メールの誤送信を減らしたい！

こんにちは。記事を開いて頂きありがとうございます！

今回は、「メールの誤送信って無くなることはないのか」というお話をしたいと思います。

メールって、仕事でもプライベートでもまだまだ使われているツールですが、誰でも一度くらいは「間違えて送っちゃった…」という経験がある方は多いのではないでしょうか。

会社員の場合、誤送信は情報漏洩のリスクにもつながるため、時には大ごとになることもあります。

実際、メール誤送信による情報漏洩は2000年代から繰り返し注意喚起されており、すでに20年近く問題視されているにも関わらず、なかなか無くなりません。

セキュリティニュースを見ているとよくこういうニュースが流れてきます。

これらのメール誤送信は、注意力不足なので「気をつけていれば防げたはず」と言われることがしばしばあります。

本当にそうでしょうか？

私は「メール誤送信を完全になくす！」とは言えないまでも、もう少し根本の部分から向き合って、どうすれば減らしていけるのかを考えたくなりました。

この記事ではその視点で、ゆるく整理してみたいと思います。

気をつけても、なくならないもの

私たちは日々、多くのメールをやり取りしています。

たとえば仕事であれば、複数の会社と見積や発注の調整、新規アポイントの調整、社内外への連絡など。

そしてメールには、「宛先」「内容」「添付ファイル」といった、確認すべきポイントがいくつもあるのが実情です。

ミスは気をつけていても起きるもの

メールの誤送信を起こさないように気をつけましょう！
と言われますが、そもそもメールの数が多過ぎるのでは無いかと思います。

人によって違うと思いますが、私自身は1日だいたい10通くらいメールを送っています。

営業職の方などは、もっと多くの得意先や仕入先とのやり取りがあるでしょうし、一斉メールを送るような場面も多いと思います。

どれだけ気をつけていたとしても、人間はミスをします。

注意力によってミスの確率は上下するかもしれませんが、ゼロにはなりません。

たとえば、以下のようなケースを考えてみてください。

• Aさんは、100件のメールに1回ミスする（ミス率1%）

• Bさんは、20件のメールに1回ミスする（ミス率5%）

実際に発生したミスはお互い1件と同じだった場合、どうでしょうか。

メールを送った数が明らかに違います。
Aさんは、多くの顧客を対応して、部署の売上にも大きく貢献していたとします。
当然、見積・発注・契約といったメールのやり取りも増える。
つまり、仕事の量に比例してミスの絶対数が発生しやすくなる構造ですよね。

それでも「AさんもBさんも注意力が足りない」と一様に言えるでしょうか？

注意で解決させようとする対策の限界

一般的な対策としては、

• チェックリストツールの導入

• メール送信前の目視確認

• 上司による承認フローの導入

といったものが挙げられます。

もちろん、どれも一定の効果はあると思います。
ですが、そもそも気をつけることを前提とした仕組みである限り、完全には防げません。

なぜなら、誤送信の原因は必ずしも不注意だけではないからです。

• 忙しさ

• 確認を急かされる空気

• 毎日の繰り返しによる油断

こうした状況下では、誰でもうっかりやってしまうことはあるのです。

誤送信は、たまたま運が悪かったとか、ミスした本人がずさんだったという話ではなく、むしろ、仕組みや環境に依存して起きている構造的な問題なんじゃないか、と私はそんなふうに考えています。

人間の目に頼らない仕組みで防ぐ

メールの誤送信を完全にゼロにするのは、正直難しいと思います。

でも、AIなどの技術を使えば今以上に削減することはできると思います。

たとえばこんな感じです。

• 「Bccでメールを送っています」と本文に書いているのに、Toになっている時はアラートを上げる

• 〇〇株式会社　XX様　と記載されているのに関係ない人がToに入っている

• 過去のメールのやり取りから判断し、関連のある添付ファイルなのかを判断する。

• 個人情報を含む添付ファイルなので、注意喚起を促す

こういった機能は、すでに色々なメールアシスタントツールとして実装されてきつつあります。

「AIで誤送信を防ぐ」というのも、少しずつ現実になってきています。

もちろん、まだ発展途上の部分もあります。

でも少なくとも、「人間が気をつければいい」という考えだけでは限界があるのは、もう明らかです。

おわりに

メールの誤送信は、ずっと昔から問題になってきたのに、いまだに無くなっていません。

それはたぶん、「人間が気をつければいい」という前提が、ずっと変わっていないからです。

でも私たちは、そろそろ別の視点を持ってもいいはずです。

人が完璧でなくても、守られる仕組みをつくる。

これからの誤送信対策は、「注意してね」ではなく、「大丈夫、ちゃんと見てくれる仕組みがあるから」という安心感をつくること。

そんな時代に、少しずつ近づいているのだと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました！

それではまた！

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