[EXCEL] 「この数字、どうやって出したっけ？」はダメ！　報告書/概況書/調書/プランの元データは同じフォルダに保存する！　

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小ネタです。でも結構重要です。

【まとめ】
・ワードやパワーポイントで作る報告書/概況書/調書/プラン等に用いたデータは、同じフォルダ内に「元データ」フォルダを作って保存しておく。引用元へのリンクや、元データの保存先のショートカット等も保存しておく。
・手順も残しておく(メモ帳でもよい）。
・データを作った時に保存しておくことで「来年の自分（又は後任）」が楽できる（先憂後楽）。

【説明】
お役所では様々な書類（報告書/概況書/調書/プラン等）を作成します（本当に必要か、はとりあえず置いておきます）。

それらの多くは、毎年（あるいは四半期ごと等）に更新していきます。

先日、某部署からある報告書の年次更新の依頼が来ましたので、担当者にそれを伝えました。

すると・・・
「この数値、〇〇さんが出したんだよなぁ。どうやってだしたのかなぁ。異動しちゃったからないぁ」という声。

あるある、です。
それを聞いて、私は一人静かにため息。
「またかよ」と思いつつ。

「この数値、どうやって出したか分からない」
「どこのデータを引用しているのかわからない」
「どう計算しているのかわからない」

これ、ほんと、困ります。

報告書ではありませんが、私が新人の頃、予算作成で一番困ったのは、前年の予算作成時に、どっやって数値を出したかが残っていない、ということでした。
途方に暮れている私に、上司は「予算作成は、まず昨年どうやって数字を出してたかを確認することだ。それができれば後は簡単」みたいなことを言っていて、私はゲンナリした記憶があります。
「そんなの、調べなくても、やりかた残していればいいだけじゃん。バッカじゃないの？」と心の中で強く思いました。

結局、昨年の算出方法を確認したうえで、そのやり方と新たに考えた違う算出方法で予算を２パターン作成し、結果、後者が採用されました。

当時はエクセル導入前だったので、手計算で前年の計算過程を解きほぐし、それを当てはめていく、という作業で、結構な時間を要しました。かなり疲弊した記憶があります。

おかげで、前年の算出方法があまり適切でないということもわかったのですが、それは怪我の功名であって、最初から前年のやり方が分かっていれば、もっと効率的に予算作成が出来たと思っています。

それから〇十年・・・。

いまだに「この数字、どうやって出したっけ？」という声をあちこちで聞きます。
私自身も異動先で同じ思いをしたこと多々。
その度に「ちゃんとやり方残しておけよ」という心の声。
勿論、前任者だけでなく、前年の自分に向けた声もありますが・・・。

私は、自分自身の反省も踏まえて、自分で体裁が決められる書類で、かつ、データ中心のものならば、エクセルで作っています。
１シート目は提出用
２シート目以降は提出用シートを作るためのデータや集計表、あるいはデータ引用元のリンクなどを入れています。勿論、手順も。

ただし、ワードやパワポで作らないといけないものもあります。
そんな時はどうするか？

その場合は、作成する書類と同じフォルダ内に「元データ」とか「集計用」といったフォルダを設け、そこにデータを保存しています。
サーバ内の別のフォルダに元データがあるのなら、そこへのショートカットも入れておきます。ショートカットでなくても、エクセルに直接フォルダのリンクを張ることもあります。
計算の手順も文字化して残しておきます。メモ帳のベタ打ちでも構いません。

こうすことによって、来年度の自分（あるいは後任者）が、迷うことなくデータの更新を行うことができるのです。
勿論、前年の集計方法を踏まえたうえで、よりよい集計方法にカイゼンしていくことも可能です。

元の集計方法が分からないと、それを「解明」するだけで力尽きてしまう場合も多く、そうなると、毎年毎年の「カイゼン」「精度向上」どころか、毎年毎年「経年劣化」していくおそれが高くなります。

集計用のデータフォルダを作る、なんてすぐできます。
その時計算できればいい、ではなく、再現性があるやり方を残していく、これが重要だと思っています。

以上、参考になれば幸いです。
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（作業　１日１ｈ）