チケット管理、フォームとLINEとスプレッドシートに散らかっていませんか

お付き合いの長い制作から、チケット管理の相談を受けました。公演のたびにGoogleフォームで予約を受け付けて、スプレッドシートで集計して、入金確認はLINEで。当日の受付リストはスプレッドシートから別途印刷して持っていく。それを制作担当がひとりで回していました。

回していた、と書きましたが、正確には「なんとか回していた」です。公演が近づくにつれて、まだ入金されていない人が何人いるか、このキャストの予約は何枚で誰に渡したか、という確認が間に合わなくなってきます。タブを行き来して、LINEを遡って、スプレッドシートの行を目で追う。公演が複数回に分かれていれば、もう追いつきません。

これは個々のツールの問題ではなく、構造の話です。

情報が散らばる仕組み

小規模な劇団の予約管理は、たいていこんな形になっています。

予約の受付はGoogleフォームで、回答はスプレッドシートに自動保存されます。ここまではいい。でも入金確認はフォームの守備範囲外なので、別のシートか、LINEのやりとりで管理することになります。当日の受付リストはまた別途作成して、キャスト別の販売枚数は自分で関数を組むか、手で数えるしかありません。

情報が3つも4つも場所に分かれていると、「今の最新」がどこにあるのかわからなくなります。

さらに厄介なのが、演劇ならではの事情です。一般的なイベントと違って、劇団のチケットは「誰経由の予約か」が重要になります。キャストが個人的に声をかけて売ることが多いので、このお客さんは誰の紹介か、このキャストは合計何枚売ったかを把握する必要があります。Googleフォームに項目を足すことはできますが、最終的な集計確認は手作業のままです。

チケット販売サービスという選択肢

じゃあ既存のチケット販売サービスを使えばいいのでは、という話もあります。実際に試したこともありました。当日の金銭管理をサービス側に任せられるのは確かに楽です。

ただ、使ってみると別の面倒が出てきました。キャストごとにチケットを登録する手間がかかること。うっかり別のキャストのページから買ってしまったお客さんがいて、その修正は結局手作業になったこと。手数料もかかります。

お金の管理は楽になったけれど、「誰経由の予約か」を正確に把握する部分は解決しませんでした。ミスが起きたときに手で直すしかないのは、フォームとスプレッドシートのときと変わりません。ツールが変わっただけで、構造は散らばったままです。

ひとつにまとめてみた

私はこの散らばりを、アプリにすることで解決してみました。ZASEKEEPという名前をつけました。

最初に作ったのは、予約受付、入金管理、キャスト別集計、当日受付の4つを一画面に集約するところからです。キャストごとに専用の予約リンクが発行されて、自分のリンクをSNSやLINEで送れば、そのキャスト経由の予約が自動的に集計されます。入金確認もその場で切り替えられますし、当日受付はスマホで名前をタップするだけで済みます。

使ってもらいながら機能を足していきました。稽古カレンダーを作ってGoogleカレンダーとの同期を入れたり、経費の割り勘と精算を管理できるようにしたり、公演後にお客さんから感想をもらえるフォームを足したり。残席が少なくなったら予約フォームに△表示を出す仕組みや、当日の飛び込み客を追加する機能も入れました。

どれも「あったら便利」ではなく「ないと困る」から足したものです。実際に公演を回しているうちに、制作担当がスプレッドシートで別途やっていた作業が見えてきて、それをひとつずつ吸収していきました。

Googleアカウントがあればすぐ使い始められます。URLを送るだけでキャストもスタッフも参加できるので、アプリのインストールや新しいID・パスワードの作成は不要です。稽古と本番で忙しい現場に、余計な手間を足さないことを最優先にしています。

公演が近づくほど効いてくる

実際に公演で使ってもらって気づいたのは、予約管理の負荷は公演が近づくほど急激に上がるということでした。最初の1週間はぽつぽつ入る予約を眺めているだけで済みます。でも残り1週間を切ると、入金確認、席数の調整、追加予約の受付が同時に走り出します。

その段階でタブを行き来している余裕はありません。全部が一箇所にあることの価値は、平時より有事に効いてきます。

演劇の予約管理に困っている人へ

ZASEKEEPは劇団や演劇ユニット向けに作りましたが、演奏会やライブハウスの自主企画など、似た構造の予約管理にも対応しています。制作担当がひとりで回している現場、「とりあえずGoogleフォームで」と毎公演思っている人。そういう人たちに届いてほしいと思っています。

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