面倒な学年会計業務を効率化！Excel活用で会計報告を簡単作成！
みなさんは、学年会計の担当をしたことがありますか？
以前、データ配付の問い合わせをいただいた中で、
「今後、こんなデータやnote記事があったらいいなというものがあれば自由に記述してください」
という質問に、
クラス費や教材費などの管理ができるシート・フォーマットを一括管理できるもの
と答えてくださった方がいました。
僕は初任が小規模校だったので、最初の年に学年会計を経験してから、ほぼ毎年学年会計を担当してきたのですが、大規模校でずっと勤務していると、これまで一度も会計を触ったことがないという方もいらっしゃるかもしれません。
そんな方にとっては、初めて学年会計の仕事を任されたらかなりの負担なのではないでしょうか。
そこで今回は、学年会計業務を効率化するためのExcelテンプレートの配付と、その使い方、学校の会計報告を効率的に行う方法について紹介していきたいと思います。
会計に苦手意識がある先生や、購入品の管理に手間がかかっているという先生にぜひ見ていただければと思います。
お知らせ
これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。
僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。
ご興味ある方はチェックしてみてください。
（１）ファイルの構成
今回配布するExcelデータは、以下のような構成になっています。
各シートの使い方について、順に説明していきます。
（２）設定
「設定」は、テンプレートを使うための基本的な設定を行うためのシートです。
テンプレートを使い始める際には、まずこのシートに
・年度
・学期
・年組
・学校名
・会計報告
・学年主任
・会計担当
などの、基本情報を入力してください。
ここに入力した情報が、この後紹介する各シートで参照されます。
（３）会計報告書
「会計報告書」は、保護者に学年会計の内容を報告するためのシートです。
年度などの情報は「設定」シートを参照して自動で入力されます。
収入の部は、学校や時期によって変わると思われるため、項目や金額は手動で入力してください。
支出の部の項目や金額は、後程説明する「支払い・領収書」を参照して自動で入力されます。
また、"教科でまとめる"か"業者でまとめる"のどちらかの表示方法を選択可能です。
収入の部は、行を非表示にしてありますので、項目の数に応じて再表示・非表示をコントロールしてください。
最後の文章には、残高が自動で入るようになっているので、学期などを修正したい場合は、数式の中の文字列を修正します。
（４）通帳
「通帳」は、通帳の入出金を記録していくシートです。
入出金があった際は、
・日付
・項目
・金額
・数量
・入金 or 出金
を入力します。
（５）集金一覧
「集金一覧」は、月ごとの集金額を記録しておくシートです。
年度初めに、各月の集金予定額が示されると思うので、こちらのシートに記録しておくと、その都度資料を探して確認する手間が省けます。
修学旅行などの宿泊行事に向けた積立金も管理できますが、最近は保護者が業者に振り込むスタイルも普及してきているので、不要な場合は無理に使用する必要はありません。
また、給食費が無償化されている自治体も出てきているため、今回のテンプレートは教材費の管理をメインとしています。
（６）集金管理
「集金管理」は、給食費免除の児童と、各月の支払いが集金が完了しているかを確認するシートです。
会計報告で大変な作業が、振り込みが間に合わなかったり、残高が不足していたりして、集金日に引き落としができなかった家庭の管理・対応です。
一覧表をつくって管理することで、誰がいつのお金を払っていないのかを視覚的に管理することができます。
（７）支払い・領収書
「支払い・領収書」は、重要な仕事だけど手間のかかる、各業者への支払いや領収書の管理を行うシートです。
左側には、支払った
・日付
・教科
・小目
・金額
・業者名
を入力します。
左側の情報をもとに、業者ごとに整理された表が右側に作成されます。
PDFなどのデータにしておけば、領収書のデータを添付して管理することもできます。
このシートに入力した金額が、会計報告に反映されます。
以上が、各シートの役割と使い方です。
会計担当にとっての負担となる、集金及び支払い・領収書の管理を効率化し、VBAなどを使用せず、できるだけシンプルに使えるものを目指しました。
集金や支払いをさらに高度に管理できるような高機能版は、需要があれば作成したいと思います。
（８）データの配布
僕の記事で紹介しているテンプレートは、書籍の付録QRコードからダウンロードしていただく形になります。
note で紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。
ご興味ある方はチェックしてみてください。
▶ 明治図書ONLINE
▶Amazon
ご利用にあたって
本記事で紹介しているテンプレート・アプリは、学校業務の効率化や教育活動の補助を目的として作成したものです。
児童生徒の氏名、顔写真、出欠、成績、健康情報、家庭情報、生徒指導記録、学習履歴などを扱う場合は、所属校・自治体の情報管理ルールに従ってご利用ください。
Googleドライブ、スプレッドシート、フォーム、Chat、カレンダー等を利用する場合は、保存先、共有範囲、通知先、外部サービス連携の有無を確認し、必要最小限の情報で運用してください。
作者は、利用者が入力・保存したデータを取得・閲覧することはありません。ただし、実データの管理、共有設定、運用方法については、利用者および所属組織でご確認ください。
本テンプレート・アプリの利用により生じたデータの消失、誤操作、共有設定の誤り、情報漏えい、業務上のトラブル等について、作者は責任を負いかねます。利用前にコピーを作成し、テスト用データで動作を確認したうえでご利用ください。
（９）まとめ
今回は、学年の会計報告が苦手な先生や初めて担当される先生向けに、会計報告のシンプルなテンプレートを紹介してみましたが、いかがだったでしょうか。
学年の会計報告は、学年の人数が多いと負担が大きい担当であり、ミスも許されず、期限も守らなくてはいけない仕事です。
今回のテンプレートがみなさんの仕事効率化の参考になれば幸いです。
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