[EXCEL] リスト入力③ データ追加を楽にする基本テクニック ～入力表作成レッスン～
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[EXCEL] プルダウンリストによる入力② 基本編 リストにないデータも入力可能にする ～入力表作成レッスン～
プルダウンリストの基本は、
① セルを選択
⓶ Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V で「データの入力規則」を開く
③「入力の値の種類」で「リスト」を選択
④「元の値」にリストの元となるセルを選択
です。
この場合、「④「元の値」には、リストの元になる部分「のみ」範囲指定するのが基本です。
しかし、そうすると、新たな選択肢を追加したい場合、問題が起きます。
上の例で「あ課」から「え課」を指定した場合、
「え課」の下に新たに「か課」を追加しても、リストには反映されません。
「元の値」の範囲に含まれていないからです。
「か課」をリストに入れるためには、上の①～④をやり直す必要があります。これは面倒です。
これは横でも同じ。
集計表の項目をリストにしている入力表（下図）があるとして（本来は入力表と集計表は別シートにすべき）、
「不明」という項目を作っても、範囲指定し直さないと、リストには現れません。
このようなことがあるので、プルダウンリスによる入力を設定する際は、あらかじめ、項目を増やせるようにしておくと楽です。
リストの項目を増やせるようにしておく方法
１ 空欄も含めて範囲指定する（推奨）
「元の値」で範囲指定する際、項目が増えることを予測して、空欄まで含めて範囲指定しておくと、項目を入力するだけでプルダウンリストに表示されます。
上のように空欄を４つ含んで範囲していしておくと・・・
空欄にデータを入れるだけで、プルダウンリストに表示されます。
ただし、上の図の「こ課」は「元の値」の範囲に入っていないので、リストには表示されません。
このため、どの程度の項目が増えるか、最初に想定しておくことが必要です（想定以上だったら範囲を修正します）。
＊2026/2/11追記
項目名の下に空欄セルを設けておくと便利です。
詳細：プルダウンリスト(シンプル基本版）～とりあえずこれだけでOK ～「名前の定義」もINDIRECT関数も不要で項目追加可能 公務員に必要なエクセルのスキル
２ 列全体を範囲指定する（推奨）＊非推奨から変更
項目がどれだけ増えるか分からない場合、列全体を範囲指定しておく、という方法もあります。
「元の値」の欄に、例えば「E:E」と入れると（実際は、列番号のEのところをクリックするだけ）・・・
これで、リストを表示すると・・・
何も表示されません。これは、列全体を範囲指定しているため、列の真ん中あたり（＝何もデータが入っていないところ）が表示されているためです。2026/2/11修正
これは、プルダウンリストが空欄のため、リスト一覧にある空欄を表示してしまうためです。項目を表示させるには、上の方を選択しなければなりません。
これは却って面倒です。
知らない人が見たら戸惑います。
項目がどれだけ増えてもリストには表示されますが、上の問題から、お勧めしません。
＊2026/2/11追記
項目名の下に空欄セルを設けておくと、列全体を範囲指定しても、一番上（項目の下）が選択されます。
詳細：プルダウンリスト(シンプル基本版）～とりあえずこれだけでOK ～「名前の定義」もINDIRECT関数も不要で項目追加可能 公務員に必要なエクセルのスキル
３ テーブル化と名前の定義（正攻法だが非推奨）
項目が増える場合に対応としての「正攻法」の一つがテーブル化です。
「正攻法」ですが、個人的には非推奨です。
＊以下の例では実務を想定して「リスト」と「入力表」を別シートにしています。
①リストにしたい範囲を選択（Ctrl＋A）
⓶ Ctrl＋T で「テーブルの作成」が開く
③「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」に☑を入れる
④「OK」
⑤ Alt ⇒ M（数式） ⇒ M（名前の定義）⇒ D（名前の定義）
又は、目（メニューキー）押下（マウスを握っているのなら、右クリック）から「名前の定義」を選択
⑥「名前」を入れる。
項目のままでもいいが、「リスト」であることを分かるように「所属リスト」とつけておく。
⑦「OK」
⑧ リストを表示したいセルを選択
⑨ Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V で「データの入力規則」を開く
⑩「入力の値の種類」で「リスト」を選択
⑪「元の値」に⑥で設定した名前（ここでは「所属リスト」）を入れる。
＊「名前」の前に「=」を付けることを忘れない！
⑫ 入力したいセルをクリック（又は Alt+↓）すると、リストが出る。
⑬ リストに項目を増やす（例「か課」「き課」「く課」「け課」「こ課」）
⑭「入力表」の入力欄をクリックすると項目欄が増えている。
（項目数が多い場合は下にスクロールが必要）
この方法は「正攻法」といえます。でも先述のとおり、私としては「非推奨」。なぜなら、面倒だから。
私がテーブル化や名前の定義を忌避しているというのがありますが（引き継ぎ等では却ってわかりづらくなりそうなので）、項目数がそんなに増えないなら、１の方法で十分だと思います。
おまけ
正直、このあたりは私の弱い部分です。
Copilotに聞いたら
=INDIRECT("テーブル名[名前]")
という方法も示されましたが、ここまでしなくていいかと思います。
４ OFFSET関数
これも、Copilotに示されたもの。
=OFFSET($A$1,0,0,COUNTA(A:A),1)
のような関数を使うと、リストに入れた項目が自動で反映されるそうです。
A列にある選択肢の数を数え、その範囲をリストとして表示するという数式です。
OFFSET関数の記述方法を理解していないと読み込めません。
詳細は、Copilotの元ネタのノジマのサイトをどうぞ。
https://www.nojima.co.jp/support/koneta/56627/
別解（別記事）
というわけで、１～４の方法をお示ししました。
増える項目数が限定的なら、１で十分だと思います。
項目がどのくらい増えていくか分からない、という場合は３、4もありですが、ちょっと面倒。
実務では「データを入力していく」というよりも、「既に入力（＝存在）するデータから、項目を選んでいく」という場合が多いのではないでしょうか？
その際には、もっと楽な方法があります。
自分で考えついたものではありますが、当然、既に同じようなことをしている方は多数いるでしょう。
私としては３や４よりも楽だと思っています。
具体的な方法は次回。
タイトルに （基本） と入れているのも、そのためです。
