Googleサイトが学校の働き方改革を加速！データ集約とリンク整理で圧倒的に効率化！
GIGA端末の整備以降、学校現場では様々なアプリやサービスが導入され、デジタル教科書やAIドリルなどの教材が多く使われるようになってきました。
効果的に活用することで、学校の働き方改革が大きく進む一方で、使用するデータやサービスが増加したことで、必要なデータ・サービスへのアクセスで混乱する職員が出るような事態も起きています。
今回はGoogleサイトを使うことで、必要な情報やサービスを整理し、「ICTが苦手な先生でも、必要な時に必要な情報に素早くアクセスできる」状態を作り出す方法をご紹介します。
現場で
・多様なサービスの管理に苦労している
・ブックマークが大変なことになっている
方々の参考になれば幸いです。
もし時間があれば、以前の記事もぜひご覧ください。
お知らせ
これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。
僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。
ご興味ある方はチェックしてみてください。
（１）今回作成したGoogleサイト
今回作成したGoogleサイトは、下の通りです。
見ていただくとわかる通り、
・校務支援
・授業補助
・マニュアル
の３つのページで構成されています。
各ページの上部には、業務でよく使うサービスやアプリを全ページ共通で配置しており、これらのサービスを個別にブックマークする必要が無くなります。
では、各ページの内容について具体的に紹介します。
（２）校務支援
校務支援は、学校の業務効率化のための各種データやサービスをまとめたページです。
ここ数年、業務効率化の一環としてGoogleフォームやスプレッドシートが多用されるようになってきていますが、使いたいときにGoogleドライブで検索をかけたり、共有アイテムから探したりするのは面倒です。
業務で使うスプレッドシートやGoogleフォームを、Googleサイトにまとめて置くことで、各教員の手間を大幅に減らし、使用のハードルを大きく下げることができます。
これまで僕がnoteで紹介してきた、
・学校の行事予定＆時間割管理＆週案＆背面黒板
・勤務の割振り管理
・出席管理
・顔写真名簿の作成
・育児休業給付金の計算ツール
などの業務効率化ツールを集約しておくと、職員にとってはグッと使いやすくなります。
また、
・学年会計
・出張の命令書
・働き方改革事例集
・校章のデータ
・生徒指導の累積記録
など、学校で共通のテンプレートを使用する場合も、Googleサイトに埋め込んでおくことで、場所の説明がすごく楽になります。
このように、業務で必要なサービスやデータをGoogleサイト一か所に集約することで、多くの職員にとって必要なデータへのアクセス経路が明確でわかりやすくなります。
また、使用方法や年度更新の方法などをPDFや短い動画でまとめておき、「マニュアル」「年度更新」などをクリックすることで、それらにアクセスできるようにすることも有効です。
（３）授業補助
授業補助は、各教科の授業で使う
・デジタル教科書
・補助教材
・便利なサイト
・各種サービスへログインするためのパスワードやID
をまとめたページです。
デジタル教科書をはじめとして、多くのデジタルサービスが提供されるようになってきていますが、会社によってログイン方法が違ったり、同じ教科で複数のサイトを見る必要があったり、管理がとても煩雑です。
Googleサイトを活用して、教科ごとにデジタル教科書やワークシートなどへのアクセスを一か所にまとめておけば、必要な情報に素早くアクセスることが可能になります。
デジタル教材は、授業準備を効率化するともに、視覚的な支援により子どもの理解度を高める効果も期待できるので、簡単にアクセスできる環境を整えることで、積極的に活用していきたいですね。
（４）マニュアル
PCやタブレットの基本的な使い方やルールなどをPDFや動画などにまとめたものを集約しておくのが、マニュアルのページです。
僕が過去にnoteで公開してきた、以下のような記事をPDFまたは動画でおいておくことで、苦手な先生も少しの空き時間でサクッと確認して、PCやタブレットの操作スキルを向上させることができます。
本を読むのはハードルが高いと感じる先生でも、Googleサイトに載せてある情報は気軽に見てくれることもあるので、学校全体のICT活用を進めていく上では、オススメの方法です。
（５）Googleサイトの管理
Googleサイトは、作って終わりではなく、新しいデータの追加や不要データの削除、年度更新などの管理作業が必要になります。
それほど大きな手間ではないですが、複数の教員で分担しておくことで、いろいろなアイディアが出てきますし、異動があった際の引継ぎも簡単です。
また、Googleサイト本体のデータや関連するスプレッドシート、Googleフォームは、共有ドライブや職員全員が入っているGoogleClassroomフォルダなど、複数人で共有できる場所に保管しましょう。
個人フォルダに保管しておくと、異動の時に大変手間がかかって苦労することになります。
（６）Googleサイトの作り方
今回の記事を見て、Googleサイトを作ってみたいと思ったら、さくっと作成してみましょう。
作り方はとても簡単で、Googleドライブの「新規」からGoogleサイトを選択して、
好きなテンプレートを選んだら、必要なリンクを追加していけばOKです。
（７）まとめ
今回は、サービスが乱立してリンクやブックマークの管理が大変になってきている学校現場に向けて、Googleサイトの活用方法を紹介してきましたがだったでしょうか。
便利なサービスがあっても、使われなければ意味がないので、活用しやすい状況をうまくつくり、苦手な先生も含めて学校全体でICT活用が進んでいくといいですね。
学校現場で多様なアイディアを出しながら、積極的に業務を改善していくことにつながればと思います。
今回のテンプレートがみなさんの仕事効率化の参考になれば幸いです。
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