【30日OJTノート｜Day17】手順書は“更新する仕組み”までがセット
派遣先で業務に慣れた頃、「新しい派遣さんに教えて」と任され、
ひとりで何もかも頑張ることになった人へ。
やり方が合っているのか比較するものがなく、
不安を感じているあなたに向けて書いています。
手順書は、一度作ったら終わりではありません。
業務の流れやシステムは日々変わるため、更新されない手順書はすぐに古くなってしまうのです。
1.更新されない手順書は“使われなくなる”
一番困るのは「手順書があるけれど、内容が古いから結局使えない」という状態です。
こうなると新人さんは迷い、結局「人に聞く」しかなくなります。
手順書は作るだけでなく、更新して生かすことが大事です。
2.更新を前提にしてつくる
• 余白を残して手書きで追記できるようにする
• 版数や更新日を右上に記載する
• 修正履歴を残しておく
こうした工夫をしておくと、「あとで直せばいい」と気楽に扱えます。
3.更新の仕組みを“誰でもできる”ようにする
特定の人しか修正できないと、更新が止まります。
• チーム内で「誰でも直してよいルール」にする
• 更新担当を月ごとに決める
• 変更点は共有ノートや掲示板に書き込む
こうして仕組みに組み込むと、手順書は自然にメンテナンスされます。
4.更新のタイミングを決める
「問題が起きたときに直す」だけでは不十分です。
• 新人さんが入る前
• 四半期ごとの業務整理
• 大きなシステム変更のあと
このように定期的な見直しのタイミングを決めておくと、手順書は鮮度を保てます。
今日のまとめ
• 手順書は“更新されなければ使われない”
• 更新を前提に作り、修正しやすい工夫を入れる
• 誰でも更新できる仕組みにする
• 定期的に見直すタイミングを決めておく
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
🔥 Day17 ペースを整えて前へ。
積み重ねが、すでに武器になっている。
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