ルールを疑おう。業務改善は、小さな勇気から。善意が生んだ二重ルールを凡人ワーママが撃退した話。

こんにちは。ゆきごろうです。
JTCにて、計数管理とDX推進を担うワーキングマザーです。

昨今、「業務改善」「業務効率化」で検索すると、AIの記事がズラズラズラ〜っと出てきます。今回の記事は業務改善がテーマですが、残念ながら、AIは出てきません。

AIは解決の手段の一つ。その一歩手前に「その業務は本当に実施すべきか？」という議論があるはずです。今回は担当者の善意が二重ルールを死守して、ブラックボックスになってしまったお話です。

今、前任者から仕事を引き継いでいます。
前任者は難関大学を出ていて、頭の回転が速く賢い人でした。

ところがその仕事とは…
頼まれるごとに増えていく、ルールの山。

資料のルール、メール配信のルール。 そして一番怖いのは、集計の二重ルールでした。

我々のいる事業部門と管理部門とで、集計ルールが異なっていました。確定と見込みの定義がズレており、毎月、手で調整していたのです。帳票もわざわざ2種類作っていて…

前任者曰く、かつて事業部門のルールを厳格化した際、管理部門から「ルールを変えないでくれ」と要望があったそうです。 板挟みとなった前任者は、両者を並行して回すことに知性と労力を割いていました。賢いゆえに、どんなにややこしい運用でも維持できてしまったのです。

さらに前任者は「自分は調整役に過ぎず、裁量がない」と思い込んでいたため、降ってきたルールをただ積み上げるしかなかったのです。そのため、上司が聞き取りをしてもルールの羅列しか返ってこず、現場はブラックボックス化していました。

仕事が複雑に絡まり合い、まるで窒息しそうになっていました。そこで私が投入されました。

私は「凡人」です。複雑なルールは守れません。だからこそ、誰でも回せる仕組みを必死に考えます。業務改善において、この「シンプルにしか考えられない性質」は受験には大変不利でしたが、持っていてよかった能力です。

さっそく前任者の業務と作成資料を、一枚の表にまとめました。 二つのルールのうち、どちらを採用しているのか。それとも併記か。誰とどの基準でやり取りしているのか。 次第に、前任者の頭の中だけで完結していたフローが明らかになります。

では、この後をどうするか。二重ルール？維持できるわけがありません。会社として不健全ですし、何より私が失敗します。

さっそく現状を管理部門へ相談しに行きました。社内の話なので遠慮は無用……とはいえ、半ば断られることも覚悟していました。

ところが、反応は意外なものでした。 相手も実は、二重ルールを止めたがっていたのです。お互いが「相手が変えたくないと言っている」と思い込んでいただけ。「相手のため」という善意が、結果としてお互いの首を絞めていたのです。

もしかすると前任者も相手も、真意を確かめる勇気が少しだけ足りなかったのかもしれません。

いくつか課題はありますが、二重ルールは晴れて解消される見通し、ルールがクリアになり、仕事がようやく呼吸を始めた気がします。

あなたが「仕事」だと思い込んでいるそのルール、本当に相手が望んでいるものですか？ほんの少しの勇気で無くせる業務が、その中にあるかもしれません。システムやAIに頼る前に、まずは「対話」というアナログな手段が、最大の武器になることもあるのです。

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