AIの文章が「なんか違う」を卒業する。社内ルールとトーンを同期させる「オンボーディング」術【生成AI部下と上司の仕事日誌】Day9

「……この稟議文、誰が書いた？」

「内容は悪くないんだけどさ……
うちの文章じゃないんだよね、これ。」

――稟議は通った。
でも、「社内っぽくない」という一言で、
そのままテンプレフォルダ行きになった。

今回は、生成AIが出力した文章が、社内ルールと違っていることや、いまいち求めていたことに合わないなどの対処法について、書いています。

この連載では、
🤖 生成AI部下（アグボくん）がやらかす
❄ 空気が凍る
という“現場あるある”をもとに、

・なぜズレたのか
・どこが設計ミスだったのか

を、実務目線で整理していきます。

この連載は、実際に寄せられた相談の中から
「これは多い」と感じたテーマを取り上げています。
ひとりの失敗談ではなく、
現場のあるあるとして読んでもらえたら嬉しいです。

※このシリーズのまとめはコチラ！

1️⃣ トーン・敬語レベルがズレる問題

🔍 起きていること

生成AIに文章を作らせると、

• 丁寧すぎる

• 逆にフランクすぎる

• 相手の役職に合わない敬語レベル

になりがちです。

理由は単純で、
AIは「誰に向けた文章か」を具体的に知らないからです。

たとえば：

❌「ご高配を賜りたく存じます」
→ 課長宛には重すぎる

❌「ご確認お願いします！」
→ 稟議には軽すぎる

「うち、そんなにかしこまらないよね」
「逆にカジュアルすぎない？」
そんな“トーン違い”が積み重なって、
「社内っぽくない」の一言になります。

🧯
「トーン違い」のまま出してしまい、
「これ、誰に向けて書いたの？」
と差し戻されたこと、ありませんか。

✅ 解決策（正確なやり方）

① 相手の立場を必ず明示する

📌 プロンプト例：

② 正解サンプルを1つ与える

これを渡すだけで、
AIは「敬語レベルの基準」を掴めます。

2️⃣ よく使う定型句・言い回しが出てこない問題

🔍 起きていること

AIが出してくる文章は、

• 教科書的

• 一般的

• どこの会社でも通じそう

という特徴があります。

その結果、

「本件につきましてご検討ください」
「ご対応のほどよろしくお願いいたします」

など、
自社では使わない言い回しになります。

その結果、
「これ、どこの会社の文章？」
とツッコまれる文になります。

✅ 解決策

① 社内の“いつもの言い回し”を集める

例えば：

• 「本件、ご承認賜りたく存じます」

• 「以下の通りご報告いたします」

• 「対応方針としては次の通りです」

② AIに“辞書”として渡す

📌 プロンプト例：

これは、
📝「社内日本語の変換ルール」を教えているのと同じです。

3️⃣ 社内ルール・フォーマットから外れる問題

🔍 起きていること

AIは文章は作れますが、

• 件名の付け方

• 結論の位置

• 項目の並び順

といった
社内ルールは知りません。

結果、

• 結論が最後に出てくる

• 稟議なのに「ご検討ください」で終わる

• フォーマット違反になる

という事態が起きます。

✅ 解決策

① フォーマットをそのまま渡す

② 文書の“目的”を明示する

「何の文書か」を言わないと、
AIは“説明文”として書いてしまいます。

4️⃣ AIっぽさがにじみ出てバレる問題

🔍 起きていること

• 回りくどい

• 同じ意味の言葉を繰り返す

• きれいすぎる

結果、
「AIで書いたでしょ？」と分かる文章になります。

例えば、

「まず初めに、最初にお伝えしたいポイントとしては…」
「結論から申し上げますと、結論といたしましては…」

など、
同じ意味の前置きを重ねがちです。

✅ 解決策

① 文を短くする指示を入れる

② 自分の書いた1文を混ぜる

人間の文を“混ぜる”ことで、
全体が人間側に寄ります。

5️⃣ まとめ

生成AIの文章が
「社内っぽくならない」のは、
文章力の問題ではありません。

会社ごとのルールを、
まだ教えていないだけです。

「見本を渡していない」。
ただ、それだけです。

一度でも
「これなら、うちで通った」
という文章を見せると、
2回目からの“社内っぽさ”は一気に変わります。

文章ではなく、
📌「社内の書き方ルール」を教える。

そうすると、

• トーンが合う

• 定型句が出る

• フォーマットも守る

ようになります。

🔜 次回予告

Day10：誤情報を会議で言って冷や汗をかいた日

AIで調べた情報を、
そのまま話したら……

「それ、古くない？」

と止められる。

✔ なぜAIは“それっぽい嘘”を言うのか
✔ どう見抜けばいいのか
✔ 私が作った確認ルール

を、整理します。

もしあなたも、

・文章は出るけど、しっくりこない
・毎回書き直している
・「社内っぽくない」と言われた

そんな経験があれば、
それは失敗ではありません。

「見本を渡していない」
ただ、それだけです。

✨ 「社内っぽさ」は、教えれば、ちゃんと覚えます。

「わかる……」と思ったら、
スキやコメントで教えてもらえると嬉しいです。

あなたの
「社内っぽくならなかった話」
ぜひ聞かせてください。

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