調剤薬局事務でミスばかり…辞める前に整理してほしいこと｜薬剤師が見た新人事務の成長例

調剤薬局事務として働いていて、ミスが続くとかなり落ち込みます。

「また入力を間違えた」
「薬剤師に迷惑をかけてしまった」
「先輩に聞くのも怖い」
「自分は調剤薬局事務に向いていないのでは」

このように感じている方もいるかもしれません。

特に未経験で調剤薬局事務に入ったばかりだと、受付、レセコン入力、会計、患者対応、薬剤師との連携など、覚えることが一気に増えます。

外から見るより、調剤薬局事務の仕事はずっと忙しいです。

私は薬剤師として、調剤薬局やドラッグストア併設の調剤現場で働いてきました。

その中で、最初はミスが多かった事務さんが、少しずつ仕事の流れを覚えて、最終的にはかなり頼れる存在になった姿も見てきました。

だからこそ、最初に伝えたいのは、ミスが多いからといって、すぐに「向いていない」と決める必要はないということです。

ただし、ミスを軽く見てよいわけでもありません。

先に結論から言うと、この記事で伝えたいことは次の通りです。

調剤薬局事務でミスばかりしても、すぐ向いていないとは限らない

調剤薬局事務でミスが続くと、「自分だけできていない」と感じやすいです。

でも、未経験で入ったばかりなら、最初から完璧にできなくて当然です。

調剤薬局事務は、ただ受付をして会計をするだけの仕事ではありません。

処方箋の内容を確認し、レセコンに入力し、保険情報を見て、患者さん対応もしながら、薬剤師に必要な書類を渡す場面もあります。

しかも、薬局は時間帯によって一気に忙しくなります。

患者さんが続けて来る。
電話が鳴る。
薬剤師から確認を頼まれる。
会計も発生する。

こうなると、経験が浅い人ほど焦りやすくなります。

調剤薬局事務は想像以上にマルチタスクが多い

調剤薬局事務は、マルチタスクが多い仕事です。

たとえば、レセコン入力をしている途中で受付対応が入ることがあります。患者さんから質問されることもあります。
薬剤師から「この薬袋も一緒に出しておいて」と声をかけられることもあります。

