[EXCEL]　プルダウンリスト(シンプル基本版）～とりあえずこれだけでOK ～「名前の定義」もINDIRECT関数も不要で項目追加可能　公務員に必要なエクセルのスキル

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定型語句の入力にはプルダウンリストを使います。
入力が簡単（入力者メリット）、かつ、表記のブレ（表記ゆれ）がなくなって、正しく集計できます（集計者メリット）。
判りづらい「名前の定義」もINDIRECT関数も不要で、項目が増やせます。
「教科書」からは外れるかもしれませんが、実務での「簡単」で「使いやすい」方法としてどうぞ。
プルダウンリストは「セルの入力規則」から設定します。
「セルの入力規則」は
Alt⇒A⇒V⇒V　または　Alt⇒D⇒L で開きます。

【まとめ】
１ 事前準備：リストを作る
 ・項目の下に空白セルを設けておく
２ プルダウンリストの作成方法
 ・Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V（または　Alt ⇒ D ⇒ L）⇒「リスト」⇒「元の値」⇒ 列指定
３ 未選択なら黄、選択済みなら白にする（選択モレ防止）
 ・「条件付き書式」を利用
４ リストの語句以外も入力可能にする
 ・エラーメッセージをオフにする
５ メッセージを表示する
・「コメント（メモ）」や「入力時メッセージ」を使う

【説明】
プルダウンリストに関する記事が多くなってしまったので、シンプルにした「基本編」です。
とりあえずこの位知っていれば使えるでしょう。
「もっと詳しく」という方は プルダウンリスト記事一覧 からどうぞ。

１　事前準備
セルにプルダウンリストを設定する前に、選択候補となるリストを作っておきます。
＊既存の一覧表の項目を利用することも可能（その方が簡単）。
項目は縦並びでなくても、横並びでも構わない。

① 「リスト」シートを作る（既存のリストを使うなら④へ）
＊シートの作成方法（一例）
Ctrlを押しながら既存のシートをドラッグしてコピー ⇒ タブ（インデックス）をダブルクリック ⇒ シート名を「リスト」にする ⇒ Ctrl＋Aでシートを全選択 ⇒ DEL で全データ削除（シートが白紙になる）
＊インデックスの「＋」を押しても新しいシートができるが、フォント等の書式が既存のものと異なってしまう場合があるので、上がお勧め。

② 選択する語句が限定的（少数かつ増えることがない場合）
項目名（下では「選択肢」）の下に 語句を並べる（下では「はい」「いいえ」）

＊選択肢が１～２程度なら「リスト」シートを設けなくてもいい。

③ 選択する語句が多い　又は　増える可能性がある
項目の下に空欄セルを設けてから選択語句を並べる

③ 既存のリストを使う場合（これが多いでしょう）
項目数が多ければ、②同様、項目名の下に１セル空欄を設けておく。

＊１行開ける方法（一例）
Ctrl＋Shift＋； ⇒ 「挿入」ダイアログが出る ⇒ 「↓」で「下方向にシフト」を選択 ⇒ OK ⇒ 空欄セルが１行入る

＊既存の一覧表等で、項目名の下に空欄セルがあるのは見栄えが悪い、というのなら、グループ化（Alt＋Shift＋＝）で隠すのも手です。

２ プルダウンリストの作成

＊注：本来はプルダウンを設定するシートとは別に「リスト」シートを作って語句を記載しておくが（前述のとおり）、以下の説明では分かりやすいように同一シート上に「リスト」を作っている。

以下の手順でプルダウンを設定する
① セルを選択
⓶ Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V （又は Atl ⇒ D ⇒ L）で「データの入力規則」を開く
③「入力の値の種類」で「リスト」を選択

