社内資料をAIに覚えさせる！NotebookLMで作る『会社専用アシスタント』
こんにちは！YaroTechです。
「この情報、去年の資料にあったはずなんだけど...」「ChatGPTに聞いても、うちの会社のことは知らないって言われる」。そんな経験、ありませんか？
AIは便利ですが、あなたの会社の資料や最新情報は知りません。でも、Google NotebookLMを使えば、社内資料を読み込ませて「会社専用AIアシスタント」が作れるんです！
しかも：
完全無料（Googleアカウントだけ）
セットアップ3分で完了
PDF、Googleドキュメント、スプレッドシート対応
情報更新も超簡単（月1回5分）
今日は、実務で即使えるNotebookLMの活用術を、情報更新のコツも含めてお届けします！
※見出し画像のプロンプトは一番下におまけで公開中！
🖥️ 実行環境
ツール: Google NotebookLM（無料版）
アクセス: https://notebooklm.google.com
必要なもの: Googleアカウントのみ
対応ファイル:
直接アップロード：PDF、テキスト、Markdown、音声ファイル
Googleドライブ経由：Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド
リンクで追加：Webページ、YouTube動画
検証期間: 2025年11月
🎯 この記事で得られること
NotebookLMの基本的な使い方（3分でセットアップ）
社内資料を効率的に管理する方法
情報更新の簡単な手順（月1回5分でOK）
ビジネスで即使える実用例3パターン
共有時のセキュリティ注意点
ChatGPT/Claudeとの使い分け方
📚 NotebookLMって何？
そもそもNotebookLMとは
NotebookLMは、Googleが無料で提供するAIツールです。最大の特徴は、あなたが渡した資料だけを読んで答えること。
ChatGPTやClaudeとの違いを例えるなら：
通常のAI（ChatGPT等）= 本屋さんの店員
たくさんの本を読んで覚えている
でも、あなたの会社の資料は知らない
一般的な質問には答えられる
NotebookLM = あなた専用の図書館司書
あなたが渡した資料「だけ」を読む
その資料の中から正確に答えを探す
新しい資料を渡せば、すぐに対応できる
RAGって何？（専門用語を使わずに説明）
NotebookLMは「RAG（Retrieval-Augmented Generation）」という技術を使っています。難しそうですが、仕組みは簡単：
通常のAI:
質問 → AI（学習済み知識のみ） → 回答
↑
「あなたの資料は知りません...」NotebookLM（RAG）:
質問 → AI → あなたの資料を検索 → 正確な回答
↑
ここに資料を入れておく
（どんどん追加・更新できる！）つまり、AIに「参考書」を渡して、その中から答えを探させるイメージです。
メリット:
正確（資料に書いてあることだけを答える）
最新（資料を更新すれば、AIもすぐ対応）
引用元が分かる（「どこに書いてあるか」も教えてくれる）
🚀 3分でできるセットアップ手順
実際にやってみましょう！本当に3分で完了します。
ステップ1: アクセス（30秒）
Googleアカウントでログイン
「新しいノートブック」をクリック
これだけ！
ステップ2: 資料をアップロード（1分30秒）
「ソースを追加」ボタンをクリック
ファイルをドラッグ&ドロップ
対応ファイル形式:
直接アップロード可能:
PDF（カタログ、マニュアル等）
テキストファイル（.txt）
Markdown（.md）
音声ファイル（.mp3等）
Googleドライブ経由で追加:
Googleドキュメント
Googleスプレッドシート
Googleスライド
リンクで追加:
Webページ（URL）
YouTube動画
ヒント: Word、Excel、PowerPointを使いたい場合：
PDF変換して直接アップロード（おすすめ）
Googleドライブにアップロード → Google形式で開く → NotebookLMに追加
制限:
1ノートブックあたり：最大50ソース
1ソースあたり：最大50万語
ソースサイズ：最大200MB未満
ステップ3: 使ってみる（1分）
下の質問ボックスに質問を入力
Enterキーを押す
資料に基づいた回答が返ってくる
例えば：
質問: 「出張時の交通費の上限はいくらですか？」
回答: 「出張旅費規程第3条によると、新幹線は原則として
普通車指定席、航空機はエコノミークラスと定められています。
タクシーは深夜や荷物が多い場合など、やむを得ない場合のみ
認められます。」
