[EXCEL] あなたは/あなたの部下は、どのレベルですか?
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先日、グチがてら書いた「部下がどうやって「集計」しているか、知ってますか? もし「無能な働き者」だったら?」が10スキ以上いただくという高反応(当サイトの記事としては)だったので、関連ということで。
みなさん自身の、あるいは皆さんの部下のエクセルスキルはどの程度でしょうか?
エクセルスキル、といっても色々な測り方(ものさし)があると思いますので、以下はあくまで一例ということで。
・集計が主業務の会計年度任用職員なら
✕ ~△:次年度契約しない可能性高い/他所属に紹介しない(あの人どう?と聞かれたら・・・)
・正規職員
✕ ~△:「配置換えを望む」評価にしちゃいたい。でも、同レベルの人もゴロゴロいるからなぁ・・・。
番号付け
✕ 番号を付けていない
△ セルに一つ一つ手入力している
〇 オートフィルで入れている(下まで時間を掛けてドラッグ)
◎フラッシュフィルを使って、一瞬で番号を入れている
◎◎数式(ROW、SEQUENCE)を使って入れている(勿論、フラッシュフィル)
参考:[EXCEL] エクセル超基本 番号(通番)の入力方法
日付と曜日(複数の日付を入れる場合)
✕ 曜日を漢字で入れている。
△ 今日の日付を手入力している
〇 曜日は日付からTEXT関数で表示している(文字列)
*曜日別集計のためなら◎
◎ 曜日は日付データから自動表示(セルの書式設定)
参考:日付と時間の入力と表示
定型表現や市町村名の入力
× 全て手入力(表現のブレが発生)
〇 Alt+↓ で、入力済みデータから選択して入力
◎ プルダウンリストから選択
数値の入力
✕「,」を手入力している。
〇 セル毎に「,」アイコンをクリックして「,」を入れている。
◎ 該当セル全体をショートカットで「,」を入れている。
◎該当セル全体を「セルの書式設定」で「,」を先に設定している。
参考:[EXCEL]超基本 数値の入力方法
縦横計(合計)
✕✕ 電卓で計算して手入力している
✕ セルに数値を入れて「+」で繋いでいる
△ セル毎に「+」で繋いでいる
△ SUM関数を使っている(計毎に数式を作成)
〇 SUM関数を使っている(数式をコピー)
◎ 範囲指定⇒ Alt+Shift+= で一気に集計
参考:Excel]集計表の縦横計を「一瞬」で出す方法 Alt + Shift + =
エラー探し
✕ 紙に印刷してチェックしている
△ 画面を目チェックしながら該当セルに手動で色付けしている。
◎「条件付き書式」や数式により自動でセルに色付けやエラー表示している。
コピー
✕✕ 数値を目コピー(目で見て覚えて手入力)
✕ マウスでコピー・貼付のアイコンをクリック
△ Ctrl+C ⇒ Ctrl+V ただし、上や横のセルもこれでやっている
〇 Ctrl+D,Ctrl+R も使う
〇 値のみ/書式のみ/数式のみ 等の張り付けを行う
◎ XLOOKUP等で別表から引っ張ってくる(キーデータがある場合)
参考:コピーを極める 基本編
条件に合致するデータの数の集計
✕ 印刷したものを正の字で数えている
△ 条件毎にフィルターを掛けて件数を出し、集計表に手入力している。
△ 該当セルなら「1」を入れる列を作り、1の合計を出している。
〇 ピボットテーブルで件数を出し、集計表にコピーしている。
◎ COUNTIFS関数を使って一気に出している
参考:当サイト COUNTIFS関連記事一覧
条件に合致するデータの数値の集計
✕ 印刷したものを手計算している
✕ 該当セルの数値を別セルに「手入力」し、縦計で出している
△ 条件毎にフィルターを掛けて計を出し、集計表に手入力している。
△ 該当セルの数値を別セルに「自動表示」し、縦計で出している
〇ピボットテーブルを使って計を出し、集計表にコピーしている。
◎ 関数(SUMIFS)を使って集計表を作っている(手集計なし)
参考:当サイト SUMIFIS関連記事一覧
とりあえず、こんなところでしょうか。
マクロやVBAは別格ですが、評価は分かれるかもしれません。
