[ダメEXCEL] 修正箇所を朱書きさせてはいけない。セルに色付けさせてもいけない。手間とカネの無駄。「条件付き書式」を使う。
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関連記事：やってはいけない、条件付き書式
【まとめ】
・名簿などの修正（校正）を依頼する際、修正箇所を朱書きさせても、セルに色をつけさせてもいけない。
・手間とお金の２つの無駄。
・「条件付き書式」で修正セルに自動で色を付ける設定にしておく。
・（おまけ）WORDでも朱書き訂正はさせない。下線付けさせる。
【説明】
新年度になって１か月以上経過してしまったので、適時を逸した感はありますが、ご容赦を。
年度が替わると各種名簿の更新作業等が発生します。
時期によっては「〇〇報告書」「〇〇調書」「予算書」等の修正（校正）依頼がくることもあります。
そんな時、依頼文でよく見かけるのは「修正（訂正）箇所を朱書きしてください」あるいは「修正（訂正）セルは色付けしてください」というもの。
これ、ダメです。
理由は２つあります。手間とカネの無駄です。
① 工数が多い（非効率）
セル修正 ⇒ 右クリック ⇒ 文字色マークをクリック ⇒ 色を選ぶ
② 朱書きは白黒印刷だとわからない。カラー印刷でもわかりづらい。
＊カラー印刷は単価が高い。内部資料でカラー印刷は勿体ない。
「非効率で高い、そのうえ、わかりづらい」。これ、やる必要はありません。
では、どうするか？
修正箇所は「自動で」「白黒印刷でもわかる色を付ける」です。
作業的には、簡単です。
以前書いた以下の記事の応用編です。
[Excel］ファイルを引き継いだらやること ③修正したセルを目立たせる（自動で色を付ける）
例えばこんな表。
実務ではもっと細かいでしょうけれど、例ということで。
これを直してもらうとき、朱書き訂正させると・・・
「い業務」の「大阪次郎」が「大阪三郎」に、内線も「1235」から「1238」に変わりました。変わったセルは文字が赤くなっています（あえて微差なものにしてあります）。
これ、「入力」と「色を付ける」という２つの作業が必要です。
しかも、後者は通常マウスを使うので、キーボードから手を放す分、面倒です。
そのため、「色付けは後で纏めて」となりがちで、結果、色付けを忘れてしまう（又は間違ってしまう）こともあります。
そうならないために、作業中、どのセルを直したか「覚えておく」必要があり、「集中力」（記憶力）を消費します。
これ、無駄な「手」作業と無駄な「脳」作業です。
なおかつ、修正箇所が目立ちません。
上の例はMS P ゴシックだからまだわかりやすいのですが、これが明朝や游ゴシックだと、わかりづらさが増します。
文字自体の色が薄くなりがちなフォント
カラー印刷してもわかりづらいですし、白黒印刷だったら、まずわかりません（赤字だと微妙に太さがちがったりすますけど、注意しないと分かりません）。
最近は細かい表が多いですからね。
そして、高い。
内部的なデータ修正のために単価の高いカラー印刷を使うのは勿体ない。
修正箇所が１か所であっても、カラー印刷ならカラー印刷の単価が適用されますから。
手間で判りづらくて、高い。
だから一つ覚えの「朱書き訂正」はやめましょう、てことです。
「入力」作業は省けませんが、「色付け」作業は省けます。
やり方は簡単。多分２～３分。
この２～３分の配慮が、依頼先の作業時間とミスの削減につながるです。
まずは、
名簿でも一覧でも、修正を求めるファイル内に、「元シート」をコピーした「修正用シート」を作ります。
修正は「修正用シート」で行うよう依頼します。
（「元シート」も付けておくと、修正する側は見比べが楽になるというメリットもあります。）
上の例の場合、仮に「元シート」が「R6名簿」というシート名なら・・・
「R6名簿」の見出し（インデックス）を選択し、CTRLを押したまま、マウスの右ボタンを押して、右にドラッグします。
すると・・・
「R6名簿」シートがコピーされ、「R6名簿(2)」というシートができます。
このシート見出しをダブルクリックして名前を変えます。
「R7名簿（こちらを修正）」とでもしておくといいでしょう。
ついでに、このシートは一番左にドラッグしておきます。
ここまでがシートのコピー。
１分かからないでしょう。
次に「条件付き書式」の設定。
A１セルクリック ⇒ Aの右、１の上の角をクリック ⇒ シート全体を範囲指定
⇒ Alt ⇒ H（ホーム） ⇒ L（ルール。なぜかRではない）⇒ N（ニュー）
⇒ 「新しい書式のルール」が開く
⇒「次のセルのみを書式設定」の「セルの値」の右の欄の「次の値に等しくない」を選択
⇒ 次の空欄をクリック
⇒「R6名簿」のA１セルをクリック
⇒ ='R6名簿'!$A$1 と入る
⇒ F4を３回押下
⇒ 「＄」が消える（相対参照になる）
＊A1セルの設定をすべてのセルに適用するため「相対参照」にします。
＊変なデータ（他のセル）が入ったら欄の中を全部消してやり直す
⇒ 「書式」（またはFキー）を押下
⇒ 「セルの書式設定」が開く
⇒ 「塗りつぶし」から希望の色（上では黄色）を選択
⇒ 「ＯＫ」押下 ⇒ 「新しい書式ルール」に戻ったら「ＯＫ」押下
⇒ 「新しい書式ルール」が消える
以上
これで、セルを修正すると、そのセルが黄色になります。
