「やること」が増えるほど、仕事は抜ける。ChatGPT Workに任せる“次の一手”の整理術

週次レビューをしても、翌週の仕事が楽になるとは限りません。

「今週はこれをやった」と振り返って、メモも残した。けれど月曜日になると、また同じところで止まる。

• 何から手をつけるか

• 誰に返事をするか

• 後回しにしてはいけないことは何か

個人事業主の仕事は、やることが少ないから大変なのではありません。営業、制作、納品、経理、発信、顧客対応が、一つの頭の中に同時に入っているから抜けます。

前回は、ChatGPT Workを使って「今週、何をやったか」を週次レビューにする方法を書きました。

今回はその続きです。振り返った内容を、来週の「次の一手」に変えます。

「次の一手」を決めた後、最初の30分の作業に落とす方法は、「次の一手」を決めても、仕事は終わらない。ChatGPT Workで「30分の作業」に分解するで続けています。

ToDoを書き出しても、優先順位は決まらない

仕事がたまったとき、まずToDoリストを作る人は多いはずです。

ただ、項目が20個に増えても、仕事が前に進むとは限りません。

「見積書を送る」「記事を書く」「請求書を確認する」「SNSを更新する」と並べても、どれを今日やるべきかは別の話です。

ここで必要なのは、作業を増やすことではありません。今ある仕事の中から、次に判断すべきことを見つけることです。

たとえば、次のように分けます。

• 今日中に返事をしないと相手が止まること

• 今週中に着手しないと締切に間に合わないこと

• 先に決めないと、他の仕事も決められないこと

• 後回しにしても、今週は問題が起きないこと

この整理を一人でやると、目の前で気になる仕事に引っ張られます。ChatGPT Workに週次レビューを渡し、「次の一手」を選ばせると、頭の中の混線をほどきやすくなります。

ChatGPT Workに渡すのは、きれいな報告書ではない

完璧な週報を作る必要はありません。むしろ、散らかったメモのままで大丈夫です。

たとえば、前回の週次レビューに次のような情報があったとします。

• A社への見積もりは作成済み。ただし、まだ送っていない

• 今週公開した記事は1本

• 問い合わせへの返信が2件残っている

• 来週の打ち合わせでは、新しい提案の方向性を決める必要がある

• 請求書は月末までに確認したい

• SNS用の投稿案はあるが、今週中でなくてもよい

これをそのままChatGPT Workに渡します。

その上で、こう頼みます。

大事なのは、「ToDoを全部並べて」と頼まないことです。判断を求める。そこが変わると、返ってくる内容も変わります。

「最初の10分」を決めると、仕事は動き始める

優先順位が分かっても、仕事に着手できないことはあります。

特に、見積もり、提案、重要な返信のように、考えることが多い仕事ほど後回しになりがちです。

そこで、ChatGPT Workには「最初の10分でやること」まで出してもらいます。

• A社への見積もり：宛先と件名を入れ、本文の最初の2行だけ書く

• 来週の打ち合わせ準備：決めるべき論点を3つ箇条書きにする

• 未返信の問い合わせ：2件を開き、返答期限だけ確認する

これなら、仕事を終わらせる約束ではありません。仕事を始める位置を決めるだけです。

個人事業主の仕事では、この違いが大きいと思います。時間がないから進まないのではなく、始める場所が曖昧で、考える時間に消えてしまうことがあるからです。

ChatGPT Workは「判断の下書き」をつくる場所

もちろん、最終的に何を優先するかは自分で決めます。

急ぎの依頼でも、受けるべき仕事とは限りません。売上につながりそうでも、条件が悪ければ断る判断もあります。

だからChatGPT Workに任せるのは、優先順位そのものではありません。自分が判断するための下書きです。

• 今週、何が止まっているのか

• 誰が待っているのか

• 何を先に決めないと、次へ進めないのか

• 今やらなくてもよい仕事は何か

これを毎週ゼロから考えず、Workに前回までの内容を引き継がせる。

そうすると、ChatGPT Workは単発で答えを出す相手ではなくなります。自分の仕事の流れを見ながら、次の判断を整える場所になります。

毎週の終わりに、3つだけ決める

来週の予定を完璧に埋める必要はありません。

まずは毎週の終わりに、次の3つだけを決めれば十分です。

• 来週、最初に着手する仕事

• 今週のうちに返事をする相手

• 今週はあえて後回しにする仕事

この3つをChatGPT Workと一緒に言葉にしておくと、週明けの迷いが減ります。

仕事を増やさないために、仕事の順番を決める。

ChatGPT Workは、そのための「もう一人の頭」として使うと、個人事業主の実務になじみます。

次回は、取引先ごとに説明や約束がぶれないようにする「顧客別メモ」の作り方を扱います。

▼あわせて読む

・「次の一手」を決めても、仕事は終わらない。ChatGPT Workで「30分の作業」に分解する

https://note.com/poliplus/n/nf6b2fdd35ab1

・今週、何をやったか思い出せない人へ。ChatGPT Workでつくる「週次レビュー」

https://note.com/poliplus/n/ncc28addb2b67

・1本の動画を複数媒体へ展開するAI運用設計――人間に残す判断と責任

https://note.com/poliplus/n/nfa84bc37af7a

・ChatGPT Workの音声入力で、考えながら仕事を進める

https://note.com/poliplus/n/n064d7e9eea8b

・「記事を書いて」だけでは、ChatGPT Workは使い切れない

https://note.com/poliplus/n/n2beb8dd7553a

▼このテーマのまとめ

・AI×発信ノウハウまとめ

https://note.com/poliplus/n/ncd6194c20727