担任の休暇も計画的に！週案データを活用した補欠依頼方法！
以前、学校の行事予定と時間割、週案を連動させることで、学校の業務を効率化する方法を紹介しました。
今回はこの記事に、担任が年休や出張で学校を離れる際の補欠依頼を、週案と連動させて簡単に作成できるシートを作成したので、そちらの使い方を紹介します。
最後にデータの配付を行いますので、ぜひ、最後までご覧ください。
お知らせ
これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。
僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。
ご興味ある方はチェックしてみてください。
（１）週案と補欠依頼の連動
以前の記事で紹介した、ファイルの連携を図にすると以下のようになります。
今回の記事では、「クラス別時間割表」に「補欠依頼」が連動するようになっています。
シートを作成し、担任を選ぶことで週案に入力されている教科と授業内容を補欠依頼に呼び出すことができます。
以前のデータをお持ちの方も、今回のデータを追加して使用することができます。
（２）使い方
では、具体的な使い方を説明していきます。
① 基本の設定をする
データを受け取ったら、「コピーを作成」でマイドライブにコピーを作成します。
作成したコピーの「設定シート」を開き、B1セルに使用中のクラス別時間割表のURLを入力します。
B1セルを入力したら、B2セルで使用者を選択してください。そうすると、クラスが自動でセットされます。
これで基本設定は終わりです。
② 補欠依頼を作成する
基本設定を終えたら、「補欠依頼(元)」を開きます。
「補欠依頼（元）」を開いたら、コピーを作成します。
コピーを作成したら、シート名を日付にしておきましょう。
シート名を変更したら、C3セルを選択し、補欠依頼をしたい日付を入力します。
日付を入力することで、クラス別時間割表をもとに教科と学習内容が読み込まれます。
週案と連動させることで、内容の伝達ミスや時数計算のミスを防ぐことができます。
・「朝の会」
・「給食」
・「清掃」
・「帰りの会」
・「連絡事項」
などの項目は週案に載っていないので、連絡したいことがあれば直接セルに入力します。
また、補欠を依頼する教員は場合によって異なると思うので、E列に補欠依頼する教員を直接入力します。
入力が完了したら、印刷して関係する教員に共有すれば終了です。
（３）データの配布
僕の記事で紹介しているテンプレートは、書籍の付録QRコードからダウンロードしていただく形になります。
note で紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。
ご興味ある方はチェックしてみてください。
▶ 明治図書ONLINE
▶Amazon
ご利用にあたって
本記事で紹介しているテンプレート・アプリは、学校業務の効率化や教育活動の補助を目的として作成したものです。
児童生徒の氏名、顔写真、出欠、成績、健康情報、家庭情報、生徒指導記録、学習履歴などを扱う場合は、所属校・自治体の情報管理ルールに従ってご利用ください。
Googleドライブ、スプレッドシート、フォーム、Chat、カレンダー等を利用する場合は、保存先、共有範囲、通知先、外部サービス連携の有無を確認し、必要最小限の情報で運用してください。
作者は、利用者が入力・保存したデータを取得・閲覧することはありません。ただし、実データの管理、共有設定、運用方法については、利用者および所属組織でご確認ください。
本テンプレート・アプリの利用により生じたデータの消失、誤操作、共有設定の誤り、情報漏えい、業務上のトラブル等について、作者は責任を負いかねます。利用前にコピーを作成し、テスト用データで動作を確認したうえでご利用ください。
（４）まとめ
今回は、前回配布したデータをもとに、補欠依頼を簡単に作成できるシートを追加してみましたがいかがだったでしょうか。
学校行事や時間割をスプレッドシートにすることで、このように様々な様式を素早くつくることができます。
今回の記事や以前の記事を参考に、教務主任の仕事をスプレッドシート化してはいかがでしょうか。
今回の記事が、学校でのデータ管理に悩んでいるみなさんの参考になれば幸いです。
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