終わった仕事を、次の仕事の味方にする。ChatGPT Workに残す「自分の型」

ひとつの仕事が終わると、すぐに次の用事が入ってきます。

案内メールを送った。
見積もりを出した。
資料をつくって、打ち合わせを終えた。

送ったメールや完成したPDFは残ります。でも、次に似た仕事が来たときに必要なのは、完成品だけではありません。

「前回、最初に何を確認したか」
「どこで迷って、何をやめたか」
「相手に伝わったのは、どの説明だったか」

こういう部分は、仕事が終わった瞬間から消えていきます。

数週間後に同じような依頼が来ると、またゼロから考えることになる。その繰り返しが、少人数で仕事をしている人の時間をじわじわ奪います。

前回：ChatGPT Workで「30分の作業」に分解する

完成品だけでは、次回に使いにくい

たとえば、既存のお客さんに新サービスを案内するメールを送ったとします。

メール本文を保存しておけば、次回も使えそうに見えます。

でも実際には、送る相手も、案内したい内容も、少しずつ違います。そのままコピーすると、今度は言葉が合わない。

再利用したいのは、文章そのものよりも、その前にした判断です。

• 最初の一文で何を伝えたか

• 価格の説明を本文に入れたか

• 説明を長くしすぎないために何を削ったか

• 送る相手ごとに、どこを書き換えたか

この判断が残っていれば、次回は「前のメールを探す」ところから始めなくて済みます。

仕事が終わったら、5分だけ振り返る

ここでChatGPT Workを使います。

大げさな報告書をつくる必要はありません。仕事が終わったあと、5分だけメモを渡せば十分です。

今日終えた仕事を、次回に使える形で整理してください。

【やったこと】
既存のお客さんに新サービスの案内メールを送った

【相手】
以前から取引のあるお客さん

【今回意識したこと】
売り込みすぎず、既存サービスとの違いを最初に伝えた

【迷ったこと】
価格を本文に書くかどうか

【次回も使えそうなこと】
メールは短くし、相手ごとに冒頭だけ変える

【整理してほしいこと】
・次回の確認項目
・そのまま使える進め方
・相手によって変える部分
・今回の仕事で残すべき判断

この内容を残しておけば、次の依頼が来たときに、ChatGPT Workへ「前回の型を使って」と渡せます。

型は、同じ仕事を繰り返すためのものではない

「型」と聞くと、毎回同じように仕事をするためのものに思えます。

でも、個人事業主の仕事は毎回少しずつ違います。相手の状況も、締切も、予算も変わります。

だから型にするのは、答えではありません。

変えなくてよい部分と、毎回考え直す部分を分けることです。

たとえば案内メールなら、

• 変えなくてよい部分：確認する材料、文章の長さ、送る前の見直し項目

• 変える部分：相手の名前、困りごと、案内する内容、冒頭の一文

ここが分かれているだけで、仕事の始め方が変わります。

自分の判断を残すほど、相談が早くなる

ChatGPT Workに仕事の型を残す意味は、作業を自動化することだけではありません。

「自分は何を大切にしているか」を、次の仕事でも使えるようにすることです。

たとえば、

• 強い売り込みはしたくない

• 最初に相手の状況を確認したい

• 専門用語を使わずに説明したい

• 返信が必要なところを、はっきり書きたい

こうした判断をその都度考え直す必要はありません。

仕事を終えるたびに少しだけ残す。すると、ChatGPT Workは単なる下書きの相手ではなく、自分の仕事の進め方を覚えておく場所になっていきます。

次の仕事を速く始めるために、今日終えた仕事を5分だけ振り返ってみてください。完成品の横に、自分の判断を残す。それが、次回の仕事を助けてくれます。

次回は、こうして残した型を使い、毎朝「今日は何からやるか」を短時間で決める方法を紹介します。

▼あわせて読む

・「次の一手」を決めても、仕事は終わらない。ChatGPT Workで「30分の作業」に分解する

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・1本の動画を複数媒体へ展開するAI運用設計――人間に残す判断と責任

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・「やること」が増えるほど、仕事は抜ける。ChatGPT Workに任せる“次の一手”の整理術

https://note.com/poliplus/n/n139af14eb77c

・「記事を書いて」だけでは、ChatGPT Workは使い切れない

https://note.com/poliplus/n/n2beb8dd7553a

▼このテーマのまとめ

・AI×発信ノウハウまとめ

https://note.com/poliplus/n/ncd6194c20727