［Excel］ファイルを引き継いだらやること ②ファイルの内容を消さない

お役所のエクセル EXCELでつまずかない！公務員の実務で必須の操作をまとめて解決

2024年11月27日 23:25

ファイルを引き継いだらやることとして、前の記事で、「ファイルを引き継いだらやること ①引き継いだファイルを消さない」と書きました。
その続きです。

【まとめ】

・コピーしたファイルの「集計」シートをコピーして「【元】集計」に名前を変える。
・修正は「集計」シート（コピーの元となったシート）上で行う。
・「データ」シートもコピーして「【元】データ」と名前を変える。
・修正は「データ」シート（コピーの元となったシート）上で行う。
＊シートのコピー：Ctrlを押しながら、シート名（インデックス/見出し）部分を左右いずれかにドラッグ

【説明】
今回も簡単です。

前の記事のとおり、引き継いだファイルをコピーしてから別名保存すれば、元のファイルを消す可能性は低くなります（使わないので）。
また、自動バックアップや自動保存により、別名保存したファイル自体の紛失や破損にも対応できます。

ファイルをコピーしたら、シートもコピーしておく

次にやることはファイルこ中身を消さないことです。
そのためには「シート」のコピーを作ります。

ちゃんとしたファイルを引き継いだなら、ファイルには「データ」シートと、そのデータを集計した「集計」シートがあるはずです（残念ながら集計表しかないファイルも多いのですが）。

これは以前、「作表実践編イントロ　理想的な集計表ファイルの構成は」でお示ししました。

こんな感じです。

上の記事では、「元データ」シートもありますが、実際は「集計」シートと「データ」シートだけの場合が多いかと思います（「データ」シートがあれば上出来ともいえます）。

こんな感じです。↓↓↓

この「集計」シートを直接修正すると、計算式がエラーになったり、消してしまう場合があります（経験多数）。
その際、元の計算式をすぐに確認・コピーできると慌てません。
そのために、まずは「集計」シートのコピーを作ります。
コピーしたシートは「元」シートとして手を付けないでおきます。

これにより、計算式分がおかしくなっても、消してしまっても、「元」シートを見たり、計算式をコピーすることで、すぐに解決できます。

シートのコピーは１秒　Ctrl + シート名をドラッグ

シートのコピーは簡単です。
シート名を右クリックして「移動またはコピー」をクリックしても出来ますが、推奨しません（別ファイルに移動/コピーならこの方法）。

おすすめは、「シート名の部分を、Ctrlを押しながらドラッグ（左右どちらでも）」です。すぐにコピーができます。

コピーして出来たシートには、元のシート名の後に「(2)」が付きます。
「集計」シートをコピーすると「集計(2)」になります。

この「集計(2)」の部分をダブルクリックすると、シート名が修正可能になります。

コピーで出来たシートは「【元】集計」とすると分かりやすいでしょう。（【】は目立たせるためです。単に「元集計」でも、「★元★集計」でも構いません。）

その後、コピー元の「集計」シートに移って、集計作業や計算式の修正を行います。

コピーで出来たシートの計算式は、コピー元と同じです。
「データ」シートを参照していれば、そのまま引き継がれます。

＊コピー元のシートを「元」シートとして、コピーで出来たシートで作業を行っても構いません。ただし、後段の「データ」シートと同様、コピーで出来たシートを「元」シートとし方が混乱が起きづらいでしょう。
シート名の変更も、コピーで出来たシートに「【元】」と付けるだけなので楽です。

元ファイルからの計算式コピーは避ける

「集計」シートの計算式を消してしまったときなどは、先の記事でお示しした「元の（＝コピーする前の）ファイル」を参考にすることでも解決できます。
ただし、元のファイルの計算式をコピーすると、元のファイルを参照したままの場合があるので要注意です。
ファイル間の計算式のコピーは、なるべく避けた方が賢明です。

「データ」シートもコピーする

次に、集計の元となる「データ」シートもコピーしておきます。
コピーで出来た「データ(2)」は「【元】データ」に名前を修正しておきます。
そのうえで、データの修正は、コピーの元となった「データ」シート上で行います。

データの修正はしばしば行われます(入力に誤りがあった、など）。
しかし、誤ってデータを修正してしまうと、元に戻れない場合があります（経験あり）。

そのために、修正前の「データ」を「【元】データ」としておくのです。

なお「集計」シートが「データ」シートを参照している場合（＝「データ」シートのデータを集計している場合）、「データ」シートをコピーしてできた「データ(2）」は「集計」シートでは集計されません。
「データ(2）」（名前を変えても変えなくても）を修正しても、「集計」シートには反映されないのです。

「データ」シートを参照している「集計」シートのコピーは、引き続き「データ」シートを参照しますが、「データ」シートをコピーしてできた「データ(2)」は、「集計」または「集計(2)」シートに影響を与えないのです。

そのため、データ修正はコピー元の「データ」シートで行います。コピーで出来た「データ(2)」はあくまで「元データ」として念のためのものになります。

文章だと分かりづらいですね。

図だとどうでしょうか。

「データ」シートのデータを元にしている「集計」シートは、コピーしても「集計」シートの修正が反映されます（計算式の元が「データ」シートになっているため）。

一方、「データ」シートをコピーして出来た「データ(2)」シートを修正しても、「集計」シートや、そのコピーである「集計(2)」シートには反映されません。

そのため、「データ(2)」シートの「念のため」用の「【元】データ」として扱い（何もなければ触らない）、データ修正は「データ」シート上で行います。

「集計」シートは元シートでもコピーで出来たシートのどちらを「【元】集計」にしても構いませんが、「データ」シート同様、コピーで出来たシートを「【元】集計」とした方が混乱しないでしょう。

以上、ちょっとわかりづらいところもありますが、ファイルだけでなく、シートのコピーも重要、という内容でした。

参考になれば幸いです。

さて、シートをコピーして修正を行いますが、どこを修正したか、分からなくなることがあり勝ちです。
そんな時はどうすればいいでしょうか？

それは次回ということで。

気になった方はフォローをどうぞ。

（作業　１日２H）