T42_iPhone×NotebookLM×Geminiで、誰でも回せる議事録作成フロー

議事録づくりは、「回る仕組み」が大事

会議が終わったあと、録音はあるのに議事録ができない。
作れる人だけが毎回担当する。

AIを使えば楽になると言われますが、実際には「AIをうまく使える人」に依存してしまうことも多いと感じています。

これでは校務改善とは言えません。

必要なのは、うまい人の技ではなく、誰がやっても形になる流れです。

つまり、再現性のある議事録作成の仕組みです。

いろいろ試す中で、いま一番手軽で再現しやすいと感じているのが次の方法です。

iPhoneで録音 → NotebookLMに保存 → GeminiのGemで議事録化

この記事では、iPhone・NotebookLM・Geminiを使って、誰でも回せる議事録作成フローを紹介します。

議事録は「録音→保管→整形」に分けると回しやすい

この方法は、「録音 → 保管 → 整形」の3ステップで進めます。

まず全体の流れです。

iPhoneで会議を録音
        ↓
NotebookLMに音声を保存
（会議データの保管庫）
        ↓
GeminiのGemで議事録作成
（整形担当）
        ↓
Teamsなどで共有

この方法のポイントは、AIの役割をシンプルに分けることです。

NotebookLMは、録音データの保管庫。
Gemは、議事録の整形担当。

それぞれの役割を絞ることで、仕組みがシンプルになります。

複雑なAIワークフローは、現場では続きません。だからこそ、仕組みはシンプルにします。

手順①　入口を軽くする。まずはiPhoneで録音

まずは会議を録音します。

専用機材は必要ありません。iPhoneの録音機能で十分です。

まず記録を残すことの方が大事です。

入口が軽いと、運用は続きやすくなります。
校務改善は、こうした小さな習慣から始まります。

手順②　NotebookLMは「録音データの保管庫」

NotebookLMの役割は録音データの保管庫です。

１．ボイスメモの録音データの三点リーダーから共有をタップ

２．NotebookLMをタップ

これで、NotebookLMへ音声データが保存されます。

出てこない人は、右へスクロールしてその他を選びます。
編集をタップして、候補からNotebookLMを選んで「よく使う項目」へ登録します。

会議の音声データをNotebookLMに保存しておくと、

・会議の記録を一か所にまとめられる
・AIが音声データを参照できる
・後から内容を確認できる

というメリットがあります。

NotebookLMでも議事録は作れます。
ただ、役割を「保管」に絞った方が運用はシンプルです。整形はGemに任せた方が、議事録の型をそろえやすくなります。

手順③　GeminiのGemで議事録整形

Gemは、議事録の整形担当です。

ここから先はPCで作業します。

あらかじめプロンプトを仕込んでおいたGemを選びます。

NotebookLMに保存してある音声データの入ったノートブックをソースにして、Gemに議事録を作成させます。

出力後、目で確認して微修正が必要なので、Canvasを選択します。

スレッドに、NotebookLMのノートブック内のソース名と参加者名を入力します。

ノートブック内のソース名を入力するのは、「NotebookLMの選択」がノートブック単位になるからです。

アップロード直後の音声データを使う場合は、「最新データで作成」でも大丈夫です。

Gemのプロンプトは、単なる要約ではなく、決まったこと・未決のこと・次に誰が何をするかまで整理できるようにしています。

基本の出力項目は、次の5つです。

・冒頭情報
・要約 ・決定事項
・未決定事項
・保留事項
・次のアクション

必要に応じて、

・発言者ごとの要点整理
・議題ごとの論点整理
・抜けや漏れがないかの確認
も加えます。

特に工夫しているのは、「次のアクション」の整理です。

担当者｜やること｜期限｜目的・前提
の形で表にすると、会議後の実務につなげやすくなります。

未決定事項も消さずに残し、それを前に進めるための行動まで拾うようにしているので、話して終わりの議事録になりにくいのも利点です。

Gemを使えば、誰が使っても近い形式の議事録を作りやすくなります。
議事録作成は、型に当てはめる作業に近づきます。

プロンプト全文は、記事の最後にメモ帳で添付します。

議事録は「作る」より「読まれる形」にする

今、もう一つ試していることがあります。

それは、議事録の共有方法です。

長い文章の議事録は、あまり読まれません。

そこで、Geminiを使って議事録をWebページ形式に変換し、Teamsで共有する方法を試しています。

例えば

手順③で議事録を作成した後、スレッドでCanvasをオンにしたまま、「タスク表作成」と指示をします。

その後、タスク管理表のCanvasの右上のところの作成からウェブページを選びます。

ダッシュボードが作成されます。右上の「タスク管理」をクリックすると・・・

担当者ごとのタスクが表示されます。

担当者名をクリックすると、担当者ごとのタスクのみ表示されます。
終わったタスクは、チェックボックスにチェックで薄くなります。

このダッシュボードを共有することで、チームの生産性向上につなげやすくなります。

議事録は、手軽に活用できる形にすることが大事です。
チームで試しながら、手間が少なく確認しやすい共有方法を探しています。

まとめ　議事録を「回る仕組み」へ

議事録は、手間をかけすぎずに質も確保したい業務です。

しかし、

録音：iPhone
保管：NotebookLM
整形：Gemini

と役割を分けると、作業はかなり標準化できます。

AI活用のポイントは、ツールのすごさではありません。

大事なのは、誰でもそのまま使えるかどうかです。

議事録のような日常業務こそ、AIの力より「流れの設計」が効く仕事なのかもしれません。

人生の限りある時間を大切に。シンパクト和 でした。
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