「R7年度担当者一覧」に直しているので、
黄色くなっています。
白黒印刷すると、当然黄色にはなりませんが、灰色で印刷されるため、パッと見でも分かりやすいはずです。
あまり濃い色にしてしまうと文字が見づらくなってしまうので、注意が必要です。
もし、セルを修正しても黄色にならなければ、「条件付き書式」の設定が正しくないといえます。
その場合は、「条件付き書式」を修正するか、一旦、「条件付き書式」を削除してから、改めて設定します。
個人的には、一旦、削除してから入れ直した方がわかりやすいと感じています。
〇「条件付き書式」の修正
Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ R で「条件付き書式ルールの管理」が開く（下図）。
⇒ 該当のルールをダブルクリック
⇒ 「書式ルールの編集」が開くので、修正する。
〇「条件付き書式」の削除（クリア）
Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ C ⇒下図が開く
⇒E（「シート全体からルールをクリア」をクリック）
⇒「条件付き書式」がすべて解除（クリア）される
※特定のセルの条件付き書式をクリアするなら、S（「選択したセルから
ルールをクリア」）を選ぶ。
以上で、「条件付き書式」の設定は終わりです。
セルを色をつけておけば、白黒印刷でもわかりやすいので、修正部分がすぐわかります。
色を消すには、上の「条件付き書式」の「ルールのクリア」で行います。
〇ワードなら「下線付け」にする。
上記はエクセルの場合ですが、ワードの場合は、「下線付け」にします。
なぜか？
操作が簡単、かつ、わかりやすい、からです。
ワードにおいても、修正箇所を朱書きするには、
訂正部分を範囲選択 ⇒ 右クリック ⇒ 文字色マークを選択 ⇒ 色を選択
という工程が必要です。
しかも、エクセル同様、見づらさは変わらず。
カラー印刷するなら、単価高も変わらず。
なので、朱書き訂正ではなく、修正部分は「下線付け」にします。
なぜか？
工程数が減ります。
下線付けは、以下でできます。
訂正部分を範囲選択 ⇒ Cntl ＋ U
修正箇所の色付けの半分の工数です。
しかも、マウスいらず。
多分、朱書き訂正の４分の１以下の時間でできます。
そして、わかりやすい。
下線なので、カラーである必要はありません。
画面で見ても違います。
なお、修正箇所の下線を全部なくしたい場合は、Ctrl+Aですべてを選択した後に、Ctrl+Uを２回押します。１回目ですべてに下線が付き、2回目ですべての下線が消えます。
（注意）
元々のファイルで下線を使っている（重要部分を示している）場合は、残念ながら、この方法は使えません。
なお、先日、ワードで作られた年次レポートの更新作業を関係者に依頼した際、「修正箇所には下線付けして」と依頼したにもかかわらず、しかも、Ctrl＋Uで下線付けできる旨記載したにもかかわらず、朱書き訂正してくる者がいました。
指摘したら「なんで朱書きじゃいけないんだ」と、ちょっとお怒りモード。
「下線付けの方が楽だし、白黒印刷でもわかるから」と伝えても納得していませんでした。
確認しませんでしたが、下線付けの方法自体を、あるいは、CTRL＋Uでの下線付けを知らない（慣れていない）のでしょう（指示書には、ショートカットも書いていておいたのですが）。
そこそこ年配の職員でしたから、パソコンになっても「紙に朱書き訂正」の時代を引きづっていて、「訂正＝朱書き」という発想から抜け出せないんだな、と思いました。
改めて「変える」ことの難しさを感じた一幕でした。
この程度でも、この抵抗感ですから、「様式を変える」「手順を変える」のは大変です。ＤＸなんて、「山の向こう」です（ｂｙ カール・ブッセF版 ▶新着 ▶スキ数トップ ▶記事検索
【まとめ】
・名簿などの修正（校正）を依頼する際、修正箇所を朱書きさせても、セルに色をつけさせてもいけない。
・手間とお金の２つの無駄。
・「条件付き書式」で修正セルに自動で色を付ける設定にしておく。
・（おまけ）WORDでも朱書き訂正はさせない。下線付けさせる。
【説明】
新年度になって１か月以上経過してしまったので、適時を逸した感はありますが、ご容赦を。
年度が替わると各種名簿の更新作業等が発生します。
時期によっては「〇〇報告書」「〇〇調書」「予算書」等の修正（校正）依頼がくることもあります。
そんな時、依頼文でよく見かけるのは「修正（訂正）箇所を朱書きしてください」あるいは「修正（訂正）セルは色付けしてください」というもの。
これ、ダメです。
理由は２つあります。手間とカネの無駄です。
① 工数が多い（非効率）
セル修正 ⇒ 右クリック ⇒ 文字色マークをクリック ⇒ 色を選ぶ
② 朱書きは白黒印刷だとわからない。カラー印刷でもわかりづらい。
＊カラー印刷は単価が高い。内部資料でカラー印刷は勿体ない。
「非効率で高い、そのうえ、わかりづらい」。これ、やる必要はありません。
では、どうするか？
修正箇所は「自動で」「白黒印刷でもわかる色を付ける」です。
作業的には、簡単です。
以前書いた以下の記事の応用編です。
[Excel］ファイルを引き継いだらやること ③修正したセルを目立たせる（自動で色を付ける）
例えばこんな表。