一つの作業だけに集中できる時間は、意外と少ないです。

そのため、次のようなミスが起きやすくなります。

特に名前が似ている医薬品は、入力時に間違えやすいです。

処方箋の略語や記号に慣れていない段階では、読み取り自体に時間がかかることもあります。

よく使われる略語をまとめた記事もあるので、参考にしてください。

私が見ていた事務さんも、医薬品名の間違いが目立つ時期がありました。

本人が不真面目だったわけではありません。

単純に、似た名前の薬や入力画面に慣れていなかったのです。

慣れていないうちは、画面上の文字を追うだけでもかなり神経を使います。

だからこそ、ミスが起きたときに「自分はダメだ」と終わらせるのではなく、どの作業でつまずいているのかを見ることが大切です。

「入力が遅い」「何度も確認してしまう」「混雑時に焦って手が止まる」と感じている方には、入力が遅くなる原因を5つのタイプに分けた改善チェックリストもあります。

ミスが続く人に必要なのは「気をつける」より原因の整理

ミスをしたあとに、「次から気をつけます」と言うことはあります。

もちろん、気をつける意識は大切です。

でも、現場目線で言うと、「気をつける」だけでは同じミスは減りません。

大事なのは、ミスの原因を分けることです。

たとえば、入力ミスでも、

医薬品名を間違えたのか。
日数を間違えたのか。
用法を見落としたのか。
ジェネリック変更で混乱したのか。
処方箋の確認順番が曖昧だったのか。

原因は違います。

原因が違えば、対策も変わります。

私が関わった事務さんには、ミスをしたらその都度、自分で書き出してもらうようにしました。

どこで間違えたのか。
なぜ間違えたのか。
次はどこを確認するのか。

この振り返りを続けることで、少しずつ自分のミスの傾向が見えてきます。

ミスの原因を整理した後は、「どの業務で何を確認するか」を決めておくことが大切です。

受付・レセコン入力・在庫確認・薬剤師への報告など、調剤薬局事務がミスしやすいポイントを業務別に整理したチェックリストはこちらにまとめています。

薬剤師が見た、ミスが多かった事務さんが変わったきっかけ

私が印象に残っているのは、最初は本当にミスが多かった事務さんが、1か月ほどで少しずつ変わってきたことです。

最初は、受付、入力、薬袋や薬情の準備、袋の用意などがバラバラになっていました。

そのため、何かを忘れたり、入力が抜けたり、薬剤師に渡すものが揃っていなかったりしました。

そこで、一つひとつの流れを整理しました。

受付をする。
入力をする。
薬袋や薬情などを一式そろえる。
薬剤師に渡す。
必要な袋を用意する。

細かい手順をここで全部出すわけではありませんが、大事なのは
「考えなくても同じ流れで動ける形」に近づけること
です。

調剤薬局事務の仕事は、その場その場で考えながら動くと、忙しいときに抜けやすくなります。

逆に、流れが決まってくると、確認する場所も決まり、ミスに気づきやすくなります。

その事務さんも、最初は不安が大きかったですが、少しずつ変わりました。

特に「変わった」と感じたのは、こちらが言う前に、薬剤師側がしてほしい準備を先にできるようになったときです。

これはかなり大きいです。

薬剤師が毎回指示しなくても、次に必要なものを考えて動ける。

そうなると、現場全体がかなり助かります。

最初がひどかったからこそ、成長が見えたときは強く印象に残っています。

それでもミスが減らないときは、職場環境も見直してよい

ここまで読むと、
「結局、本人が努力するしかないのか」
と感じる方もいるかもしれません。

もちろん、本人の振り返りや改善は必要です。

ただし、ミスが続く原因は本人だけとは限りません。

たとえば、

こうした環境では、ミスは起きやすくなります。

調剤薬局事務がすぐ辞めてしまう理由については、別の記事でも詳しく書いています。

パートとして働く場合のきつさや職場環境については、こちらも参考にしてください。

薬剤師側としても、事務さんを責めるだけではなく、ミスが起きにくい流れを一緒に作る必要があるのです。

私自身、事務さんには
「ミスを怖がりすぎずに、積極的に業務をしてほしい」
と考えています。

もちろん、ミスをしてよいという意味ではありません。

調剤薬局の仕事では、ミスは軽く扱えません。

ただ、最終的な確認は薬剤師が担います。

だからこそ、事務さんには萎縮しすぎるのではなく、ミスをしたら必ず報告し、原因を振り返り、次に改善していく姿勢を持ってほしいです。

まとめ｜ミスを責めるより、減らす仕組みを作る

調剤薬局事務でミスばかりしていると、自信をなくしやすいです。

でも、最初からすべてを完璧にこなせる人ばかりではありません。

調剤薬局事務は、受付、入力、患者対応、会計、薬剤師との連携など、マルチタスクが多い仕事です。

特に未経験のうちは、何をどの順番で確認すればよいのか分からず、ミスが増えることもあります。

大切なのは、ミスを隠さないことです。

そして、「なぜミスしたのか」「次にどう防ぐのか」を整理することです。

最初は不安だった事務さんが、ルーティン化と振り返りで頼れる存在になった姿を見てきたからこそ、私は「最初のミスだけで判断しすぎなくていい」と感じています。

まとめると、この記事で伝えたかったことは次の通りです。

調剤事務のミスや仕事の悩みを相談したい方へ

この記事を読んでも、

「同じようなミスを繰り返してしまう」
「自分だけ仕事ができていない気がする」
「このまま続けるか、辞めるか迷っている」

と悩んでいる方もいると思います。

ココナラでは、薬剤師のMr.Tが、調剤事務の仕事に関する質問や悩みをチャットで伺っています。

レセコン入力、確認漏れ、忙しいときの優先順位、薬剤師への報告や質問の仕方など、今困っていることを気軽にご相談ください。

相談内容がうまくまとまっていなくても大丈夫です。

現在の状況を分かる範囲で書いていただければ、質問を伺いながら回答します。

※個別の患者さんに関する判断、処方内容の確認、診療報酬やレセプト請求の最終的な算定判断には対応していません。

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📌 次に読む

ミスが続いてつらい方には、受付・レセコン入力・在庫確認・薬剤師への報告を整理したチェックリストをまとめています。

ミスに気づいたときの報告や、薬剤師への確認の仕方で悩む方には、聞くタイミング・伝え方を整理したチェックリストもあります。

また、「入力が遅い」「確認しすぎて手が止まる」と感じている方には、入力が遅くなる原因を5つのタイプに分けた改善チェックリストもあります。

また、実際に窓口で働いていると、ミスや入力だけでなく、患者さんから薬局のお会計や明細について聞かれる場面もあります。

そうしたときの説明例や、調剤事務が答えてよい範囲、薬剤師に確認すべき場面は、こちらの記事にまとめています。

▶ 調剤報酬を患者さんに説明するときの言い方集

調剤薬局事務がすぐ辞めてしまう理由や、職場環境との相性についてはこちらにまとめています。

調剤薬局事務のミス、入力、未経験での不安については、こちらのマガジンにまとめています。

薬局現場や調剤薬局事務の悩みを、薬剤師目線で書いています。

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