ソース: [経費精算マニュアル.pdf 5ページ]「どこに書いてあるか」まで教えてくれるのがポイント！
これで完成です。たった3分で「会社専用AIアシスタント」ができました✨
💼 ビジネス実用例3パターン
実際の業務で、どう使えるか？具体例を3つご紹介します。
パターン1: 社内規程・マニュアルアシスタント
こんな時に使える:
経費精算のルールを確認したい
休暇申請の方法を調べたい
新入社員から社内ルールを質問された
セットアップ:
アップロードする資料：
✅ 社内規程（PDF）
✅ 経費精算マニュアル（PDF または Googleドキュメント）
✅ 休暇制度の説明資料（PDF または Googleスライド）
✅ よくある質問集（Googleドキュメント）実際の使い方:
質問: 「有給休暇の申請は何日前までですか？」
回答: 「就業規則第25条によると、有給休暇の申請は
原則として取得日の3営業日前までに提出することと
定められています。
ただし、急病等のやむを得ない事情がある場合は、
当日の申請も認められます（第25条2項）。」
ソース: [就業規則2024.pdf 18ページ]時短効果:
従来：規程を探して読む（10分）
NotebookLM：質問するだけ（30秒）
95%削減！
メリット:
新入社員の質問に即答できる
ルール変更時も資料を入れ替えるだけ
「どこに書いてあるか」も明示される
パターン2: プロジェクト資料アシスタント
こんな時に使える:
過去の会議で何を決めたか思い出したい
プロジェクトの進捗状況を確認したい
「あれ、誰が担当だったっけ？」を解消したい
セットアップ:
アップロードする資料：
✅ プロジェクト企画書（PDF または Googleスライド）
✅ 週次会議録（Googleドキュメント × 10週分）
✅ タスク管理表（Googleスプレッドシート）
✅ 最新の進捗報告（PDF）実際の使い方:
質問: 「前回の会議で保留になった予算の件、どうなりましたか？」
回答: 「10月28日の会議録によると、予算について以下の結論になりました：
【決定事項】
- 初期費用：承認（200万円）
- 追加開発費：次回会議で再検討
【担当】
- 田中さんが詳細見積もりを作成中
11月4日の進捗報告では、田中さんから見積もりが提出され、
来週の会議で最終決定予定とのことです。」
ソース: [会議録_1028.docx][進捗報告_1104.pdf]時短効果:
従来：過去の議事録を探す（15分）
NotebookLM：質問するだけ（1分）
93%削減！
メリット:
複数ファイルを横断して検索
時系列での経緯が一目瞭然
「あれ、どこだっけ？」が解消
Day106の「金曜の定時退社を実現！4つのAIを使い分ける実践ワークフロー」でも紹介しましたが、AI活用で業務時間を大幅に短縮できます。
パターン3: 製品・サービス情報アシスタント
こんな時に使える:
営業資料を作成したい
顧客からの問い合わせに答えたい
提案書に使える事例を探したい
セットアップ:
アップロードする資料：
✅ 製品カタログ（PDF）
✅ 技術仕様書（PDF）
✅ よくある質問集（Googleドキュメント）
✅ 価格表（Googleスプレッドシート）
✅ 導入事例集（Googleスライド）実際の使い方:
質問: 「A社向けの提案で、導入実績がある同業他社の事例を教えて」
回答: 「同業他社の導入事例は以下の通りです：
【B社】（2024年4月導入）
- 業種：製造業
- 導入効果：業務時間30%削減
- 導入期間：2ヶ月
- 投資回収：8ヶ月
【C社】（2024年8月導入）
- 業種：製造業
- 導入効果：エラー率50%削減
- 導入期間：3ヶ月
- 投資回収：6ヶ月
詳細は導入事例集の12-15ページをご参照ください。」
ソース: [導入事例集_2024.pptx 12-15ページ]時短効果:
従来：複数の資料を探して確認（30分）
NotebookLM：質問するだけ（3分）
90%削減！
メリット:
営業準備時間を大幅短縮
正確な情報で提案できる
最新の価格や仕様をすぐ確認
🔄 情報更新の効率的な方法（重要！）
ここが超重要：情報は常に変わります。どうやって最新に保つ？
NotebookLMの最大の強みは、情報更新が超簡単なこと。4つの方法をご紹介します。
方法1: 上書き更新（一番おすすめ！）
手順:
古いファイルを削除（クリック1回）
新しいファイルをアップロード（ドラッグ&ドロップ）
完了！
所要時間: 1分
適用場面:
定期的に更新される資料（価格表、製品カタログ等）
完全に置き換わる資料（社内規程の改訂版等）
メリット:
シンプルで分かりやすい
古い情報が残らない
ファイル数が増えない
例:
【毎月更新する価格表】