実務ではもっと細かいでしょうけれど、例ということで。
これを直してもらうとき、朱書き訂正させると・・・

「い業務」の「大阪次郎」が「大阪三郎」に、内線も「1235」から「1238」に変わりました。変わったセルは文字が赤くなっています（あえて微差なものにしてあります）。
これ、「入力」と「色を付ける」という２つの作業が必要です。
しかも、後者は通常マウスを使うので、キーボードから手を放す分、面倒です。
そのため、「色付けは後で纏めて」となりがちで、結果、色付けを忘れてしまう（又は間違ってしまう）こともあります。
そうならないために、作業中、どのセルを直したか「覚えておく」必要があり、「集中力」（記憶力）を消費します。
これ、無駄な「手」作業と無駄な「脳」作業です。
なおかつ、修正箇所が目立ちません。
上の例はMS P ゴシックだからまだわかりやすいのですが、これが明朝や游ゴシックだと、わかりづらさが増します。

游ゴシック
文字自体の色が薄くなりがちなフォント
カラー印刷してもわかりづらいですし、白黒印刷だったら、まずわかりません（赤字だと微妙に太さがちがったりすますけど、注意しないと分かりません）。
最近は細かい表が多いですからね。
そして、高い。
内部的なデータ修正のために単価の高いカラー印刷を使うのは勿体ない。
修正箇所が１か所であっても、カラー印刷ならカラー印刷の単価が適用されますから。
手間で判りづらくて、高い。
だから一つ覚えの「朱書き訂正」はやめましょう、てことです。
「入力」作業は省けませんが、「色付け」作業は省けます。
やり方は簡単。多分２～３分。
この２～３分の配慮が、依頼先の作業時間とミスの削減につながるです。
まずは、
名簿でも一覧でも、修正を求めるファイル内に、「元シート」をコピーした「修正用シート」を作ります。
修正は「修正用シート」で行うよう依頼します。
（「元シート」も付けておくと、修正する側は見比べが楽になるというメリットもあります。）
上の例の場合、仮に「元シート」が「R6担当者」というシート名なら・・・

「R6名簿」の見出し（インデックス）を選択し、CTRLを押したまま、マウスの右ボタンを押して、右にドラッグします。
すると・・・

「R6名簿」シートがコピーされ、「R6名簿(2)」というシートができます。
このシート見出しをダブルクリックして名前を変えます。
「R7名簿（こちらを修正）」とでもしておくといいでしょう。
ついでに、このシートは一番左にドラッグしておきます。

ここまでがシートのコピー。
１分かからないでしょう。
次に「条件付き書式」の設定。
A１セルクリック ⇒ Aの右、１の上の角をクリック ⇒ シート全体を範囲指定
⇒ Alt ⇒ H（ホーム） ⇒ L（ルール。なぜかRではない）⇒ N（ニュー）

マウスでクリックしても構いませんが、キーボード操作の方が圧倒的に速いです。
⇒ 「新しい書式のルール」が開く
⇒「次のセルのみを書式設定」の「セルの値」の右の欄の「次の値に等しくない」を選択

⇒ 次の空欄をクリック
⇒「R6名簿」のA１セルをクリック
⇒ ='R6名簿'!$A$1 と入る
⇒ F4を３回押下
⇒ 「＄」が消える（相対参照になる）
＊A1セルの設定をすべてのセルに適用するため「相対参照」にします。
＊変なデータ（他のセル）が入ったら欄の中を全部消してやり直す
⇒ 「書式」（またはFキー）を押下
⇒ 「セルの書式設定」が開く

