時間割管理に困っていたり、ICT機器やクラウドを業務削減に活用したいと考えている先生のご参考になれば幸いです。

最後までご覧いただきありがとうございます。
感想や質問があれば、コメントいただけると嬉しいです。