④「元の値」にリストの元となるセルを選択
＊基本：「元の値」に選択肢を直接入力しない（修正が面倒になるため）。

ア 選択語句が少数かつ増えない場合
選択肢のみ範囲指定する（空欄セルを含めない）

＊選択肢が１～２個の場合は、「元の値」欄に直接入力してもいい。
　語句は「 , 」で区切る　例　はい, いいえ（読点「、」ではないので注意）

イ　選択語句が多い場合　又は　増える可能性がある場合
「元の値」で選択語句のある列を範囲指定する。

「元の値」欄をクリックしたら
選択語句のある列の列番号（ここでは「J」のところ）をクリックkする

＊既存の一覧表の項目を指定してもいい（縦でも横でも）。


⑤ 「OK」（プルダウンリストが設定される）
⑥ Alt＋↓ 又は　▼クリック　で以下のようになる
ア　④アの場合（選択肢が少ない場合）
・選択語句をリストから指定した場合

・選択語句を「元の値」に直接入力した場合

イ　④イの場合（「元の値」で列全体を範囲指定した場合）

（注意
④イで列全体を選択した場合、選択語句が多いと、項目名が出ない場合がある。

（注意）
④イの場合、選択語句の項目の下に空欄がないと、以下のようになってしまう。（上へ向かって選ばなくてはいけない。）

（理由）
プルダウンリストを開いた際、表示されている語句を選択する。空欄の場合、空欄を選択する。項目の下に空欄がないと、一番下の空欄を選択してしまう。

詳細記事：リスト入力① 基本編　表記のブレを防ぐ

３ 未選択なら黄、選択済みなら白にする

選択忘れを防止するよう未選択欄に色を付ける
① セルを選択
② Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ N
③「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選ぶ 

④「次のセルのみを書式設定」で「空白」を選ぶ

⑤ 「書式」（又は Alt + F ）で「セルの書式設定」ダイアログを開く
⑥ 「塗りつぶし」で希望の色（ここでは黄色）を選ぶ

⑦「OK」⇒「OK」
⑧ セルが空欄だと黄色になる

⑨ 何かを選ぶと、白地になる。

４ リストの語句以外も入力可能にする

上の２の方法で設定するとリストの語句以外選択できなくなる。
仮に、リストにない「もも」と入れると・・・

「もも」と入れて、Enterを押して確定しようとしても・・

以下の方法でリスト以外の語句も入力可能となる。
① 「プルダウンリスト」を設定したセルを選択
② Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V で「データの入力規則」を開く
③ 「エラーメッセージ」タブを選択

④ 「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」の☑を外す

⑤ 「OK」
⑥ リストにない語句も入力可能になる（リストに語句を追加しなくてもいい）
例）「リストになければ直接入力」が可能になる。

★注意★
表記ブレ（表記のゆれ）の発生にもつながるので、使い方には注意が必要。

詳細記事：リスト入力② リストにないデータも入力可能にする

５　メッセージを表示して入力しやすくする

私はプルダウンリストの横にこんな風にメッセージを表示しています。

指差し矢印である必要はないのですが、プルダウンリストから１～２文字開けておいた方がいいでしょう。
場合によっては、▼と被ってしまうからです。

また、セルに「コメント（メモ）」を入れる場合もあります。
（コメントは、右クリックから、が楽でしょう）

メッセージがあると、入力者の「迷い」が減り、作業が速くなります。

なお、メッセージは、プルダウンの設定と同時に入れることもできます。
① Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V で「データの入力規則」を開く
（新規でも既にプルダウンリストが設定されていても同じ）

⓶ 「入力時メッセージ」を選択し、「入力時メッセージ」欄にメッセージを入力（「タイトル」欄は空欄でいい）

③「OK」
④ セルを選択するとメッセージが出る

リストに該当がない場合は「手入力」してもらうなら、こんな風に。

もちろん、セルの外に記載してもいいでしょう。

⑤ 「コメント（メモ）」を設定してある場合、マウスをセルに当てると「コメント（メモ）」も表示されます。

メッセージが多くてもゴチャゴチャしますので、どうするかはお好みで。
＊「入力時メッセージ」は表示が小さい（環境による？）のと、サイズや改行が設定できないのが不便ですが、わざわざコメントを設定しなくてもいいのは便利です。

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