⇒ 「塗りつぶし」から希望の色（上では黄色）を選択
⇒ 「ＯＫ」押下 ⇒ 「新しい書式ルール」に戻ったら「ＯＫ」押下
⇒ 「新しい書式ルール」が消える
以上
これで、セルを修正すると、そのセルが黄色になります。

上の図では、「R6年度担当者一覧」を
「R7年度担当者一覧」に直しているので、
黄色くなっています。
白黒印刷すると、当然黄色にはなりませんが、灰色で印刷されるため、パッと見でも分かりやすいはずです。
あまり濃い色にしてしまうと文字が見づらくなってしまうので、注意が必要です。
もし、セルを修正しても黄色にならなければ、「条件付き書式」の設定が正しくないといえます。
その場合は、「条件付き書式」を修正するか、一旦、「条件付き書式」を削除してから、改めて設定します。
個人的には、一旦、削除してから入れ直した方がわかりやすいと感じています。
〇「条件付き書式」の修正
Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ R で「条件付き書式ルールの管理」が開く（下図）。

⇒ 該当のルールをダブルクリック
⇒ 「書式ルールの編集」が開くので、修正する。

〇「条件付き書式」の削除（クリア）
Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ C ⇒下図が開く
⇒E（「シート全体からルールをクリア」をクリック）
⇒「条件付き書式」がすべて解除（クリア）される
※特定のセルの条件付き書式をクリアするなら、S（「選択したセルから
ルールをクリア」）を選ぶ。

以上で、「条件付き書式」の設定は終わりです。
セルを色をつけておけば、白黒印刷でもわかりやすいので、修正部分がすぐわかります。
色を消すには、上の「条件付き書式」の「ルールのクリア」で行います。
〇ワードなら「下線付け」にする。
上記はエクセルの場合ですが、ワードの場合は、「下線付け」にします。
なぜか？
操作が簡単、かつ、わかりやすい、からです。
ワードにおいても、修正箇所を朱書きするには、
訂正部分を範囲選択 ⇒ 右クリック ⇒ 文字色マークを選択 ⇒ 色を選択
という工程が必要です。
しかも、エクセル同様、見づらさは変わらず。
カラー印刷するなら、単価高も変わらず。
なので、朱書き訂正ではなく、修正部分は「下線付け」にします。
なぜか？
工程数が減ります。
下線付けは、以下でできます。
訂正部分を範囲選択 ⇒ Cntl ＋ U
修正箇所の色付けの半分の工数です。
しかも、マウスいらず。
多分、朱書き訂正の４分の１以下の時間でできます。
そして、わかりやすい。
下線なので、カラーである必要はありません。
画面で見ても違います。

このくらいの文字サイズなら、朱書きもまだわかりますが。
なお、修正箇所の下線を全部なくしたい場合は、Ctrl+Aですべてを選択した後に、Ctrl+Uを２回押します。１回目ですべてに下線が付き、2回目ですべての下線が消えます。
（注意）
元々のファイルで下線を使っている（重要部分を示している）場合は、残念ながら、この方法は使えません。
なお、先日、ワードで作られた年次レポートの更新作業を関係者に依頼した際、「修正箇所には下線付けして」と依頼したにもかかわらず、しかも、Ctrl＋Uで下線付けできる旨記載したにもかかわらず、朱書き訂正してくる者がいました。
指摘したら「なんで朱書きじゃいけないんだ」と、ちょっとお怒りモード。
「下線付けの方が楽だし、白黒印刷でもわかるから」と伝えても納得していませんでした。
確認しませんでしたが、下線付けの方法自体を、あるいは、CTRL＋Uでの下線付けを知らない（慣れていない）のでしょう（指示書には、ショートカットも書いていておいたのですが）。
そこそこ年配の職員でしたから、パソコンになっても「紙に朱書き訂正」の時代を引きづっていて、「訂正＝朱書き」という発想から抜け出せないんだな、と思いました。
改めて「変える」ことの難しさを感じた一幕でした。
この程度でも、この抵抗感ですから、「様式を変える」「手順を変える」のは大変です。
DXなんて、「山の向こうになお遠く」です（ｂｙ カール・ブッセ）。
でも・・・上から言われたらコロッと変わるのが「お役所」なんですよね。
ただ、「上」は、そんな細かいことは気にしていないので（そこは「上」の仕事ではないので、当然ですけど）、そうならないのが残念です。
最後はグチになってしまいましたが、以上、参考になれば幸いです。
もし何か「発見」があれば、「スキ」「フォロー」「チップ」していただけると嬉しいです。
（作業 1日 ２H）