11月1日：「価格表_2024年10月版.xlsx」（PDF変換版）を削除
「価格表_2024年11月版.xlsx」（PDF変換版）をアップロード
→ 常に最新の価格で回答してくれる方法2: 追加更新
手順:
新しいファイルをそのまま追加
古いファイルは残しておく
所要時間: 30秒
適用場面:
会議録など時系列で残す資料
履歴を残したい資料（プロジェクト進捗等）
メリット:
過去の経緯も追える
時系列での変化が分かる
「いつ決まったか」も確認できる
例:
【週次会議録】
既存：会議録_1021.docx、会議録_1028.docx
追加：会議録_1104.docx
→ 3週間の流れが全部分かる方法3: 月次メンテナンス（推奨ルーチン）
ルーチン化の例:
毎月第1月曜日 9:00-9:10（10分）
【やること】
1. 古くなった資料を削除（3分）
2. 最新版をアップロード（5分）
3. テスト質問で確認（2分）チェックリスト:
□ 価格表は最新版か？
□ 製品仕様は変更ないか？
□ 社内規程は更新されたか？
□ 先月の会議録を追加したか？
□ 不要な古い資料は削除したか？効果:
常に最新情報で運用できる
月1回10分で完了
年間120分（2時間）のメンテナンスで年中快適
カレンダーに登録しておくのがおすすめです！
方法4: バージョン管理のコツ
情報更新を効率化するには、ファイル命名規則が重要です。
良い命名例:
✅ 価格表_2025年11月版.pdf
✅ 製品カタログ_v2.3_20251105.pdf
✅ 社内規程_改訂版_20251101.pdf
✅ 会議録_20251028.pdf悪い命名例:
❌ 価格表_最新.pdf（いつの「最新」？）
❌ カタログ.pdf（バージョン不明）
❌ 規程(1).pdf（自動命名のまま）
❌ 議事録-コピー.pdf（何のコピー？）おすすめ命名規則:
日付フォーマット: `YYYYMMDD`（年月日）
例: 20251105（2025年11月5日）
メリット：
- 並び替えしやすい
- 一目で新旧が分かる
- 世界共通フォーマットバージョン番号: `v1.0、v1.1、v2.0`
例: 製品カタログ_v2.3.pdf
ルール：
- メジャー更新（大きな変更）：v2.0 → v3.0
- マイナー更新（小さな変更）：v2.0 → v2.1これで、「どれが最新だっけ？」が完全に解消されます！
🔒 共有時のセキュリティ注意点
NotebookLMは便利ですが、共有する際には注意が必要です。
重要な前提知識
データの取り扱い（公式情報）:
✅ アップロードしたデータはAIの学習には使用されない
⚠️ Googleの人間レビュアーが確認する可能性がある（トラブルシューティング、不正使用対応等）
✅ Googleドライブと同じセキュリティレベル
つまり、NotebookLM自体のセキュリティは問題ありませんが、**「誰と共有するか」**が重要です。
共有時の判断基準
✅ 共有してOKな資料:
製品カタログ（社外にも公開している情報）
営業マニュアル（チーム内共有レベル）
よくある質問集
会議録（一般的な内容）
技術仕様書（公開レベル）
⚠️ 共有に注意が必要な資料:
顧客の個人情報（氏名、住所、電話番号等）
財務諸表の詳細（未公開の財務情報）
未発表の戦略資料（M&A、新規事業等）
人事評価データ（給与、評価等）
判断基準: 「このメンバーに見せても大丈夫か？」
共有の範囲設定
デフォルト: 自分だけ見られる
他の人は見えない
安心して使える
共有設定: 必要に応じて公開可能
特定の同僚に共有
リンクで共有（必要な人だけに）
チーム全体で活用
共有する際のポイント:
1. 誰に見せるか明確にする
2. 閲覧のみ or 編集可能を選ぶ
3. 機密情報が含まれていないか確認
4. 共有相手にも注意喚起おすすめ:
個人用ノートブック：非公開
チーム用ノートブック：メンバーのみ共有
機密情報：別の方法で管理（Day117のローカルLLM等）
Day117の「ローカルLLMをNPUで高速化！Nexa SDKベンチマーク結果」では、完全オフラインのAI環境も紹介しています。超機密情報はそちらを検討してください。
🤝 ChatGPT/Claudeとの使い分け
NotebookLMは万能ではありません。他のAIとの使い分けが重要です。
NotebookLMが向いているケース
✅ こんな時に使う:
社内資料を参照したい
正確な引用元が必要
特定の資料だけで回答してほしい
情報を定期的に更新したい
「どこに書いてあるか」を知りたい
例:
「経費精算の上限額は？」
→ NotebookLMで社内規程を確認ChatGPT/Claudeが向いているケース
✅ こんな時に使う:
一般的な知識を聞きたい
文章を書いてほしい
アイデアを出してほしい
コードを書いてほしい
創造的な提案が欲しい
例:
「営業メールの文面を考えて」
→ ChatGPT/Claudeで作成組み合わせ技（最強！）
両方を使うと、さらに効率的になります。
例: 営業提案書作成
【ステップ1】NotebookLMで情報収集
質問: 「A社向けの提案に使える導入事例と製品仕様を教えて」
→ 正確な社内資料に基づいた情報を取得
【ステップ2】ChatGPT/Claudeで文章作成
質問: 「以下の情報を元に、A社向けの提案書を作成して」
[NotebookLMの回答を貼り付け]
→ 説得力のある文章に仕上げる効果:
正確性（NotebookLM）
表現力（ChatGPT/Claude）
両方の強みを最大活用！
Day106の「金曜の定時退社を実現！4つのAIを使い分ける実践ワークフロー」でも、複数AIの組み合わせ技を詳しく解説しています。
💡 よくある質問
Q1. 無料で使える制限は？
A. かなり使えます！
無料版の制限:
ノートブック数：最大100個
1ノートブックあたりのソース：最大50個
1ソースあたりの文字数：最大50万語
ソースサイズ：最大200MB未満
1日あたりのチャット：最大50件
1日あたりの音声生成：最大3件
実務での感覚:
100個のノートブックは個人利用なら十分
50ソース/ノートブックで1プロジェクト分カバー可能
無料版で大半の用途は完結
有料版（NotebookLM Plus）:
ノートブック数：最大500個
1ノートブックあたりのソース：最大300個
1日あたりのチャット：最大500件
1日あたりの音声生成：最大20件
Q2. Word/Excel/PowerPointは使えないの？
A. 使えます！ただし工夫が必要です。
方法1: PDF変換（おすすめ）
1. Word/Excel/PowerPoint → PDFに変換
2. PDFを直接アップロード方法2: Google形式で使う
1. GoogleドライブにWord/Excel/PowerPointをアップロード
2. Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドで開く
3. NotebookLMで「Googleドライブ」から選択どちらがおすすめ？
PDF変換: 簡単、レイアウトも維持
Google形式: 編集しながら使える
Q3. ファイル数が多くなってきたら？
A. ノートブックを分けましょう！
分け方の例:
【ノートブック1】社内規程関連
└ 就業規則、経費精算、休暇制度など（10ファイル）
【ノートブック2】プロジェクトA
└ 企画書、会議録、進捗報告など（20ファイル）
【ノートブック3】製品情報
└ カタログ、仕様書、FAQ、事例集など（15ファイル）メリット:
検索精度が上がる（関係ない資料が混ざらない）
管理しやすい
不要なノートブックは削除も簡単
目安: 1ノートブックあたり10-30ファイルが使いやすい
Q4. 日本語の資料でも大丈夫？
A. 完璧に対応しています！
日本語対応:
✅ PDFの日本語：完璧に読める
✅ Googleドキュメントの日本語：完璧に読める
✅ Googleスプレッドシートの日本語：表も含めて読める
✅ Googleスライドの日本語：スライドも読める
質問も回答も日本語でOK:
自然な日本語で質問できる
回答も分かりやすい日本語
引用元も日本語のまま表示
英語との混在もOK:
日本語と英語の資料を一緒に入れてもOK
質問は日本語、回答に英語資料の引用も可能
Q5. スマホからも使える？
A. 使えます！専用アプリがあります
専用アプリ（おすすめ）:
✅ iPhone/iPad：App Storeから「NotebookLM」をダウンロード
✅ Android：Google Playから「NotebookLM」をダウンロード
✅ アプリの方が動作が安定していて使いやすい
ブラウザからも使える:
スマホのブラウザで https://notebooklm.google.com を開く
Googleアカウントでログイン
PCと同じように使える
おすすめ用途:
✅ 外出先での情報確認
✅ 会議中のクイック検索
✅ 移動中のチェック
注意点:
ファイルアップロードはPCの方が楽
質問・回答の確認はスマホアプリでもPCと同じように快適
専用アプリを使う方が動作が安定している
Q6. オフラインでも使える？
A. 使えません。インターネット接続必須です。
理由:
クラウドサービスのため
Googleのサーバーで処理
代替案:
オフライン環境で使いたい場合は、Day116-117で紹介したローカルLLMをご検討ください。
