②3｜見えない“偏り”をほぐす｜業務の抱え込みと分担の話（中小企業診断士の実務シリーズ）

――「あの人にしかできない」を放置してはいけない理由

B社の支援では、「時間を空ける」「その時間を未来に使う」というステップを経て、チームに少しずつ余裕が生まれてきました。

しかし、現場を観察していて気になったのが――

「特定の人ばかりが忙しそう」
「“あの人に頼めば安心”という空気がある」

という“構造的な偏り”でした。

「できる人がやる」が積み重なると？

B社では、こんなケースがありました。

• 管理職xさんが、実は毎週30件以上のイレギュラー案件を処理していた

• 特定メンバーにしか操作できないツールが複数あった

• 後輩からの“相談依存”が、一人のベテランに集中していた

その人に悪気があるわけではなく、周囲も「任せてしまった方が早い」と思っている。
でも、その状態が続くことで、チーム全体の成長が止まってしまうのです。

属人化の“兆候”を見つけるチェックリスト

B社の支援では、属人化の解消に向けて、以下のようなチェックを行いました。

✅ 「この業務、他の人ができる？」と聞いて、YESが出ない
✅ 業務マニュアルがない／古い／誰も使っていない
✅ 相談が“いつも同じ人”に集中している
✅ その人が休むと、現場が回らなくなると感じている

これらが複数あてはまると、「見えない偏り」が進行している可能性が高いです。

タスクマトリックスで“誰が何をやっているか”を再確認

属人化の解消には、「見える化」がやはり効きます。

事例①でご紹介したタスクマトリックスを使って、今度は“負荷が集中しているタスク”に着目しました。

• どの業務に、どの人が関わっているか

• “1人しかできない”業務の割合

• “補佐”や“代替者”がいるかどうか

この整理をするだけで、メンバー間の負担バランスが一目瞭然になります。

解決のポイントは「代替」「予備」「観察役」

負担の偏りをほぐすには、「すぐに分担しましょう！」よりも、段階的にほぐす方がうまくいきます。

そこでB社では、次のステップを踏みました。

1. その人以外が“横で見てみる”機会をつくる
   　→「一緒にやってみる」だけで、理解度が上がる

2. マニュアルや手順メモを“その場で”書き残す
   　→「教えながら、ついでにメモる」が現場にハマる

3. “代理でやってみる日”を試す
   　→不安を減らしながら、実践を重ねる

無理なく、でも確実に「一人しかできない仕事」を減らしていく。
この“揺らぎ”が、属人化解消の第一歩になります。

「任せる側」が言語化できることが、チームの力になる

B社で特に印象的だったのは、あるベテラン社員の言葉でした。

属人化は、時に「暗黙知の塊」でもあります。
だからこそ、“教える側が学ぶ”という逆転現象も、支援ではとても重要なんです。

次回は、“役割のすき間”を埋めるステップへ

負担の偏りが見えてきたB社ですが、もう一つの問題がありました。
それは、「誰の役割でもない仕事」が放置されやすい、という構造です。

• メール返信の代行

• 取引先からの“ちょっとした”確認事項

• 会議資料の準備

いわゆる“すき間タスク”の取りこぼしは、日々の小さな混乱につながります。
次回（8/26）は、「役割の間にあるグレーゾーン」の扱い方について、お話しします。

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本日も貴重なお時間をいただきありがとうございました✨
連載をスタートさせ、一か月が経ちました👏

ここまで累計555以上のスキ❤️をいただき、とても嬉しく感じております🙇‍♂️

一話読切スタイルで書いていますが、序章、事例①と読み進めていただけることで、
より分かりやすく楽しんでいただけると思いますので、こちらから他の記事も覗いていただけると幸いです😄

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