稟議書の書き方・書き出しはChatGPTで解決｜社内文書を丸投げするプロンプト【総務・事務】
「書き出しの一行」で、固まっていませんか
こんにちは。中小企業のバックオフィスをAIでラクにする話を書いています。
事務や総務をやっていると、とにかくいろんな文章を書きますよね。
稟議書・申請書
社内へのお知らせ（「〇〇のご案内」）
他部署への依頼メール
議事録のまとめ
お詫び・督促・お断りの連絡
取引先への案内文
どれも「難しい」わけじゃない。でも、毎回ゼロから書き出すのが地味に面倒。
特に最初の一行、「いつもお世話になっております」の次に何を書くか——ここで固まって、5分、10分と過ぎていく。あの時間、けっこう積み重なっているはずです。
社内文書は「型が決まっている」から、AIと相性がいい
ここで朗報です。
社内文書のほとんどは、型（構成）がだいたい決まっています。
たとえば「お知らせ」なら、
あいさつ
何のお知らせか（件名・結論）
詳細（日時・場所・対象など）
お願いごと・注意点
問い合わせ先・結び
——この流れは、内容が変わってもほぼ同じですよね。
型が決まっているものを、その型どおりに量産する——これはAI（ChatGPTやClaude）がとても得意な作業です。
あなたは「何を伝えたいか」だけ渡せば、AIが体裁の整った文章に起こしてくれます。ゼロから絞り出す必要がなくなります。
大前提：たたき台はAI、事実と承認は人
先に大事なところを。
AIに作らせるのは「たたき台」です。 そのまま出すのではなく、
日時・金額・部署名・固有名詞などの事実は、必ず人が入れて確認する
稟議・申請など"承認が絡む文書"は、内容の妥当性を人が判断する
社内のトーン（かたさ・ゆるさ）は、自社に合わせて人が微調整する
AIは「文章の骨組みと言い回し」を用意する係。判断と事実は人、という線を守れば、安心して使えます。
このあと紹介するプロンプトでは、人が入れるべき箇所を【 】で空欄にして出させる工夫を入れています。これで「AIが勝手にそれっぽい数字を書いてしまう」事故を防げます。
コピペで使える：社内文書のたたき台生成プロ
ンプト
まず1本。ChatGPTかClaudeに貼って、そのあとに「どんな文書か」を伝えてください。
あなたは社内文書の作成アシスタントです。
これから伝える内容をもとに、社内向けの文書のたたき台を作ってください。
【私が伝えること】
- 文書の種類（例：お知らせ／依頼／案内／お詫び など）
- 誰宛か（社内全員／特定の部署／取引先 など）
- 伝えたい要点（箇条書きでOK。ざっくりで構いません）
【作ってほしい形】
- 件名（わかりやすく1行で）
- 本文（あいさつ→結論→詳細→お願い→結び の構成で）
- 日時・金額・部署名・担当者名など、私が入れるべき事実は【 】で空欄にする
- ていねいすぎず、社内で自然に読めるトーンで
- 最後に「この文書で人が必ず確認すべき点」を2〜3個挙げる
準備ができたら「文書の内容を教えてください」とだけ返してください。ポイントは、「事実は【 】で空欄に」と指示していること。
たとえば「開催日は【 】」のように空欄で返ってくるので、そこに正しい日付を入れるだけ。AIが適当な日付を書いてしまう心配がありません。
もう1本：過去の文書を「流用・書き換え」プロンプト
「去年のお知らせを、今年用に手直ししたい」——このパターン、多いですよね。ゼロから作るより、過去の文書を使い回すほうが速いです。
あなたは社内文書の編集アシスタントです。
これから「過去に使った文書」を貼ります。これを、今回用に書き換えてください。
【お願い】
- 全体の構成・トーンはそのまま活かす
- 日付・数字・固有名詞など、変わる部分は【 】で空欄にして、私が入れられるようにする
- 今回の変更点（私が伝えます）を反映する
- 古くなった表現や、今回に合わない一文があれば「ここは見直した方がよいかも」と教える
準備ができたら「過去の文書と、今回の変更点をどうぞ」と返してください。これで、毎年・毎月くり返す定型文書が、コピペ＋穴埋めだけで仕上がります。
つまずきやすいポイント
Q. 会社の情報をAIに貼って大丈夫？
A. 気になる場合は、社名・人名・金額を伏せた状態でも、文章の骨組みは作れます。社内にAI利用のルールがあれば、それに従ってください。
Q. できた文章、そのまま提出していい？
A. いいえ。特に稟議・申請など承認が絡むものは、内容が正しいか人が確認を。AIのたたき台は「8〜9割できた下書き」くらいに思ってください。
Q. 会社独自の言い回しや書式に合わない
A. その場合は「うちではこう書きます」という例を1つ見せて頼むと、AIがそのトーンに寄せてくれます。一度うまくいった指示は保存しておくと、次から使い回せます。
まとめ：ゼロから書く時間を、まるごと省く
社内文書は「型が決まっている」から、AIにたたき台を作らせるのが相性◎
事実・承認・トーンは人。「事実は【 】で空欄に」と指示すれば事故を防げる
過去の文書は「流用・書き換え」プロンプトで使い回すと速い
「書き出しで固まる5分」を毎回省けるだけで、1日の終わりの疲れ方が変わってきます。まずは次に作る1通を、上のたたき台プロンプトで試してみてください。
もし「稟議・お知らせ・依頼・お詫び・督促…用途別のテンプレとプロンプトをまとめて欲しい」という声が多ければ、そういう社内文書の"型セット"を作ろうと思います。「これも欲しい」があれば、コメントで教えてください。次の記事の参考にします。
（"言いにくい系"のメール——クレーム返信やお詫び・お断り——については、別の記事で詳しく書いています。あわせてどうぞ）▼あわせて読みたい
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