関連記事:
Q7. 複数人で同じノートブックを使える？
A. 使えます！共有機能があります。
共有方法:
ノートブックの設定を開く
「共有」をクリック
メールアドレスを入力して招待
おすすめ用途:
チームで製品情報を共有
プロジェクトメンバーで会議録を共有
部署全体で社内規程を共有
権限設定:
閲覧のみ
編集可能
注意点: 共有する際は、機密情報が含まれていないか確認（前述のセキュリティ参照）
🔗 関連記事
今回の内容に関連する過去記事もぜひご覧ください：
📝 まとめ
NotebookLM、こう使う:
無料: Googleアカウントだけで今すぐ使える
簡単: セットアップ3分、使い方も直感的
正確: 資料に基づいた回答、引用元も明示
最新: 月1回10分のメンテナンスで常に最新
ビジネス活用の3大メリット:
時短: 資料探しの時間が95%削減
正確: 「どこに書いてあるか」も分かる
簡単: 情報更新も上書きするだけ
情報更新のコツ（重要！）:
上書き更新：定期更新資料に最適（1分）
追加更新：時系列で残す資料に（30秒）
月次メンテナンス：ルーチン化で快適運用（月10分）
バージョン管理：命名規則で混乱解消
対応ファイル:
直接アップロード：PDF、テキスト、Markdown、音声
Googleドライブ経由：Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド
ヒント：Word/Excel/PowerPointはPDF変換で対応
始め方:
まず1つのノートブックを作ってみる
よく使う資料3-5個をアップロード
実際に質問してみる
便利だと実感したら、資料を増やしていく
共有時の注意:
データはAIの学習に使用されない（安心）
Googleドライブと同じセキュリティレベル
共有する際は「誰に見せるか」を明確に
ChatGPTやClaudeと併用することで、さらに業務効率が上がります。それぞれの得意分野を活かして、賢く使い分けましょう！
明日からすぐ使える実践テクニック、ぜひ試してみてください！
🎨 おまけ：見出し画像作成プロンプト
今日の見出し画像のベースはチャッピー（ChatGPT）に下記プロンプトで作成してもらいました！：
詳細なアニメの美意識の画像を作成してください。表情豊かな瞳、なめらかな網掛けセルの色使い、はっきりした線画を使用します。アニメのシーンに典型的な身ぶりと雰囲気で、心情と登場人物の存在を強調してください。
下記条件のnote見出し画像をサイズは横長で作成してください。サイズは必ず横長で作成してください。
## 🎨 見出し画像案
### デザインコンセプト
- **背景**: ビジネスオフィスをイメージした清潔感のあるグラデーション（白→薄い青→青）
- **メインビジュアル**:
- 中央に資料（PDF、Word、Excel）のアイコンを円形配置
- 中心にAIロボットのイラスト（親しみやすいデザイン）
- 資料からAIへ情報が流れるイメージ（矢印やライン）
- **テキスト要素**:
- 上部: 「会社専用アシスタント」（大きく・太字・紺色）
- 中央: 「NotebookLM活用術」（中サイズ・青色）
- 下部: 「社内資料をAIに」（小サイズ・グレー）
- **装飾**:
- チェックマーク（完了・承認のイメージ）
- 盾マーク（セキュリティのイメージ）
- 稲妻マーク（高速のイメージ）
### 作成手順
1. スライドサイズ（1536×1024px）の横長フォーマット
2. 背景に白→薄い青→青のグラデーションを設定
3. 中央にAIロボットのイラストを配置（親しみやすいデザイン）
4. ロボットの周りに資料アイコン（PDF、Word、Excel）を円形配置
5. 資料からロボットへ向かう矢印やラインを描画
6. テキストを3段構成で追加：
- 上部: 「会社専用アシスタント」（48pt、太字、紺色）
- 中央: 「NotebookLM活用術」（36pt、青色）
- 下部: 「社内資料をAIに」（24pt、グレー）
7. チェックマーク、盾マーク、稲妻マークを追加
8. 右下に「YaroTech」のロゴを12ptで控えめに配置
9. 全体のバランスを確認して完成
※ビジネスの信頼感と使いやすさを表現
※情報の流れを視覚化
※セキュリティへの配慮も示唆#YaroTech #NotebookLM #RAG #AI活用 #業務効率化 #Google #社内資料 #ナレッジマネジメント #情報管理 #ビジネスツール
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あなたの応援が次の「AI活用の感動」を生み出す原動力になります✨
一緒に羽ばたき続けましょう！